大数据背景下人事档案电子化管理研究

◎周 华

（新疆昭苏县人力资源和社会保障局 新疆 伊犁 835600）

大数据时代下，人们在较短的时间内便可获得较多的信息，档案管理效率大幅度增强。档案管理人员应不断改进传统档案管理模式，运用新型的管理方式管理措施，推动档案科学管理，这对事业单位的发展具有重要意义。

一、人事档案管理的相关概念

人事档案管理是对每个人的基本信息进行详细记录，如每个人的业绩、知识水平等。通过阅读人事档案，可以详细了解人员信息，促使管理效率显著提高。在大数据的时代背景下，工作人员运用信息化手段对数据进行管理，可以及时知晓各种信息数据，使管理更加便捷。

二、大数据背景下人事档案管理的问题

（一）人员综合素质不高

当前，许多事业单位的人事档案管理人员都兼有多项工作，不能全身心投入到该项工作中。个别档案管理人员的学历过低、年龄偏大，学习新技术的能力弱，不能运用各种最新的技术开展电子化档案管理[1]。此外，有些档案管理人员未受过系统的培训，掌握的基础知识不够；即使具有多年的管理经验，但是管理手段过于陈旧，没有认识到电子化管理的重要作用，因而造成档案管理中的诸多问题。

（二）信息利用率不高

在人事档案管理过程中，需要收集、保存每个人的信息。但是管理人员对各种档案材料的利用深度、广度不足，材料的利用手段也较为单一，只能了解个人的简历状况，信息利用效率较低，未能发挥人事档案管理应有的作用。

（三）管理技术与基础设施落后

首先，人事档案管理工作中缺乏复合型人才。管理人员只是了解档案管理的相关简单知识，或者知晓一些管理技术，不能顺应信息化发展趋势，档案管理中缺乏数字化、网络化，不能与信息化时代接轨。其次，基础设备较为落后。档案室面积较小，管理人员数量不足，管理软件跟不上社会需求[2]。第三，档案管理技术落后。目录编辑等过程中会运用到计算机技术，然而计算机的信息存储量小，操作步骤过于复杂，造成信息统计的时间过长，降低了工作效率。

（四）人才流失严重

优秀的档案管理人才，是档案管理工作持续发展的重要保障，但目前档案管理人才流失现象十分普遍。当前，许多事业单位经济实力不雄厚，各项科研经费的投入不足，造成员工待遇不高、工作效率不高，人才流失现象严重，更缺乏复合型人才。这是档案管理工作面临的重大阻碍。

三、人事档案电子化管理的路径

（一）提高综合素质

在大数据的时代背景下，应不断提高事业单位档案管理人员的综合素质，掌握各种最新的计算机技术，促进档案管理工作电子化、信息化。同时，加大人才队伍培养力度，促使档案管理人员既掌握各种基础管理知识，又掌握多种信息化处理手段，这样才能在工作中减少差错。管理人员综合素质的提高是一个长期的过程，应引起事业单位的高度重视。

（二）制定激励机制

管理人员应重视每一个人的利益，形成高效激励模式。要将个人利益与单位利益紧密联系，建立良好的激励模式，充分调动每个人的工作积极性，促使工作效率显著增强、各项管理工作有效开展，实现预定管理目标[3]。此外，还需形成合理的奖罚机制。凡违反档案管理相关规定，或者应付工作，职业道德素质不佳，都会受到相应的惩罚。

（三）实施“终身教育”

“终身教育”是档案管理工作可持续发展的重要保障。增强员工的综合素质，提高工作效率，应与培训、考核有机联系在一起，形成一体化的发展机制，并将其作为提高档案管理水平的重要标准。事业单位应形成明确的发展目标，让每个人都接受培训，提升综合素质，充分挖掘个人潜能，形成良好的工作氛围。

同时，应不断完善内部人员培训与考评体系。在大数据的时代背景下，人事档案管理工作朝着多元化的趋势迈进，事业单位需加大培训力度和频率，提高工作人员的管理效率，降低失误率，使“终身教育”制度得以贯彻落实。

（四）加大技术支持力度

现今档案管理中的数据量大幅度增长，工作人员应充分意识到信息技术的重要性。要建立完善的安全保护制度，制定漏洞检测模式，设置防火墙程序，保证各项数据安全。在档案管理中要融入更多的科学技术手段，有效消除各种安全隐患，保障档案信息安全。随着时代的发展，各种新技术层出不穷，工作人员需了解时代发展形势，努力钻研新技术，并将其应用在档案管理过程中，使档案管理有充足的技术支持，保证档案管理安全。

（五）完善档案管理体系

事业单位人事档案管理应该形成全新的体系，注重管理中的细节、重点与难点，各项档案管理工作形成统一的制度，高效的运用技术手段，实现管理工作科学化[4]。在新的时代环境下，如依旧运用传统的归档手段，就不能体现大数据的优点。工作人员应借鉴发达地区的归档经验，参照本地的实际发展情况，形成具有地方特色的归档方案。另外，第三方机构可对相关的归档标准开展调研，了解每种归档方式的优势与不足之处，进行合理的反馈，确保归档的科学性。大数据时代下，各项档案管理措施需顺应时代的发展趋势，形成高效的工作机制。

四、结语

总而言之，在大数据背景下，事业单位人事档案电子化管理需具有系统性发展的观点，不断增强档案管理人员的综合素质，促使档案管理科学化、标准化、数字化，形成全新的档案管理体系，不断提高档案管理的工作效率。