企业收文管理生态圈的构建与探析

周晶莉

中图分类号：C931.46 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-127-01

摘 要 伴随我国经济的快速发展，现代信息技术的不断进步，企业对收文管理的要求也越来越高。从繁杂的纸质流转到便捷的信息化操作，从粗放式管理到精细化管理，从简单呈批到前瞻思量，在企业推进高质量发展的过程中，构建收文管理生态圈已然成为重要基础。

关键词 收文管理 生态圈 构建路径

一、现代企业收文管理的重要性

1.是影响企业运转的重要内容。办公室是企业运转的中枢和核心，而收文工作是办公室人员履行上传下达、沟通左右、协调各方、出谋划策等职能的重要手段。可以说，企业收文工作质量不仅影响到企业的正常运转和发展水平，某种程度上也会直接影响到党和国家方针、政策的贯彻执行。

2.是获取各方信息的主要方式。在企业市场化竞争的战场上，信息的作用极为重要，有时甚至直接关系着企业的生死存亡。收文是办公室获取工作信息的主要方式，是企业信息处理的第一个环节，办公室人员对各级来文的阅读、筛选和处理质量，是企业打赢市场竞争战的基础。

3.是强化企业管理的重要抓手。现代化企业管理的一个重要关键词是高效能，做好收文工作既能减少公文运转时间，提高公文办理效率、保证集团中心工作及时开展；又能使公文的效用最大化，促进企业管理提档升级。

二、收文管理存在的问题和困难

近年来，伴随国家有关公文处理的文件出台，大多数企业的收文管理工作取得了进步，但是由于收文本身具有一定的复杂性，所以企业在具体的管理中仍然存在着各种各样的问题和困难。

1.文件来源多样、复杂。企业收文的对象既有上级机关、平级单位、下级企业，也有行业机构、合作客户等。来文的内容既有普通公文，也有涉密公文；既有需立马办理的会议通知，也有对阶段性工作的指导意见；来源的渠道很多，种类繁杂，稍微处理不当就会导致文件办理出现错漏。

2.文件流转混乱、低效。收文管理一般包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、归档等程序，签收不清晰、审核不细致、拟办不精准、批办不及时、承办不到位、催办不严格、归档不全面等等，无论哪个环节没做好，都会造成文件流转的低效、甚或混乱。

3.文件办理拖沓、推诿。一方面有些收文内容涉及多个部门，且有一定的复杂性和模糊性，这就会导致文件在承办过程中出现职责不清楚、推诿扯皮和拖沓办理的现象。另一方面来文数量多、人员匹配不够。尤其在年中、年终等时间点，一个部门同一时间需要处理到文件是平时的数倍，某种程度也会导致文件的积压。

4.人员培养滞后、欠缺。目前很多单位对公文工作精干人员的配备更多倾向于写稿、校稿和发文方面，收文管理比较容易被忽视，匹配的人员通常不能适应现代化企业管理的需求，专业度低、培训机会少、收文管理的质量较差。

三、构建收文管理生态圈的路径

收文管理是一个系统性工程，构建收文管理的生态圈就是需要解决管理过程中出现的痛点、堵点，做好规范化、精细化、专业化和现代化的管理，促使收文管理全过程有记录、有条理、有效率、有质量。

1.统一口径、分类处理，做好文件登记。一是配备专人负责收文和流程督办，统一企业收文口径，确保所有来文能够进行归口管理。二是按照公文登记顺序对所有文件进行整理分类，并做好轻重缓急标注，重要紧急的收文先行办理，不必要的文件可以退回不收，涉密的文件进行专项管理，确保所有收文运转顺畅有序、精准无误。三是制定收文管理一览式台账，详细记录文件来源、时间、标题、密级等各基础要素，同时对具体承办部门和责任人进行记录，跟踪文件流转的全过程。

2.精准定位、改进作风，加快文件流转。一是引入现代信息技术，搭建自动化办公和移动办公平台，实现收文的无纸化管理，对签收人进行精准定位、对滞留点的经办人员进行多样化提醒，保证收文在第一时间流转。二是及时总结分析收文领导签批意见，主动深入一线了解各部门工作职责，充分发挥参谋助手的作用，提出合理注办建议。三是以内部发文的形式规范收文管理，自上而下督促各部门改进工作作风，确保文件规范、快速流转。

3.加强沟通、灵活督办，提高办文效率。一是强化注办环节的事前沟通，进一步清晰定位文件的主办部门，提高承办人员的主动性和协同力。二是强化承办环节的事中沟通，优化督办方式，对收文错情和办理进度进行公开通报，提高文件经办人员的责任心和办事效率。三是强化收文管理的事后沟通，实行闭环管理，所有文件的办理结果在流程中予以体现，一文一号，办结销号，同时做好整理归档。

4.专业培训、激励考核，强化队伍建设。一是对收文人员设置A、B角，建立后备梯队，精心挑选，针对性培养，不定期开展培训，持续提高收文队伍的专业能力。二是建立收文管理激励考核机制，督促所有收文环节涉及人员切实尽职履责，加强协同配合，提高收文管理质量。三是设立合理职业通道，给予收文人员更多关心和理解，不断增强其责任心和事业心，高标准高效率高质量推进收文工作落地落实。

參考文献：

[1] 田肖平.企业公文管理系统的研究与分析[D].云南大学，2017.

[2] 阎志军.中小型企业公文流转系统的设计与实现[D].吉林大学，2015.