档案数字化的质量和安全保密控制

黄 玉

(湖南省岳阳市平江县档案馆 湖南岳阳 414500)

档案管理在社会信息系统中占重要地位。在以往的纸质档案管理中，不论是对工作的开展，还是对信息保密安全来说，都存在很大的问题，而信息化发展的今天，实现档案数字化管理，不仅可以方便查阅者进行探查，还可以实现远程交流，使档案管理工作更加够高效。为此，本文分析了档案数字化管理的意义，针对档案数字化的质量和安全保密控制实施策略进行探究解读，旨在提高安全保密工作质量，优化档案工作程序。

一、档案数字化管理的意义

（一）有利于实现有序管理

在实际工作中，人员信息的纪录非常重要，是人事管理、工作安排的重要部分，涉及信息量大，对资源管理工作的开展有非常重要的参考价值[1]。但是，在以往管理中，都是纸质管理，一旦有工作需要，对人员信息进行查找的时候，便需要对档案进行一一查找、筛选，不仅浪费时间，还会延误工作进展。而数字化管理的落实，可以使工作人员快速查找信息，不仅可以实现有序管理，还可以使档案工作更加科学化、精细化。

（二）有利于提高信息的精准性

档案所记载的有学习经历、工作态度、思想水平、个人特长等多个方面的内容，随着人们年龄的增长、社会阅历的提升，其档案信息随时都会发生变化，这就需要在档案管理过程中，对人员信息进行及时调整，以便保证档案管理的真实性、可靠性、精准性。而数字化管理的落实，可以及时记录人员的信息变更，不论是对工作的开展，还是档案的实效性，都有良好的辅助作用，既可以促使其作出公正、全面、客观的分析，还可以提高安全保密质量。

二、档案数字化的质量和安全保密控制实施策略

（一）完善档案管理制度，实现高效管理

档案数字化的质量和安全保密控制，涉及人、物、环境等各项因素，俗话说得好，“没有规矩不成方圆”[2]，在档案数字化管理的过程中，为提高安全保密工作质量，也应该规划科学的管理制度。例如，在档案数字化管理中，首先要做到分工明确，精准各项职业内容，对扫描员、系统维护员、扫描质检员、系统安全员、档案保管员、执勤警卫工作等人员的各项职责进行明确规划，落实责任到人；其次，还应该规划《档案数字化加工操作规程》《档案扫描参数设置规定》《档案数据验收标准》等健全制度管理；最后，为实现高效管理，在建设各项制度的时候，还应该建立奖惩制度，促使管理工作人员进行相互监督，在沟通中不断学习、及时充电。

（二）加强档案评估工作，提高工作质量

管理是一项长期性的工作，在档案数字化管理中，为提高安全保密质量，提高工作质量，在管理过程中，要加强阶段性档案评估工作，及时总结思考、及时反思改正，避免失误发生。例如，可以开展阶段性档案工作主题会议，就档案数字化管理工作人员，针对档案管理情况进行交流探讨，在意见分享的基础上，加强档案评估工作，让工作人员结合实际管理经验，针对数字化管理流程、管理内容、管理制度等提出相应的意见，进行及时的完善，保证工作顺利开展。除了评估档案管理，还应该加强对管理人员的评估，定期开展档案数字化管理评估系列主题会，让管理人员联系日常工作情况进行点评，为保证点评的客观科学，在点评的时候，点评人员可以匿名提交，通过评估工作的管理强化，对档案人员、档案数字化管理工作进行及时规划，使得安全保密工作受到应有的重视。

（三）提高人员综合素质，强化管理能力

对于档案数字化管理来说，安全保密质量的提升关键在于管理人员的素质。毕竟工作人员是直接接触档案数字化系统的人员，为此，为提高管理质量，保证档案安全，在实施数字化管理的时候，要对人员进行科学培训，不仅要优选具有计算机背景的人员，更为重要的是对管理人员的道德品质、职业素养进行考察管理，在技能提升的同时，为安全保密质量的提升奠定坚实的基础条件。例如，对管理工作人员可以进行思想教育，就档案数字化管理相关规章制度、法律法规、安全保密意识、档案数字化工作流程等内容进行全面培训，严格把守人员政审观，在思想教育的基础上，为提高工作质量提供良好的前提条件；其次，在人员选拔和培训阶段，要定期为管理工作人员安排全新的管理课程，进行技能训练，明确档案数字化管理流程，认识档案管理的重要性；最后，还应从细节入手，对工作人员的责任心、工作态度进行培训审核，在知识、技能提升的前提下进行职业操守教育，使其能在管理工作中形成仔细、认真、严谨的工作态度，提高安全保密质量。

三、结束语

档案数字化的质量和安全保密控制工作的开展和落实，不仅可以提高档案利用服务的质量，还可以确保档案的安全性、精准性、科学性，实现档案信息资源共享。为此，一定要重视档案数字化管理的落实，通过管理制度的完善、评估工作的提升、人员素质的增强，提高管理能力，实现高效管理。