基于中医药发展谈中医药高校外事接待工作

■童雨婷 邓淑芬（江西中医药大学）

中医药是我国传统文化，将其推广到世界各地并受各国当地人民认可及运用，无疑要付出诸多努力。做好外事接待工作不仅推动高校国际化的发展，既能团结校内相关部门。

一套完整、系统的外事接待主要包含前期准备工作、接待执行过程与后期的总结沟通三阶段如下图1 所示。在遵循外事接待基本原则的前提下，接待人员在过程中既要使将访外宾倍感尊重与热情，又要尽显高校特色。因此，完成好这三个阶段对推进高校国际化发展有着直接性的影响。

图1 外事接待的三个阶段

一、外事接待的前期准备工作

（1）汇报领导。一般情况下，收到将访信息时，外事工作者在代表高校表示热烈欢迎的同时，应将外宾来访事宜汇报给部门领导，再由部门领导以口头或书面形式上报给分管外事的校领导。随后根据上级指示，合理、有效地安排准备工作。包括是否安排校内参观、座谈、宴请等事宜。

（2）沟通联络。外事工作者应尽快向外方确认来访的日期、来访目的、随行人员及基本信息等。其中人员基本信息包含性别、年龄、职务职称、健康状态、饮食忌口等。与此同时，外事工作者应与对方协商尽快制定日程安排。为确保接待任务圆满完成，在整个准备过程中，应与对方联络员保持不间断联系沟通，不断完善日程安排。

（3）部门统筹。若接待任务内容涉及到校内其他部门，则应提前通知相关部门做好协调工作，必要时请示校领导组织召开部门协调大会，明确责任分工，细化工作任务。在准备期间，保持与各部门的沟通交流，跟踪工作推进情况，为建立一套规范、协调、高效的外事接待模式打下基础。

（4）食宿安排。在不超出外宾接待食宿标准的前提下，尽量做好食宿安排工作，要让外宾有宾至如归的感觉。住宿尽量安排在环境优美、交通便利的地段；饮食上的安排既要遵循外宾饮食习惯又要尽量体现当地特色。

二、外事接待的执行过程

（一）接送安排

根据外宾抵达的时间、地点、人数等具体信息合理安排车辆与接送工作者，必要时可汇报领导指定接机人员。为了使双方快速准确地找到彼此，接机员应备有外宾姓名及其单位名称的指示牌。送机则需根据对方航班起飞时间（一般提前一个半小时到达机场），联系车辆欢送外宾离开。

（二）参观座谈

外事接待主要包含参观与座谈。根据前期安排的参观点依次带领外宾参观。其次，参照来宾身份考虑是否邀请校领导陪同。为了增强外宾的互动性，参观过程需配备外语条件较好的翻译人员。会议座谈的安排要求达到缜密有序，包括中英文欢迎词（电子横幅）；会议室设备的正常使用；双方席位排摆列顺序；中英文会议议程；茶水；礼品等。

（三）宴请安排

在严格遵守相关文件，不铺张浪费的前提下，尽量满足外宾的需求。首先应了解来宾的饮食爱好与忌口。作为中医药高校，宴请时邀请外宾品尝药膳，药膳是中国传统的医学知识与烹调经验相结合的产物，完美地展示了我国独特的饮食烹调技术与现代科学方法相融合，既具有较高的营养价值，又可防病治病、保健强身、延年益寿。为使外宾切身地理解药膳的独特魅力，每道药膳可对应放置台签展示其菜名、配方成分与功效。

三、外事接待的总结与发展阶段

接待过程的完成并不意味着接待工作的结束。外事工作人员应及时撰写相关新闻、整理照片、文件等。同时总结经验、查漏补缺、吸取教训，为下次更好的接待奠定基础。若双方达成合作意向，外事部门需据合作内容协助校方草拟协议书并进行翻译。此外，可通过邮件、信息等方式确认对方是否顺利抵达并表达进一步合作的意愿。

为提高外事接待的整体水平，使高校个性特色得到充分展示；为使外宾在接待中倍感重视与友好，使高校更好地走向国际化发展，以下是关于提高高校外事接待质量的几点意见：

1.丰富高校的特色展示

外事接待并不仅仅停留在浅层的接待模式，更多地是能否成功地向外宾展现高校的专业特色与个性多样。作为中医药高校，应多从中医药特色专业、产学研结合、中医特色炮制方法、中医特色治疗手法、中医药膳等方面向外宾展示中医药的历史文化底蕴，感受中医药独特魅力。

2.提高校内部门统筹能力

正因为接待工作要求体现高校的完整统一性，各部门间的协调发挥着影响性作用。一场成功的外事接待离不开各部门之间高效、默契的合作。正所谓“细节决定成败”，一个部门其实就代表着一个细节，在确保每个细节都做好的基础上，整场接待才能算是成功。因此，在前期的准备阶段，召开相关协调会议、明确各部门的工作分配、加强部门之间的及时联系沟通是提高统筹合作的重要内容。

3.提升外事工作者的整体素质

首先，重视外事工作人员的沟通协调能力，尤其体现在前期准备工作阶段：与校内其他部门进行工作沟通；通过联系取得外宾相关信息。因此，外事工作者的沟通协调能力始终贯彻其中，为后期接待顺利的进行打好了基础。其次是外语水平能力，外宾接待，即接待外国宾客，这就要求外事接待人员的外语水平达标，主要体现在书面文字与口语翻译。接着是提升外事工作者的临场反应能力与解决问题的能力，很多事情都不确保能按照原先计划发生，总会有意料之外的情况产生，面对突发事件灵活的反应与当下解决问题的能力是一名优秀的外事工作者应当具备的。