文书档案的收集、整理和利用探讨

王佳

中图分类号：G275.2 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-117-01

摘 要 文书档案作为办公的必须的材料包含许多重要的信息，随着信息化的发展，文档的管理文书的收集整理利用的重要性仍然没有改变。只要是涉及到公共办公的事项总是有各种文书的，企业、机构里大大小小的檔案包含着重要的事物信息，需要进行规范化的管理。这就要求我们对于文书档案的管理要规范合理。对此，我们在文章里做了详细的探讨，希望为大家带来帮助。

关键词 文书档案 档案收集 档案整理 档案利用

一、档案收集、整理和利用的必要性

档案，顾名思义就是机关、部门、公司甚至学校等记录事项的文件。这些文件通常包括很多的信息，包括个人的信息、公司的项目信息，有可能部分文件档案中信息就记录着重要的关键的部分，一旦文档中的内容信息被有心的人员利用对于公司机关等部门的伤害是巨大的。这就要求我们做好文档的收集工作，将重要的文档进行合理的保管，防止泄密事故的发生。

很多档案在之后的项目工作中经常需要进行查阅借鉴，或者由于什么问题的发生需要进行查询。为了使档案的查询更加方便，能够迅速地根据要求找到相关的文件，档案的整理就十分重要，对于档案的编号，命名要进行严格的规定，按照一定的目标来进行摆放管理。

关于档案的利用主要包括以下几个方面：1.便于日后进行工作的总结。2.如果之后项目或者事件出现了什么问题就需要进行档案的查询，寻找关键的原因。3.曾经的档案都是以后文件很好的参考资料，需要进行不定时的查询。其利用有多个方面的需求。需要对文档进行妥善的保管。

二、关于档案管理中存在的问题

目前档案管理方面仍然存在部分问题：

（一）档案管理的人才缺乏

档案管理作为比较冷门的职业，相关的人才比较少，对于新型的档案管理技术还不够了解。随着新的档案管理的发展，档案管理越来越方便，大家也能够利用档案管理的相关软件来进行档案管理的效率的提高。但是目前进行档案管理的部分人员无法掌握新的技术，对于互联网技术的发展了解也比较少。

（二）管理方式不规范

由于进行档案整理的时候没有比较具体的档案编号规范，所以档案的查询会有一定的困难。在档案管理这一方面可能平时的关注是比较少的，这就导致没有一个整体的档案规范。包括档案的管理尺寸、档案文字的格式等多个方面都是没有统一的标准，对于相关的档案管理方面的规范是极其缺乏的。

（三）档案管理的效率比较低

这一方面的问题也是主要与档案管理人才的缺乏相关。由于对档案管理的最新的方式方法的不了解，在整体上效率要低于利用了网络技术进行档案管理的效率。传统的档案管理主要就是纸质的档案，档案的利用效率也比较低。再加上现在档案和文书的利用是最为普及的，短时间内就会有大量的文书档案等待着进行收集利用等。

（四）档案的收集不够重视

由于现在档案的利用率比较高，需要不断地进行档案文书的总结。但是由于对于档案的收集的不重视，很多档案随着时间都会在垃圾桶里被销毁，档案不能得到及时的收集会对未来的档案使用造成一定的问题，很多信息都会流失，无法恢复。

三、如何规范文档整理的制度

（一）文件收集制度的规范

文件的收集是文件管理的基础，所以对于文件的收集的及时性是至关重要的。为了保证文件收集的全面需要有相关的人员进行专门负责。对此要制定相关的制度，例如在会议结束后对相关的文件及时收集，根据文件档案的转运规范进行传递，在档案室进行整体的鉴定、编号及总结。这一切的基础就是文件收集。

（二）建设现代化管理制度

为了提高档案管理的效率，档案管理人员不得不对新的管理制度管理模式进行学习。为了保证档案管理的效率需要与时俱进地进行档案管理的现代化制度建设。计算机是档案管理的未来方向。目前对于档案的管理需要做到电子和纸质收集、整理和利用共同进行。一方面做好纸质档案的管理，同时电子化的档案也需要进行整理做好保存和备份。对文档的编修也要及时，做好原件复印件的整理。

（三）现代人员招募制度的建立

为了保证档案管理的效率提高，必须招募相关的专业化的管理人员。保证人员的更替的连续性，人才的不断层。对于有创新能力的人员可以破格招募，为相关的人员进行培训，保证档案管理的规范化和效率的提高。

四、文档管理各部分的具体要求

（一）文档的收集部分

文档的收集范围比较广泛，包括一段时间内的重要文书档案、相关文件的复印件等，部分文件档案在收集的时候需要进行保密，这一部分的工作也需要做好。为了保证文档收集的规范性，需要进行详细的等级，同时需要进行收集凭证的发放，保证文件的收集接受有迹可循，可以进行文件的跟踪，避免不必要的麻烦

（二）文档的整理部分

文档的整理是文档利用的基础，对于文档的整理主要包括文档的装订、编号等。能够从根本上保持文档的条理性。对于文档的编号主要包括按照日期、组织机构及相关的问题等几个方面，保证文档的规范性、条理性。文档的修订应当根据时间的情况进行修订，保证文档修订的逻辑合理。

对于电子化的文档管理也需要进行文件的管理，文件名等关键部分也很重要。只是在保存的时候更为便利，对于电子化的整理也需要及时整理，避免不必要的麻烦。

（三）文档的利用部分

文档的收集整理主要就是为了文档的利用，为了保证文档的利用的合理性文档再被查阅的时候要有完整的申请制度，提供相关的查阅申请。对于查阅的相关人员进行登记，时间、人员等都要进行进一步的签字确认。在翻阅的时候应当记得要保证文档的整洁，才能进行长久的利用。

参考文献：

[1] 许明程.浅谈文书档案的收集、整理和利用[J].办公室业务，2017（10）：75.