推进企业电子档案管理建设的对策分析

◎李 敏

（国家能源准能集团有限责任公司 内蒙古 鄂尔多斯 010300）

随着全球电子信息技术的快速发展与广泛运用，在各个行业不同领域的各类活动中产生了大量的电子文件；而由电子文件转化而来的电子档案管理工作，给档案部门提出了新的课题与挑战。

一、当前电子档案管理现状及存在的问题

（一）企业档案管理观念的局限性问题

在企业档案管理中，部分人受传统档案管理理念的影响，认为档案应该以纸质文件为主，电子文件可以作为副本来保管和应用。无纸化办公是未来的发展趋势，但同时容易导致一些新的问题。如过于重视电子档案的便捷性和快速性特点，导致储存的文件只是保存、没有及时打印，一旦发生难以修复的故障，或者受到病毒的影响，容易导致文件丢失；同时，盲目打印各种电子信息及文件，也会造成大量资源浪费。

（二）企业电子档案的原始性界定问题

很多纸质档案作为一手资料，具有非常高的保存价值，能够充分发挥其记载历史的作用，是企业经营管理的重要依据。而电子文件基于其原理很容易被修改，难以对其原始性进行界定，尤其是在传递和生成电子文件时，容易被篡改导致其原始性被破坏。

（三）企业数字档案馆建设问题

数字档案馆的建立和应用，其主要目的是便于档案文件信息的远程操作、获取以及下载，从而为企业档案应用提供便利。基于其操作的功能和优势，主要具有以下特点：首先，电子档案通过搭建虚拟环境和信息组织，储存方式上具有自己的特点[1]。其次，通过网络化的方式来对档案信息进行储存，因此运行方式具有自己的特点。最后，在档案定位功能上能够发挥自己的特点，便于企业存取及应用。

（四）保密性、安全性、真实性、可靠性问题

档案管理引入计算机技术，能够进一步提升企业管理效率和质量。但是在安全性和保密性方面难以有效保障，比如档案管理权限设置不合理、档案加密设置不科学等问题，都会造成档案信息失密、泄密、窃密等情况。电子文件能够通过网络技术来进行数字化归档，即使双方相距甚远，依旧能够进行电子文件的发送和接收，只需简单操作就能够将档案归档；但是如果因特殊原因导致文件删除或丢失，是否能够通过在线档案为电子文件的安全提供保障，是电子档案管理需要解决的问题之一。

（五）专业人才培养问题

在开展电子档案管理和电子文件归档工作过程中，企业档案人员既要具备良好的档案业务知识，同时需要具备专业的计算机技术与知识。而现实情况中，大部分企业档案管理部门工作人员的综合能力不强，尤其是电子档案数据信息处理方面的综合性人才比较少[2]。所以，企业缺乏既懂档案知识又熟悉计算机专业的人才，是大多数档案部门共同面临的问题，致使企业电子档案管理工作可持续发展受到一定影响。

二、推进企业电子档案管理建设的对策

（一）确保档案管理的原始性与真实性

必须严格规定电子文件归档保存时的文件格式类型，确保其原始性与真实性。要确保电子文件归档具备以下几项功能：使用、可转换、显示一致、不绑定应用软件以及格式开放。在电子文件进行归档、收集、形成时，要提前对其进行格式转换，便于后期的应用。同时，充分发挥通用格式的作用，基于PNG、TIF、DOCX、WPS、RTF等格式，有效进行文件板式的组合，比如电子文件涵盖照片文件，则最好以TIF、JPG格式来进行保存和归档；如果电子文件是由录像类内容组成，则通过AVI、FLV、MP4、MPG相关格式来进行保存和归档。且所有电子文件都必须保证在传输、移交、存储各环节都不可进行更改，与互联网设备之间的数据传输应通过一次性写入光盘实施，确保电子文件的原始性和真实性。

（二）强化运作和管理，加快数字档案馆建设进程

数字档案馆建设进程直接影响企业电子档案工作的步伐，它强调提高用户开发利用档案信息资源的便利性。在搭建对应的数字档案馆过程中，要完善电子档案信息管理系统，这需要强大的网络系统为支撑。只有实现了电子文件网上归档、网上借阅，将纸质档案数字化后上传到信息系统，才能真正实现电子文件的价值。同时，应配备与电子档案管理系统相适应的安全保障设施，包括杀毒软件、防火墙等设备。

（三）制定与实际相适应的规章制度、技术标准

为保证企业电子档案的完整、准确、安全，保证电子文件管理的高效和科学，应建立严格的管理制度，清楚了解有关电子档案和电子文件在管理和归档过程中的具体分工情况，明确相关从业人员的责任和义务[3]。第一，企业档案部门的主要工作是管理电子档案和归档对应的电子文件信息，并依照对应的标准和要求来实施，因此要进行统一的培训，为文件的处置、编目以及接收工作提供有效保障；第二，负责文件形成的部门做好相关工作，包括电子文件的归档移交、编著目录文件整理以及文件收集工作；第三，相关部门在搭建对应的信息系统时，要严格遵守相关的标准，确保档案信息系统各项功能的有效性，为企业档案管理提供信息化支持。

（四）正确处理利用、保密与开放的关系

针对电子档案管理的需求与标准，要明确其开放、保密、利用的层级以及对应关系，从而依照对应的原则和标准来实施档案的调阅，并根据对应的密集层次来实施相关管理工作。如果在查阅电子档案时，采取的是在线或通讯传输模式，要以加密的方式来对相关信息内容进行处理，同时要不定期更换对应的加密密码；对不同层级的档案管理人员设置不同的访问权限，企业档案部门应对利用的全过程进行有效跟踪监控，避免由于误操作带来不可挽回的损失。

（五）提高企业档案管理人员的素质

在管理电子档案过程中，要积极树立电子档案风险管理意识，有效完善风险预防机制；提升从业人员专业技能水平，保障不同环节的安全性。从业人员要提升自身的专业能力水平，具备熟练的档案业务技能，还必须掌握文字处理、声音、图像等操作和处理多媒体文件的技能和专业知识，积极引入权限控制和身份识别等功能。这样才能保障电子文件操作和归档工作的安全性，提升企业电子档案管理的科学化和合理化，发挥档案管理重要作用。

三、结语

推进企业电子档案管理建设，是社会变革赋予档案工作者的重要职责。电子档案管理涉及多个专业和多种技术，不仅要保管好传统的纸质档案，而且要保管好与之相关的电子档案；要加大宣传力度，强化依法治档意识，科学、合理地制定管理制度，充分发挥电子档案的功能和作用，满足企业应用需求，为企业可持续发展提供保障。