新时期做好水利工程档案工作对策

徐 华

（山东省调水工程运行维护中心胶州管理站，山东 胶州 266300）

水利工程档案是工程建设和运行过程中形成的真实记录，是一项重要的基础性工作，做好水利档案工作对于水利事业的健康发展具有十分重要的历史参考价值和现实借鉴意义。新形势下，重视档案管理工作，提升档案管理水平，实现档案管理的规范化、标准化已势在必行。

1 坚持依法治档，提高档案管理水平

要改变档案工作普遍存在的“说起来重要、做起来次要、忙起来忘掉”的不良做法，必须深入学习宣传贯彻《档案法》《档案法实施办法》《山东省档案工作条例》，加强对档案工作的领导。实际工作中，要做好以下几点：首先，要健全组织领导机构，将水利档案工作纳入正规化管理轨道。要成立有分管领导任组长，办公室牵头、相关科室及人员为成员的档案工作领导小组，形成全局工作有人管、面上工作有人抓、具体工作有人干的工作机制。同时，建立档案管理网络体系，成立专门档案机构—综合档案室，配备专职档案工作人员，统一制定档案工作目标和措施，将档案工作纳入系统化管理轨道，明确职责，各负其责，各司其职。其次，要增强档案法制观念，加大水利档案管理监督执法力度。通过大力学习宣传档案法律法规，提高单位全员对档案和档案工作重要性的认识，并可以通过档案典型实例，来增强工作人员对档案所发挥的价值和作用的直观认识，从而形成一种人人关心档案、支持档案、利用档案、保护档案的良好氛围和自觉行为。另外，水利行政管理部门要定期单独或与档案行政主管部门联合开展档案执法监督检查，要根据《档案法》的有关规定，对那些水利档案工作开展不力的要跟踪指导、帮助，对存在问题的要限制整改。其三，要加强档案队伍建设，提高档案人员整体素质。利用上岗培训、以会带训、继续教育、学术讨论会、外出参观交流等多形式、多渠道，加强对专兼职档案人员的业务学习和教育培训，不断提高他们的专业素质和业务技能，以适应和满足新形势下档案工作发展的需要。同时，要尽量确保档案工作人员的相对稳定性，力争建设一支政治素质高、业务能力强、专业水平优的档案人才队伍。

2 突出归档重点，加强档案规范化建设

水利部门要根据本系统、本行业、本部门的工作职能和中心工作，在做好文书、会计、声像等常规门类档案工作的基础上，要突出抓好专业档案即工程档案管理，特别是要把抓好工程档案材料的收集工作作为重中之重。水利工作面广量大，每年都有新的工作、新的工程项目，随之产生大量的基础档案材料。为做好档案收集工作，首先，应成立档案收集工作领导小组，由主要负责同志任组长，分管档案工作的负责人为副组长，由一名专职档案员、多名相关业务科室兼职档案员为成员，齐心协力共同做好档案工作。其次要做好“账内”和“账外”档案资料的收集。建立健全收发文登记制度，将收到的文件按签收、登记、审核、拟办、承办程序办理，年终按登记簿向相关领导、科室和有关人员收集归档；发文按拟稿、审核、签发、油印、登记、分发等程序办理，做好“账外”资料的收集，还要求档案人员要走出档案室，并充分了解各业务科室从项目研究立项、拟定方案到工作过程中的重要业务活动，从重大项目的研究立项、拟定方案到工作过程中资料的收集、归档、整理等环节，力争提前介入，积极参与研究，主动作为，确保工程项目档案资料的完整、齐全、系统。另外，对应归档的工程档案资料，要严格按照国家有关业务标准，分门别类，科学整理，规范管理，确保其归档率完整率达到100%。

3 加强硬件建设，夯实档案工作基础

新形势下，水利部门要积极创造条件，优先支持档案工作的发展，积极推行文书、科技、会计、声像、实物档案等及图书、资料一体化综合管理模式。要加大资金投入，建立能满足档案工作长期发展的档案专用库房、阅览室、办公室及展厅等，配备微机、复印机、扫描仪、去湿机、密集架等现代化档案设施设备，使档案安全保管条件达到“九防”要求。建立健全文件材料收集、归档、保管、保密、编目、鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护保养、重大活动档案登记等制度，不断完善管理措施，做到有章可循，依法治档。要加快推进档案信息化建设步伐，按照数字档案室建设标准，对以前形成的各门类档案要积极开展数字化扫描工作，早日完成数字化任务，对新产生形成的档案材料，要注重电子文件和电子档案的收集归档工作，不断提高档案工作信息化、现代化管理水平。

4 强化服务意识，提升档案服务质量

围绕中心、主动服务是档案部门和档案人员的宗旨所在，充分发挥水利档案的潜在价值和现实作用使之服务于水利事业的健康发展是做好水利档案工作的根本目的。一是要搞好档案信息资源的开发利用。为更好的提供利用档案，及时编制各种档案检索目录，编制全宗指南、大事记、基础数字汇集、重要文件汇集、利用效果实例汇编等编研资料，开展多层次、立体化的档案利用活动。二是要建立档案信息网络。充分利用办公自动化和内部网络，将档案的各种检索目录输入计算机，按照数字档案室建设建立目录数据库和全文数据库，实现本系统、本部门档案信息资源共享共用，便于及时高效的为领导决策、工作查考、项目建设及业务科室的科研等提供有效的档案信息支撑。三是要增强服务观念。档案人员要面向查阅者、面向基层、面向水利事业发展大局，与时俱进，主动作为，使档案资料由死材料变为活信息；采取定向服务、跟踪服务、菜单式服务等形式，充分发挥档案材料为水利工作和水利工程建设保驾护航的作用，力争实现档案服务形式多样化、服务内容精准化、服务效果优质化。