中小民营企业存货管理存在的问题及改进

郑向东

摘 要 中小民营企业一般规模小，资金不充裕，人员素质偏低，整体管理水平不高，忽视内部管理，把大量的精力放在生产和销售上，没有建立完善的内部控制制度，造成存货浪费、积压、贬值，减少企业利润，更能够诱发舞弊行为的发生。对中小企业而言，必须进行有效的存货管理，加强存货的会计核算才能使企业获得较大的收益。本文结合了甲公司（从事外保温材料生产的民营企业）的工作实践，具体分析了甲公司在存货管理方面的缺陷，包括：销售目标激进，存货预算不合理，造成存货积压; 采购入库环节内部控制混乱; 销售出库环节职责不清，执行流于形式;会计系统控制失灵;未实施有效的财产保护控制。本文提出了改善企业存货管理的措施，包括制订科学的销售计划，并遵守执行;管理层全力支持，制订全新的流程制度，并严格执行;制订《存货核算与结账流程制度》，实施会计系统控制;制订《存货盘点流程制度》，强化财产保护控制。

关键词 中小民营企业 存货管理 问题 对策

一、中小民营企业存货管理中存在的主要问题及原因分析

（一）销售目标激进，存货预算不合理，造成存货积压

很多中小民营企业未对市场进行深入科学的调查分析、盲目乐观、制订了较为激进的销售目标，采购大批原料，全力生产，成品准备充足。但市场是变化，生产出来的存货不能满足市场的需要，只能积压，导致大量资金占压在存货上。市场所需的产品，由于缺少资金，不能正常生产，失去了客户，失去了市场。

2011年4月，市场上对“燃烧性能达到A级的外保温材料”需求量突然暴增，甲公司接到的销售订单远超生产能力，全天24小时组织生产保温材料。但到了2011年9月保温材料市场开始降温，订单开始减少，库存逐渐增大。甲公司管理层认为未来三年外保温材料市场仍会火爆，仅凭现有生产能力不能满足需求，于是在2012年1月新增4条生产线，生产能力比去年增加了3倍。2012年3月起开始全力生产，由于在2011年大量销售了5厘米的外保温材料，因此在2012年大批量生产了5厘米的材料，但市场却不如人意，需求量大幅度降低，用户需求也开始多样化，对6厘米和7厘米的材料需求量增大，最终导致所生产5厘米材料积压，占压的存货资金比2011年底增加了2.3倍，严重影响公司正常经营，必须通过融资，才能保证2013年正常生产经营。

（二）采购入库环节内部控制混乱

甲公司成立于2009年，设立了采购部、财务部、商务部、销售部、生产部、仓库等部门，规定采购部负责公司的材料采购业务，包括与供应商谈判、签订合同、请款、采购报账等工作;材料仓库负责验收材料入库，并在ERP系统上填写《采购入库单》、成品仓库负责成品的入库、出库;财务部负责存货的核算工作;商务部负责与客户谈判、签订合同、制订销售订单、监督发货、运输、销售统计、应收账催收等工作。采用ERP系统进行管理，包括采购管理、销售管理、存货核算、总账核算、固定资产核算等模块。自2011年1月起未进行会计核算工作，2011年1月至9月份的会计资料与税务资料（包括抵扣联）堆放在纸盒里;采购请购、付款、入库、销售订单、发货等业务：2011年5月底前还有个别录入ERP系统中，2011年6月起停止录入。ERP系统只有出纳员坚持登记流水账。

1.采购入库流程制度设计不合理。甲公司规定“货物到达公司后，由仓库保管员验收入库，并在ERP系统中录入《采购入库单》，且仓库保管员对其录入的《采购入库单》进行复核。《采购入库单》包括供应商名称、品种、数量、单价、金额等项内容”。由于仓库管理员不掌握供应商名称、材料单价与金额等信息，无法保证《采购入库单》录入正确。这个流程制度设计存在两个方面的问题：一是仓库保管员不应对存货单价和金额负责;二是《采购入库单》填制和复核为同一人，给作弊创造了条件。导致的结果是仓库保管员录入的《采购入库单》是错误的，错误不断发生，ERP系统中《采购入库单》的信息不能被采用，《采购入库单》最终在2011年5月停止了录入，ERP系统中再也没有存货入库的信息了。存货没有了管理，处于混乱状态。

2.采购入库环节未明确内部相关部门和岗位的职责权限，不相容岗位未相互分离、制约和监督。甲公司规定：采购部负责采购业务，但没有明确职责范围。甲公司采购入库业务存在：甲公司仓库保管员直接与供应商联系要求供货，并确定了采购数量和金额，供应商按仓库保管员的要求发货，并通知采购部付款。甲公司规定采购付款必须取得机打《采购入库单》，于是仓库保管员在电脑上自编了一个《采购入库单》（未在ERP系统上填制《采购入库单》）打印出来交给采购部，且未在《采购入库单》上签字。货物到达，仓库保管员验收入库后仍未在ERP系统中填制《采购入库单》。仓库保管员履行了除“付款”职能外全部采购职能。采购与入库业务属于不相容岗位，仓库保管员包办了采购与入库业务，且未办理入库手续（在ERP填制《采购入库单》），也未通过ERP系统打印《采购入库单》，无法判断采购业务是否真实？无法判断入库是否真实？极可能导致舞弊事件的发生。

采购部持《采购入库单》和《采购发票》到财务部报账，财务部未在ERP系统中检查该《采购入库单》是否存在，且未在ERP系统中进行采购结算。财务部在这个环节上没有利用信息系统进行会计记录，会计系统控制和监督失效。

（三）销售出库环节职责不清，执行流于形式

2011年10月8日，甲公司仓库现场销售出库情况：商务部打电话通知发货，仓库保管员组织人员装车，装车完毕后，在电脑上自制《销售出库单》（未在ERP系统上通过《销售订单》生成《销售出库单》），打印出來后直接交给送货司机。销售出库环节存在严重的漏洞：一是商务部接到客户的订单后，未履行在ERP系统上填制《销售订单》，相关部门（如财务部）也未履行对《销售订单》的审核，商务部直接电话通知仓库发货;更为糟糕的是商务部没有履行对客户的订单进行登记，也未及时收回客户签收的《销售出库单》，导致无法确定应收账款的金额，造成资金的直接损失。二是仓库保管员将货物发出后，未履行在ERP系统上进行销售出库处理，也未进行任何手工登记，导致销售出库无据可查，无法计算存货的发出成本，更无法核算存货的结存成本，直接影响《资产负债表》和《利润表》的真实性。更诱导舞弊行为的发生。

（四）会计系统控制失灵

主要表现在：第一，会计核算错误：查看甲公司2010年11月至12月所做采购入库业务的记账凭证时发现，同一笔采购入库业务做了二次，第一次依据ERP系统中的《采购入库单》自动生成记账凭证，借记“原材料”，贷记“应付账款”，记账凭证后面未附任何单据。第二次依据《采购发票》，又编制了借记“原材料”，贷記“应付账款”。这样“原材料”和“应付账款”同时增加了一倍，加之《采购入库单》录入的金额又存在问题，这样财务记载的“原材料”和“应付账款”数据已无任何意义。第二，未进行会计核算：2011年1月至9月甲公司未进行任何会计核算，财务部只完成了将报账的采购单据进行保管;采购业务、入库业务、销售业务和出库业务没有进行会计记录;会计控制完全失效;财务上没有任何存货收发、应收账款、应付账款、销售收入、成本、费用等信息。

（五）未实施有效的财产保护控制

主要表现在：第一，无财产记录：甲公司在2011年6月以后，对存货的收入和支出未进行任何登记;第二，未进行定期盘点：2011年1月至9月，未对存货进行过盘点，仓库和车间也不能提供存货的结存情况。第三，未进行账实核对：甲公司2011年1月起未进行任何会计核算，根本不可能进行账实核对。第四，未限制接近存货：工厂员工可以随意进出仓库;员工可以直接领料，不需填写任何单据，仓库保管员填写《材料出库单》。这种方式掩盖了偷盗和舞弊行为，仓库保管员只需填写一张《材料出库单》就搞定了。

二、中小民营企业存货管理的改善对策

（一）制订科学的销售预算，并遵守执行

甲公司从2012年1月开始实施全面预算，在2011年12月对北京及周边市场进行调研，预计2012年保温材料市场销售情况，并结合公司所具有的资源，制订了2012年全年的《销售计划》，先后编制了《销售预算》《生产预算》《采购预算》《制造费用预算》《制造成本预算》《利润预算》《资产负债表预算》《现金流量预算》等，所编制的预算组织专人讨论、修改，提交董事会同意后执行。当内外环境发生较大变化时，及时地调整预算，并建立应急机制。

（二）管理层全力支持，制订全新的流程制度，并严格执行

在甲公司管理层全力支持下，建立存货管理岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责权限，切实做到不相容岗位相互分离、制约和监督。2011年12月先后制订了《采购业务流程制度》《销售业务流程制度》《调拨业务流程制度》《退换货业务流程制度》《施工项目流程制度》《成本管理制度》并经经理办公会讨论通过后，在2012年1月1日起正式执行。这些制度编制原则是职责清晰、流程可操作性、不相容职务分离、加强内部监督、强化会计系统控制、实施有效的财产保护控制。

首先，甲公司针对“采购入库环节内部控制混乱”制订了《采购业务流程制度》，该制度规定了生产部、采购部、仓库、财务部各自的职能，制订了采购入库流程，明确了各部门和人员在采购入库环节担当的角色，特别强调财务部两个职能：一是监督职能。财务部必须在ERP系统中对《采购入库单》进行检查，检查的内容是《采购入库单》是否通过《到料单》（由采购部填制）生成，而非仓库保管员填制，《采购入库单》是否由仓库主管审核。二是核算职能。财务部必须依据《采购发票》（财务部将纸制发票数据录入到ERP系统中）和《采购入库单》进行采购结算，进行完采购结算再进行账务处理。

其次，甲公司针对“销售出库环节职责不清，执行流于形式”制订了《销售出库流程制度》，该制度规定：一是商务部接到客户订单后，在ERP系统中填写《发货单》;二是商务部持财务部签字的《收款单》或《赊销申请表》（附《销售合同》）到财务部办理审核手续;三是财务部在ERP系统中审核《发货单》;四是商务部通知工厂统计员打印〖发货单〗;五是工厂统计员在ERP系统中打印《发货单》，并在单据上签字，将打印的《发货单》交给客户或送货司机;六是客户或送货司机持打印的《发货单》到仓库办理出库;七是仓库保管员在ERP系统中审核《销售出库单》，并在机打《发货单》上签字，工厂统计员每周将《发货单》其中一联返还给商务部;八是商务部填写《开具发票申请单》，《申请单》包括“客户信息、所销售商品的名称、数量、单价、金额、发货单号”;九是财务部收到《开具发票申请单》后，先在ERP系统中进行销售结算（依据《申请单》所列发货单号在ERP系统中生成《销售发票》，并对《销售发票》进行审核，完成销售结算），之后在开票系统上开具发票。

（三）制订《存货核算与结账流程制度》，实施会计系统控制

针对“会计系统控制失灵”，甲公司制订了《存货核算与结账流程制度》，并对“会计核算错误”和“未进行会计核算”采取补救措施：一是组织会计人员对2011年1～9月会计凭证进行补录;二是对存货进行全面盘点，编制《存货盘点表》，依据《存货盘点表》、采购单价（或估计的成本单价）确定存货结存金额;三是对原料出库数量和金额采用“倒挤方式”确定;四是对于成品的入库数量和金额采用生产部报产数量和估计成本确定;五是对于成品的出库数量和金额采用“倒挤方式”确定;六是冲销2010年11月至12月错误的记账凭证;七是确定应付账款金额：尽管对2011年的会计凭证进行了补录，但也无法确定应付账款金额的正确性，只能依据采购部和总经理存有的信息，确定了部分应付账款金额，将账面上未确定的金额记入“应付账款-临时户”，待日后与供应商对账后再确定最终金额。八是确定应收账款金额：依据客户订单和回款记录确定部分客户应收账款金额，将账面上未确定的金额记入“应收账款-临时户”，待日后与客户对账后再确定最终金额。

（四）制订《存货盘点流程制度》，强化财产保护控制

针对“未实施有效的财产保护控制”，甲公司制订了《存货盘点流程制度》，要求：“每月末工厂对存货进行盘点”，并与财务部进行核对;每年的6月末和12月末进行大盘点，由财务部牵头，对公司的存货进行全面盘点，编制《存货盘点报告》，并对盘盈盘亏存货进行账务处理。甲公司还制订了《材料出库流程制度》要求：领料员必须在ERP系统填写《材料出库单》，车间主任对《材料出库单》进行审核后，并打印出《材料出库单》，领料员持纸制《材料出库单》到仓库领料，仓库保管员首先在ERP系统中对该《材料出库单》进行复核，然后领料员领取存货。甲公司也制订了《仓库管理制度》要求：“非仓库工作人员未经允许，不能进入仓库”。

（作者单位为北京中岱会计师事务所有限责任公司）

参考文献

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