浅析事业单位电子档案管理

◎乌云娜

（呼和浩特市敬老院 内蒙古 呼和浩特 010010）

随着互联网越来越普及，电子档案管理也被很多事业单位所采用。电子档案管理相比传统档案管理，其管理更加方便、更节省成本，方便日常查找与应用，提升管理档案人员的工作效率。

一、电子档案的优点

从电子档案实际应用情况来看，体现了多方面的优势，为工作开展提供了便利。

首先，提升管理档案人员工作效率。传统的档案都是用纸质书写出来的，查找很不方便，而且还容易遗漏；而电子档案只需要一台电脑，还有熟练操作电脑的档案管理人员，就能很好地管理好档案。在事业单位的电子档案中，如果要删除查找增加档案，只需利用关键词在相应的位置上增加查找删除，就可以节省查找与删除时间，提升管理档案人员的工作效率。

其次，电子档案能够增强档案保密性，便于查缺补漏。实行电子档案管理后，管理者一般都会设置密码以增加保密性。而传统档案管理，很多人只要接触档案就能翻看。传统的档案查找补漏需要一个个翻找，当档案数量巨大时其工作量就非常的大。而电子档案只需要管理人员输入关键词，就可以查找到相应对应的位置，而且电子档案由于非常直观，能快速查找到缺少的档案，然后再进行补漏，查找补漏的精确度很高。

二、使用电子档案的基本要求

第一，保障事业单位电子档案安全。保障事业单位电子档案安全，首先需要计算机正常，保证计算机没有病毒和黑客。这就要求电子档案管理人员必须首先进行杀毒，然后再进行电子档案管理；而且，管理人员还要经常检测计算机，及时清理计算机垃圾，防范黑客潜入。

第二，保障事业单位电子档案完整。事业单位电子档案的完整，主要是内容和日期完整。由于行业的不同，电子档案的内容也会有很大差别。电子档案管理应先进行有效分类，将房地产开发商的电子档案安排在一起，将销售人员的电子档案安排在一起，将技术人员的电子档案安排在一起。而且由于新加入的和退出的档案，还要确保新加入的电子档案日期的准确。在更换电子档案管理人员时，需要确保电子档案的内容形式完整、日期正确，才可交接。

第三，保障电子档案的原始性。传统档案是用纸质存储，原始性很强。电子档案由于存储在计算机中，经常传送、接受，而且因为在计算机中电子档案经常被复制、粘贴，所以电子档案容易丢失原始性。这就要求管理人员必须保证原始的电子档案安全。

三、推进事业单位电子档案的科学管理

事业单位的电子档案管理，是一项不可或缺的基础性工作。通过它可以记录下公司发展过程中的真实面貌，延续企业的文化及历史；能帮助业务部门以档案材料为依据，吸取过往经验及教训，做出合理决策。在事业单位档案管理中实行电子档案管理，主要包括以下步骤。

（一）预先准备

磨刀不误砍柴工。档案管理涉及面繁杂、广泛，需要行政人预先做好准备，才能在后续整理及管理过程中有条不紊。

（1）认识管理对象：什么是“档案”？并非公司经营过程中产出的所有资料都能称之为档案。应厘清档案概念，才能在实际工作中知道该管理什么材料。只有社会或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式及载体的数据、信息和知识记录，才能称之为档案。档案具备原始记录性、回溯性等特性。

（2）明晰管理范围：档案管理包括哪些？档案管理涵盖的范围很广，既可涉及品牌宣传、合作荣誉、大事件等对外资料，也可覆盖战略规划、投资运营、业务评估等对内材料。与此同时，文书规范性、离任审计、监察资料、无形资产等管理性质的资料，可以转化为档案的一部分；制度流程、企业文化等宣传色彩的材料，也是时常被归档的对象。但并非将以上材料全部进行归档就是对的；应考虑公司实际需求，做到档案范围划分科学合理。

（3）组织人员配置：档案由谁进行管理？档案管理不是单打独斗，而应统一指导、分级管理。应设置专门的档案管理人员负责拟定规划、制度及实施方法，并在各部门配置相应的兼职人员，负责本部门材料的形成及收集，同时还应组织相关人员进行档案管理培训。

（4）确定场地支持：档案应存放在哪里？在具备条件、符合需求的情况下，可将档案放置在档案室内；没有条件的情况下，也可以设置带锁的柜子进行档案归置。

（二）开展工作

开展档案工作，要求档案管理人员具备耐心、细心的同时，又具备原则性，严格按制度、规则办事。确立档案管理的制度与流程是关键。应在符合公司实际需求的基础上，制定贴合档案管理人员工作习惯的制度。可在拟写制度及流程前，借鉴国家规范制度及优秀企业档案细则中的闪光点。一般来说，档案工作的具体流程可分为：文件审核、文件接收、文件录入、文件整理及归档、库房整理。每块细分类别下又有不同的注意事项。

（1）文件审核。专业性文件须经生成部门进行标准确认（哪些文件、原件/复印件、是否签字盖章等）；非专业性文件则审核其流程及内容是否符合公司要求。另外，文件转化成档案的过程中，要站在档案的角度，审核其是否完整、连续、有效。

（2）文件接收。交接双方应有文字性凭证，例如邮件或移交单等。应记录文件排列的顺序及规格，确认文件的页数、载体类型、原件或复印件等信息。

（3）文件录入。这是最为关键的环节，将直接影响后期档案的利用效果。

（4）文件整理及归档。原则上按份整理，部分文件按套整理（如诉讼文件）；实行纸质+电子结合的双轨管理制度。例如，重要电子文件做到打印留底归档；存放时应按照所属公司、年度、类型依次摆放。

（5）库房整理。库房的整理及管理决定了档案保存的完整性。

（三）后期利用

档案管理不是将档案整理完就算结束了。让档案有效流通及利用，才是档案管理的终极目标。档案管理要建立查询、借制度，让档案成果惠及员工。原则上由档案部门对统一保管的档案文件进行利用，文件生成部门不得随意将其生成持有的文件外借。档案可通过原件、复印件、电子件、在线阅览等形式进行利用，档案管理人员应根据文件借阅方式和档案密级不同（公开、秘密、机密、绝密），制定不同的借阅流程。同时注意档案归还时不被涂改、保存完整。

事业单位电子档案管理是一项长期工作，需要档案管理人员付出足够的耐心与努力。优质的档案工作是正确决策的合理依据。