水利工程档案管理思考

张颖昱

（渭南市东雷二期抽黄工程管理中心，陕西 渭南714000）

水利是农业的命脉，是促进国民经济平稳发展的支柱性产业。渭南是个农业大市，陕西省十二大灌区，渭南就占了五个。在建设水利工程过程中产生了大量的资料与文件，工程档案是水利工程的重要信息资源。加强工程档案的管理对于日常灌溉生产、工程管理维护和长远发展具有重要意义。

大型水利工程是一项庞大的系统工程，建设工期长，涉及面广，技术难度大，方方面面资料多，在工程档案的日常管理有很大难度。在建设、生产的各个阶段所形成大量工程档案的收集、整理、利用，工程档案工作尤为重要。它不仅可以为工程日常有序运行奠定基础，而且对后期工程的维护、更新改造具有重要意义。本文结合实际工作，就更好地进行水利工程档案管理做了有益思考。

1 水利工程档案分类

1）立项文件材料。包括水利工程立项的有关文件、项目年度申报、批复文件、项目建议书、工程许可证、可行性研究报告及附件、调查资料及工程评估研究材料等。

2）建设用地、征地、拆迁文件材料。包括工程选址申请及选址规划意见通知书、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、拆迁安置意见、协议、方案、建设用地规划许可证及附件、国有土地使用证等。

3）勘察、测绘、设计文件材料。勘察设计承包合同、工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、工程设计工作报告、水土保持方案及批复、环境影响评价报告及批复等。

4）行政主管部门对工程的规划、施工许可证、审批意见、竣工验收等文件材料。

5）水利工程勘察设计、施工、监理招投标、定标、预结算文件材料。包括相关文件、合同、协议、委托函、设计、施工及技术图纸和说明、设计计算书、开工审查表、概算、预算、审计文件。

6）水利工程管理对建设、监理、施工机构及负责人的任命书。

7）其他需归档的文件。在工程实施过程各个阶段的图片、音像、图纸、光盘、磁盘备份等资料。

认真做好水利档案管理，确保工程档案合法、真实、全面、完整，及时掌握第一手资料及水利工程各阶段文件、政策法规，正确指导水利工程日常的运行工作。

2 当前水利工程档案管理存在的不足

1）管理意识淡薄、水平低。就当前水利工程档案管理实际来说，基层单位重灌溉生产，轻档案管理即“重利润，轻管理”的现象普遍存在。就档案管理对促进水利工程使用、检修及技术升级等的重要作用，认识不足，片面的认为该项工作不产出经济效益。对档案管理的重要性认识不够到位，比如，没有设立专门的档案管理机构，由其他岗位人员兼职管理，兼职管理人员文化参差不齐，专业技术水平低。没有把档案收集、整理、鉴定、保管、利用等档案管理工作列入工作计划和议事日程；档案技能培训活动缺乏，造成人员在管理实践中未能扎实掌握归档程序、操作标准等，难以保证档案的完整、安全、规范。

2）管理制度不够完善。水利工程在建设前期，由于机构、人员不到位等客观原因，造成基层单位未构建与档案管理工作相配套的制度，导致工程档案管理无章可循，很多工作人员自觉采集档案的能动性偏低、档案分类整理不细致、资料完整性偏低、信息化水平长期无法提升等诸多问题的滋生，不利于水利工程取得预期运营效益，甚至对其可持续发展进程形成一定制约。部分基层管理人员长期沿用既往经验、方法开展档案管理工作，在水利工程整体完工时才收集、整理相关资料，这种“临时抱佛脚”的工作风气若长期不被解除，则将会增加档案资料遗失、缺损等问题发生的概率[1]。

3）人员配备与硬件设施投入不足。由于水利工程规模大、涉及地域多、范围广、历时长，大部分档案资料收集人员存在兼职、轮岗现象，使得工程档案的完整性、安全性没有保障，责任不清。但当下国内部分地区水利部门未能将档案管理整合至工作体系，定位不合理，未能在人员、设施配置等方面做出合理投入[2]。一些单位没有为档案管理部门配置完善的硬件设施，或在投入不到位的情况，就认为已完成档案信息化建设。还有一些单位认为在高端通信设备设施支撑下，档案信息资源规范化构建目标就顺利达成，这种行动难以保证档案信息化建设的完整度，也使建设的信息系统难以为事业可持续发展提供充足动源。

3 完善水利工程档案管理工作的措施

1）认识到档案管理工作的重要性。首先，要增强档案管理人员的职责责任心，秉持对水利行业发展历史高度负责的态度，严格依照上级下达的档案管理相关规范要求，力争维护每一份档案资料管理的科学性、规范性。其次，工作人员要对档案管理工作做到恪尽职守，规避烦躁情绪，从根本上降低工作错差率。最后，扎实掌握档案管理专业知识，娴熟使用档案管理专业技能。在日常管理工作实践中，相关人员要确立自觉学习专业知识、新技术的意识，连续提升职业能力，为本单位档案管理规范化、标准化推进而服务。

2）完善档案管理相关制度。从某种层面上分析，只有在一套完善的档案管理工作制度支撑下，档案管理工作方能有更大可能践行规范化发展的路线，相关方法实施的可靠性方能有所保障[3]。为保证档案材料采集的全面性与完整度，归档过程的标准性，需构建完善的档案管理制度，并严格执行，清晰拟定档案移交归档体制，明确归档范畴、内容及具体时间等；拟编档案管理、档案岗位要求及职责落实等机制，确保各个档案管理人员职责清晰，分工明确，密切合作，促进部门档案管理规范、有序推进。在水利工程建设、生产管理等阶段会形成大量文件资料，这些文件真实的记录了水利工程建设、生产运行期间的所有活动，在考评工作质量、经验学习等诸多方面均起到一定作用。各级档案部门应积极履行自身职责，立足于实际状况，自觉参与，针对水利工程形成的各种资料归档工作做出科学指导，从根本上确保与工程相关档案采集、归档的全面性、完整性。

3）加大档案信息化建设力度。落实档案信息化建设工作，是时代对水利事业发展路线提出的要求，是促进水利行业可持续发展进程的重要保障。①要拟编执行度较高的人才培养规划，引导专、兼职档案工作人员通过在职培训、进修等多种渠道，更为深度的学习档案管理专业知识、流程及规则，并能娴熟使用信息技术。②加大信息技术、大数据及网络技术等专业人才的引进力度[4]。③主动扭转过往“重藏轻用”的档案管理格局，鼓励相关人员在信息技术手段支撑下，有效挖掘机利用档案信息资源。④单位构建档案网络管理平台，针对过往形成的纸质档案做出数字化处理，将其存储到数据库内，对档案信息分门别类，以网络平台为支撑，从根本上保证档案资源的共享效率，这样有使用档案资料的工作人员通过登录账号后自己所需内容就会尽收眼底。由于数据库具有存储空间庞大、利用率高及能耗低等诸多优势，必将促进水利行业档案管理的信息化、现代化发展进程。

4）加大水利档案资料安全性的维护力度。在历史及现实诸多因素的作用下，水利工程档案分散存放在各水利工程项目工作地成为普遍现象，这种布局对水利工程档案安全构成很大威胁。做好水利档案资料及时收集、整理工作、加强档案资料防护工作，维护资料安全性，是促进档案管理工作制度化、标准化运转的前提保证。为此，应针对特殊情况拟定应急预案并将其落到实处。工程档案管理人员应定期做好收集、整理，保持档案馆（室）内的干净、干燥、通风、防火、防虫、防盗工作，定期检查安全保管状况。

4 结语

水利行业作为民生之本，档案部门更应主动肩负起职责，力争做到反应敏捷、精确实施策略，保证档案工作能有序推进，为水利工程管理提供可靠的档案支撑，以最真实的行动尽职、尽责。