对新时期档案信息化建设发展的思考

◎栾 岚

（公主岭市发展和改革局 吉林 公主岭 136100）

大数据时代为档案管理带来了新的机遇与挑战，传统的档案管理模式已经无法适应新时代的发展。随着时代的发展，档案管理模式也在不断进步与革新，以更好地适应社会的需求，充分发挥档案信息化的管理优势促进整个行业服务效率的提高。

一、档案信息化建设基本内容与任务

档案的信息化建设，即是通过运用专业信息技术提升档案工作的现代化水平。经过调研分析重新定位档案管理水平的发展情况、新的原则及理论，以这些因素确立网络档案管理及服务的标准与策略，来推进档案信息的标准化进程。通过系统性应用信息技术生成，由此实现管理开发利用档案的过程。

在操作层面，档案的信息化以信息记录的方式组织文件，方便管理人员使用文件。从宏观的角度看，档案的信息化建设可以分为整体和细节两大类。从一般角度来看，档案信息是一个非常复杂的关系网络。将通过信息构建来阐明这种关系网络，对信息进行汇总，然后将信息与各个行业集成以使档案信息化。施工情况以透明的方式在管理者面前公开，方便了档案部门经理的档案整合和档案使用[1]。再次，查看详细信息，文件信息是内部问题，是文件的分支，与文件在公司中的位置有关。

随着我国科学技术的不断发展和进步，在档案信息建设方面也取得了巨大成就。存档信息的记录更加全面和详细，并且也很容易找到。您可以在答案中快速找到实际的文件信息，供文件管理人员使用。在档案信息化建设过程中，应从全局和细节两方面入手，以便更全面地建设更有效的档案信息化，并能跟上现代社会发展的步伐。

随着科技的不断发展，事业单位在运营过程中需要各种资源管理系统来支持，而传统的档案管理方式已经不能满足现在形势的需要。所以，必须提升对档案管理的重视度程度，提升档案管理效率，规范档案管理。在档案管理过程中，档案管理人员可以对于档案信息进行无缝衔接，建立健全档案管理信息化系统；应制定统一的标准及规范来约束档案管理工作，对档案管理员及时进行培训，对兼职的档案管理员也要进行相应的培训考核，不断提升档案管理人员的专业素质水平，提升工作效率。

二、档案管理信息化建设面临的挑战

目前社会大数据时代背景，档案管理的工作呈现出不同的方式特点。档案管理信息化与目前档案工作的需求相符，信息资源的价值能够被有效分析利用，这样才能创立档案工作的新局面。

基于档案信息化建设，信息资源的价值会被有效分析和利用，而互联网信息时代，信息的交流与交换速度迅猛，在各个行业的档案管理部门均形成了庞大的体系，为档案工作增添了很大的难度。从档案室以及自身数据，还有新增的数据来说，都是一种海量存在的状态。由于档案管理工作量大，所以通过现代化信息技术，可以对这些数据信息进行高效的科学管理，减轻档案管理员的工作压力，以此来提高工作效率，并且通过信息技术，可以对信息进行深层的挖掘以及分析探索，可以更好的利用档案，实现档案价值的最大化[2]。

通过现在的信息技术来对现有档案进行信息数据的整合与资源共享。而传统的档案管理方式，对于这一点是很难实现的，数据的联动整合与资源共享，在操作上有很大的难度。现代化信息技术可以实现这一点，呈现档案信息的动态化，建立数据化信息平台，实现资源整合共享。海量的信息数据在存储方面，现在我们互联网技术发展迅速，各个领域行业的档案管理单位答案信息的数据都是很大的，各事业单位都要做好自己数据的存储工作。传统的档案载体是纸质版形式，而现在电子文件大量形成，目前来说工作就是信息的安全存储。尤其是机关单位行业也对于档案管理的密级有了高度的要求，这也是信息存储技术方面所面临的挑战。需要搭建稳定的资源防护体系，来保证电子资源能够永久读取，且保证其机密性，信息化技术的发展与应用加强档案信息存储的问题。

档案信息的资源量巨大，传统的管理模式会造成档案管理工作量巨大信息化技术的应用，可以有效的解决这一点，使档案管理工作效率得以有效提升，也因此促进了海量信息资源激增，从这些信息中提取有用的信息难度较大。在这方面，需要花费一些精力去做好归纳。当前我国在档案信息化建设上投资巨大，基础设备都是可以满足信息化建设的工作需要。但如果因为档案管理员操作水平低、对于信息化设施使用不规范，容易导致工作效率下降。因此对于档案信息化管理人员的信息化技术，需要不断加以培养和提升。

三、推动科研档案管理信息化建设的策略

第一，完善档案信息管理化系统，提高资源共享程度。要建立健全相应的规范化标准，加强信息化建设的重视程度，加大投资基础设施的建设，保证档案信息化工作的正常开展。作业人员在收集数据时，务必保证内容的准确性，工作流程的规范化，以减少档案泄露的可能性。要改变管理人员的传统观念，实现资源共享[3]。要制定切实可行的档案信息化建设管理体系，以科学合理的方式进行档案管理，明确整个信息建设的具体流程，发挥信息化建设的功能。

第二，强化档案信息化管理人员培训。在整个档案管理过程中，管理人员是工作的主力，管理人员的专业素养直接影响到信息化建设的质量。因此应该定期的组织信息化建设培训，使档案管理员于计算机系统的操作更加熟悉和专业，提高档案管理员现代化技术的应用能力，从而提高单位整体的档案管理工作质量，适应信息化时代的发展需求。

第三，开展交流合作，强化信息系统建设。应与信息系统公司合作，加强档案管理信息系统建设，增强管理的流畅性，建设更便捷细化的检索模块等，为开展档案信息化工作提供更好的支撑，降低人力物力财力的消耗，提升工作效率。通过开展合作，促进资源之间的交流，让各个单位意识到开展档案信息化管理的重要性，运用先进技术完善档案信息管理建设工作，提高档案管理的质量，保证档案信息的真实性与时效性，提升信息利用率，推动行业发展。

四、结语

综上所述，在目前大数据时代背景下，应通过各种的科学技术手段，能够透彻分析档案的资源情况，对于有效信息的过滤更加快速；通过信息化技术，使档案管理的工作环节当中更加便捷优化，降低档案管理成本，提升工作效率，提升信息化管理的整体水平；要坚持推进档案信息化系统的应用，采取有效措施进行网络安全防护，促使档案管理的信息化建设跨入数字化档案管理的新时代。