西安电子科技大学破解数据“手表定理”

文/赵大虎

（作者单位为西安电子科技大学信息化推进办公室）

大多数高校数据中心的建设都是以提供数据存储为主，很少有针对数据进行专项治理和开展工作的。

信息技术具有数字化、网络化、连续化的特点，信息技术的快速发展，对整个社会产生了巨大的影响，让人们的生活方式、工作方式和学习方式都产生了变化。在教育行业，随着2012 年教育部发布《教育信息化十年发展规划（2011-2020 年）》，教育信息化的发展进入快车道，高等学校在网络基础设施的建设与完善的硬件基础上逐步开始探索数字校园的建设。随着近十年的数字校园建设，各高校都积极利用信息技术来促进学校各个方面的改革与发展。学生管理工作是高校管理工作的重要组成部分，在信息技术促进高校学生管理工作方面，各高校都给出了不同的探索，基本都针对不同的学生管理业务建设了不同的信息化系统，如学工管理系统、就业系统、数字化迎新离校系统、宿舍管理系统、学生资助系统、自助打印系统等。不同系统的建立确实为学生管理带来了很多变革与发展，提升了学生管理业务的效率，减轻了管理人员的工作负担，也为学生提供了一定的便利。但是，随着业务系统的增多，以及新形势的发展，高校学生管理信息化工作也面临着诸多新问题。

西安电子科技大学

学生管理信息化存在的问题

建设分散又各自为政

随着前些年高校数字校园的推进，有关学生管理工作的各项业务都在不同时期建设了不同的信息系统。此类信息系统因为业务不同而展现出不同的作用，按照大的业务分类可以分为学生基础管理系统、学生就业管理系统、数字化迎新离校系统、宿舍管理系统、学生资助系统、学籍管理系统等。这些系统在建设的时候并不是统一规划的，而是由各部门各自建设，信息系统所使用的技术手段和运维模式都不一样，所以造成了高校学生管理业务系统的分散化、孤立化、多类化、重复化的问题。在实际操作中，也存在校内各业务部门因为工作职责的原因产生了信息系统上的各自为政，造成了信息系统的重复建设和分散建设。

偏于管理而弱于服务

各高校起初采用信息技术与学生管理相结合的方式进行建设，一方面减少了管理人员的行政负担，提升了管理效率，另一方面内外环境的变化促使学生管理向信息化方向的发展。但起初在建设各类信息系统时，由于信息素养没有及时跟上，所以各信息系统的建设框架仍然是以原有管理框架为主，信息系统只是将线下管理搬到了线上，并没有注重学生管理工作的流程再造与科学管理。同时，各业务系统在建设之初也是以管理者思维进行建设，并没有从学生的角度考虑系统的建设，故而系统对外缺少服务的意识，导致学生根据不同的业务需要登陆不同的系统，体验感非常差。

数据多源与循环壁垒

数据作为一种资产已经成为高校各部门的共识，尤其是涉及各部门的核心数据，更是重中之重。近些年来，国内各高校均不同程度的在推进数据中心的建设，有些高校也取得了不错的成绩。但是，大多数高校数据中心的建设都是以提供数据存储为主，很少有针对数据进行专项治理和开展工作的。所以各业务系统产生的数据仅仅是局限在物理存储上，集中在数据中心进行管理。当某一项业务需要某一项数据时，往往会出现数据持有单位不愿意给，有时甚至会出现无数据可用或出现“手表定理”（手表定理是指一个人有一块表时，可以知道现在是几点钟，而当他同时拥有两块表时却无法确定准确时间），进而导致了一些基础数据被不同业务系统重复采集，且数据在不同的系统中采用不同的数据格式存储，加重了数据流通的壁垒。

缺乏整体性及思维固化

由于在建设初期就是各自为政的建设做法，所以导致了各信息系统只能实现单一的功能，学生管理工作的整体性产生了割裂。一方面，随着学生管理工作的发展，对学生进行整体全面的管理分析显得尤为迫切，业务系统产生的数据应用显得单一与不科学，缺乏学生整体全面的把握能力；另一方面，学生管理在学生思想动态和心理健康方面采用信息化手段的并不多，高校政工队伍都盲目迷信多年的经验主义做法，不愿意甚至抵制采用科学合理的信息系统建模来开展学生思想动态和心理健康工作。

新形势下学生管理信息化工作

西安电子科技大学学生一站式大厅

经过近十几年的基础网络建设，各高校在网络基础设施方面均已稳定，高校信息化进入更深层次的发展，西安电子科技大学校长杨宗凯曾经指出，信息化的关键在于“化”，“化”的内涵，是重组、再造和改革。当前国内高校数字校园建设已初具规模，各业务系统也已成熟，但各业务系统单一独立，还处于数据集成、系统集成阶段。下一步将整合数据，深度利用发掘数据的价值，达到高校信息化的融合发展。在这一背景下，如何发掘信息技术在学生管理中的价值，使其更加深入地服务于学生的管理工作成为不得不思考的命题。新形势下学生管理信息化工作应从以下几方面进行改进。

节点固定、流程统一

传统的学生管理基于某一项具体业务成立某一类型的科室，专项负责此项工作，在后续建设信息系统时也采用了相同的思维定式，导致了业务的不连续性。比如，学生申请学校助学金，分别经历申请-审核-发放等环节，在具体操作中，三个环节割裂且不统一，降低工作效率，浪费资源。可利用信息技术，将原有过程和原有系统进行重组再造，使每个环节均可独立，每一项业务均可碎片化处理，但在业务流程上用数据传输进行统一，以达到整个流程的闭环。在每一个节点上对应一个负责的工作人员，在线进行处理，处理结束后系统即可将处理结果传递给下一个节点工作人员，从而到达整个流程的结束。

业务分类、集中服务

上文所描述的是针对某一项业务进行的思考，当拥有多个业务时，节点就成指数增长，相应的就需要更多的工作人员，很明显工作人员是有限的，但是节点增长却是不断增加的，有限的工作人员只能切换不同的业务进入不同的节点依据权限去处理不同的环节，这必然造成工作的混乱及效率的降低。所以根据节点的相似度及业务的分类，将不同业务中相似性质的节点统一由一个工作人员负责处理。在具体操作中，利用信息技术个性化设置工作台，当工作人员一键进入自己的工作台后，统一集中对因业务产生的工作进行处理。

双向互动、柔性管理

具体业务在办理过程中，会有多种角色产生，如作为业务办理方的学生，作为业务驱动方的不同工作人员。在现有信息系统下，业务办理方的学生其实是被动的一方，在进行完业务申请之后，没有办法知道自己业务的办理进展及具体情况，甚至都无法知道自己业务办理的结果，整个过程缺乏透明度，缺乏监管与反馈机制。通过信息技术实时显示业务办理进度，并通过办理平台可与办理节点的工作人员进行沟通互动，在每个节点上透明显示办理人员信息及联系方式，同时业务办理者可对节点工作人员进行反馈评价，促进业务的透明公开。

数据驱动、精准服务

在业务办理中产生大量数据后，如何利用这些数据，发掘这些数据的价值，对学生管理工作至关重要。一方面，采用公共数据库和中间库统一实现业务数据的共享、交换和同步。在大数据时代，数据的唯一性、实时性和准确性是最基本的，在此基础上，采用大数据分析技术建立针对各种业务场景下的分析算法模型，多角度深入发掘数据中隐藏的信息，进而服务于学生管理的某一项业务。另一方面，从海量数据中进行关联分析，可以整体把握学生的各个方面，进行预警，服务于整个学生管理工作。

西安电子科技大学实践

西安电子科技大学近些年在信息化、国际化、法制化、职业化的发展理念下，以信息化促进高校发展的现代化。尤其是在学生管理信息化方面，积累探索了信息化背景下的新模式、新路径、新做法。

数据采集与治理

大学以培养人才为最终目的，管理育人是人才培养的重要方面，在学生管理与服务中，数据的作用不言而喻。针对学生管理与服务的数据环节分为数据采集、数据治理、数据应用三个环节。数据采集是基础，数据治理是基本。传统的学生管理信息系统数据来源单一、数据之间无共享且重复性采集，数据质量不高。西安电子科技大学从2012 年开始，建立全校统一的数据中心，各业务部门产生的业务数据和系统数据均统一汇集在学校数据中心，由学校数据中心统一集中存储管理。同时，在全校印发数据管理办法，从数据采集、数据治理、数字责任、数据管理等方面，详细规定了数据的各个环节。针对学生管理数据，采取“一数一源”的数据基准原则，对数据字段进行分类与责任划分，且采用“谁采集谁负责”的管理方式，每个字段的数据采集单位对数据的准确性和唯一性负责，其他单位如有需要此字段的数据，可进行申请，由数据持有单位和数据管理单位审批通过后进行数据交换，保证了数据的精准性，解决了数据混乱的问题，为数据的应用与服务奠定了坚实的基础。

数据应用与服务

在数据采集和良好数据质量的基础上，发掘数据的最大价值从而实现学生的科学管理成为大势所趋。学生数据可以分为基础数据、学业数据、管理数据三大类，通过基础数据可以实现学生的日常管理，如学籍管理、基本信息管理、班级管理、社团管理等；通过学业数据可以实现学生的成绩管理、成绩分析、奖学金申请、评奖评优、教学质量评估等；通过管理数据可以实现学生的迎新离校、就业服务、党建思政、奖惩资助、考勤查询、空间预约等。西安电子科技大学在全量采集数据的基础上，实现了从学生入校到学生离校的全过程管理与服务，实现了从学生学业学习、生活服务、综合能力、创新培育、校园安全、思想政治等多方面应用与服务，实现了学生一天24 小时的信息化立体式环抱体验及服务。在各种应用与服务之间，数据是互联互通的，且在服务端是无感知的。在给学生提供服务的同时，学生主动产生的过程数据和采集系统感知采集的数据一起为学生管理工作人员提供了学生管理的数据基础，在此基础上，学生管理工作人员可以掌握学生的基本动态，从而实现对学生全方位的了解，进而为学生的成才之路提供更好的环境与服务。

流程再造和一网通办

“让数据跑路”确实给学生管理工作带来了质的变化，服务的便捷性和多样性得到了提升，但便捷性的产生就对交互的及时性提出了更高的要求，多样性的复杂也对服务的统一性提出了挑战。西安电子科技大学针对学生管理不同渠道、不同类型的业务，试行了统一门户、统一界面、流程再造的方法，学生或者管理人员使用统一身份认证账号登录界面，只需要一次登录便可办理或者受理多项业务。对不同的业务进行了全面梳理，去除不合理的环节，以最小要求重塑学生业务办理流程。随着移动互联网的发展，无论是学生自身还是学生管理人员都对随时随地办公具有迫切的需求，在移动端，学校设置了学生一站式大厅，针对学生设置不同的业务模块，学生可掌上办理与自身息息相关的业务。同时，学校也在探索一网通办，在网上一站式办事大厅的基础上，已初步开发完成一网通办系统，打通了部门间业务、流程、表单等事项，实现了一网受理、协同服务、一次办成。学生在办业务的同时，可在自己的业务流程中看到各个环节的办理工作人员，可与其进行电话沟通或者线上聊天沟通，业务需求方与业务供应方拥有了实时的互动，保证了交互的及时性。同时，学生也可在自己的业务办理中实时看到自己业务办理进度条，充分了解自身业务办理的进度和情况。

自主服务和精准管理

在每项业务流程的每个节点上，根据节点工作的性质，将每项业务流程中相同性质的节点由一个业务科室或者一个工作人员负责。在学生界面，学生面对的是以不同流程所展示出的不同业务模块，学生管理人员展现的是以相同节点所展现出的工作台。这样，无论是对于学生还是工作人员，都匹配了自身的角色。同时，在办理业务和受理业务时，均可登录自身界面选择不同的模块，实现自主服务、自主定制、自主管理。在大数据及人工智能技术不断发展的环境下，通过业务系统产生的过程数据及其他渠道搜集的学生基础数据，可对学生进行不同角度的大数据分析，如在奖助补偿工作中，通过分析学生一卡通日常在食堂的消费数据，结合学生基础数据及其他可采集数据，科学建立模型，用大数据分析技术找出实实在在的贫困生，再结合辅导员一线的具体了解与核对，达到贫困资助工作的精准管理。大数据技术的发展正在不断改变学生管理的生态，西安电子科技大学正在通过大数据分析探索学生管理的各个维度，力图利用新技术实现学生管理工作的再次提升。

随着信息技术的不断发展和学校师生信息素养的快速提升，信息技术与学生管理工作的深度融合已势不可挡，抓住技术发展的红利，使其促进学生管理工作的全面改变，是教育信息化的重要创新，进而支撑引领实现教育现代化。