信息化时代基层档案管理工作规范化研究

（重庆市丰都县委党校，重庆 丰都 408200）

档案作为一种信息资源，是工作与生产活动的真实记录，是管理和业务信息的重要载体，也是社会历史不断发展的珍贵资料。在大数据智能化新时代，基层档案管理工作也有了电子化，数字化等新的元素，为此，我们必须把适当改变传统的档案管理工作方式纳入重要议事日程，强化领导、完善制度、科学管理，使基层档案管理工作更加规范化，为社会各方面发展提供有力支撑。

1 基层档案管理工作现状

1.1 组织管理

一是成立档案工作领导小组，确定一名专兼职综合档案管理人员，保障工作经费，做到责任到人；二是建立健全档案工作制度，拟定档案工作计划，把档案管理列入议事日程，并开展个人年度考核；三是注重档案工作业务培训，为档案规范化管理夯实基础。[1]

1.2 设施设备

绝大多数基层单位和组织按照《机关档案业务建设规范》要求，设立了专门的档案室，购置了桌柜、电脑及打印复印一体机、灭火器等设施设备，档案管理基本达到了“九防”的要求。

1.3 业务建设

一是根据《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》要求，结合实际制定了《档案管理规范制度》、《档案分类方案》等制度；二是文书档案按照相关标准进行立卷整理归档，并对其它门类和载体档案分别按照各门类档案规范要求进行整理归档。

1.4 档案信息化建设

在加强纸质档案管理的同时，加快推进档案信息化建设，配备专用电脑，使用档案部门统一规范的档案管理软件，对已经形成的档案建立数据库，方便查询。

1.5 档案开发利用

一是进一步完善了档案综合利用制度，分别健全档案查借阅、利用效果等登记册；二是认真编制文书档案《案卷目录》、《归档文件目录》等检索工具，为安全保管和快捷准确提供档案充分发挥作用。

2 基层档案管理工作存在的主要问题

2.1 思想认识还不足

由于《档案法》宣传贯彻的力度不大、深度广度不够，全社会的档案法律意识还不强，档案工作在经济发展中的作用被忽视，基层对档案管理工作的重视程度不高。截止调研时，仍有基层单位逾期档案未移交进馆，有的单位档案并未实行集中统一管理，将部分档案资料存放于分管领导处或者具体业务科室，少数业务科室人员把本职工作中形成的有价值档案据为己有。甚至有的投资上亿的重点工程虽已投入使用了好几年，但相关的档案资料还没有移交进馆。而一些农村路桥、老旧小区、市政设施维修往往找不到图纸，部分山林土地流转程序也不到位，相关资料散放在农村，这些档案方面的问题无疑会给以后的工作，带来极大的麻烦。

2.2 管理人员不专业

大多数基层单位缺乏有专业技术职称的档案员，特别是熟悉档案管理、能进行档案信息研究的人才十分紧缺。许多单位档案工作由办公室同志负责，由于身兼数职，花在档案上的精力不够，就无法保证档案管理工作的有序开展。部分基层单位大量的项目资料堆积如山，档案工作人员变动频繁，有的刚接手档案工作就调走或者调整了工作岗位，很容易造成单位档案资料的缺失、遗漏、不齐全、不规范。此外，档案管理人员大多是临时上阵，缺乏专业培训和学习，缺少扎实的档案学理论知识，不能适应新时代档案管理要求，从某种程度上阻碍了档案管理工作的科学化、规范化。

2.3 体制机制不完善

部分基层单位受机构编制及人员因素的制约，有的只是建立了一个综合档案室，把重要的文书、会计、业务和音像等方面档案实行集中统一保管；而对短期工作记录、临时性文书等档案资料，缺乏专责专室专人保管，这极易造成档案管理的职能不明、分工不细、专业不精，从而影响档案管理工作水平。同时，部分基层单位的档案管理工作制度还不完善，检查督促考核落实也不到位。截止调研时，一些行业主管部门对涉及档案管理方面的制度、职责规定不全面，有些基层单位的档案管理制度是自行研究制定，也未纳入年度目标考核。

2.4 信息化程度不高

随着现代科学技术的快速发展，信息化技术已经普遍应用到了各行各业，但档案管理信息化建设步伐相对较慢：一是计算机设备、网络建设等在档案管理方面的应用相对滞后，跟不上新时代高质量发展的需要。而在档案管理信息化中，由于缺少先进的设备，网络没有实现全覆盖，导致信息资源无法共享，先进的网络技术优势没有得到充分利用，安全性也得不到很好保障，这极大影响到档案管理工作的信息化水平。二是档案管理人员信息技术水平参差不齐，对信息化建设和网络的应用不够熟练，这也给档案管理工作造成不便，一些基层单位馆藏存量档案数字化工作只完成了极少部分。[2]

3 规范基层档案管理工作的对策建议

3.1 加强组织领导，提高思想认识

要切实从党的事业和人民需要的大局出发，突破传统方式、对标职责定位、转变发展理念，使档案工作逐步适应时代需要。要把档案工作发展列入发展规划，列入本单位年度工作计划，与其他工作同部署、同检查、同考核。进一步完善档案管理工作责任制，明确分管领导，配备具体人员，形成各相关科室协同参与的管理网络。单位主要领导要重视档案工作，定期听取档案工作汇报，着力解决本单位档案管理工作遇到的困难和问题；分管领导要切实履行职责，加强协调、抓好落实；作为档案管理工作人员，要切实做好档案的存储、收集、整理、上报等，力争出色地完成档案管理相关工作。

3.2 强化队伍建设，提高综合素质

新时代对于档案工作提出了新标准、新要求，要进一步提高档案工作人员素质，优化队伍结构、构建成长平台。基层单位要结合实际合理设置专兼职档案岗位，选配能力强、素质好、敢创新的年轻人。要完善用人机制，既为现有档案人员提供升职机会，也为吸引社会人才提供有力支持。要着力引导档案工作人员发扬爱岗敬业、无私奉献的精神，开展档案工作技术创新，才能让他们正确理解自身肩负的责任，才能让他们跟上新时代的前进步伐，也才能让他们适应当今社会需求。要通过现场讲授、程序展示、实际操作等形式，对档案人员进行培训，做到理论与实践相结合，使他们在学中干、干中学，以干代训、以干促培，从而快速提升其档案工作技能和水平。

3.3 完善规章制度，提高工作质量

建立比较完善的工作流程及规章制度是档案管理工作规范化的基础和前提。在档案管理工作中，要着眼本单位和档案工作实际，规范档案管理工作程序，提高相关技术含量，编写归档范围、时间、要求和档案保管期限表、档案分类方案。从档案资料的收集、分类、整理、归档、交接、查（借）阅及销毁全过程入手，建立标准化的档案管理制度，比如立卷归档制度、档案保管制度（包括保密制度）、机关档案人员岗位责任制（包括职责、权限、任务、考核和奖惩）等。进一步完善行文规则，做好文件资料的收发、传阅、立卷、归档及收进移出登记等工作。形成相应的安全措施，做到库存档案无霉变、无褪色、无沾污、无虫蛀鼠咬，无遗失泄密、损坏，要保证电子档案或者电子文件的完整、安全，从而使档案管理更加规范化。

3.4 加快信息化建设，提高服务水平

要紧跟新时代档案管理信息化建设的步伐，积极争取和加大经费投入，运用大数据智能化技术手段，将已归档的纸质档案资料信息化。要及时引进或研发档案信息管理相关软件，加强和规范档案信息数据库建设，根据档案利用工作的需要，通过局域网以数字化形式传输必要、及时、可靠、大量的基础性原生档案信息，充分实现档案信息共享，切实提高档案信息管理和档案信息利用率。作为档案管理人员，要能熟练使用各种现代信息工具，以更快、更好地管理和开发档案资源，对网络上的档案信息，进行较快的判断、鉴别、分析，从中筛选出有用的资源，为档案需要者、利用者提供相对优质的服务，切实提高档案服务的效率和水平。