浅谈提升企业会议管理效率的措施

施军 顾彤寅 李承伟 刘晓枫 傅斌

摘 要 会议作為企业常用的一种沟通方式，其管理的高效性受到广泛关注。为了有效解决会议数量多、时间长、效率低的问题，本文对会前准备、会中控制、会后评价等方面进行深入思考，提出高效会议的管理措施，为企业会议管理效率的提升提供参考。

关键词 会议 会前准备 会中控制 会后管理 高效机制

一、概述

会议，顾名思义，是指与会者聚集在一起，通过交流和探讨，就某件事或某些事集思广益、达成共识，从而达到统一思想、统一行动的目的;从信息管理的角度来看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式[1][5]。随着现代企业的快速发展，会议成为企业内外部沟通的一种常用方式，会议的高效管理成为企业管理的一项重要内容。

研究发现，现代企业会议存在的问题主要表现为：会议数量太多，有些会议会期太长，有些会议规模过大，加之某些会议质量不高，未解决实际问题，从而重复开会，造成了时间、精力、经济、信息的不必要浪费。

本文通过对企业会议中典型问题的梳理，以问题为导向，提出高效管理企业会议的针对性措施。

二、企业会议存在的问题

（一）会议数量过多

会议是企业顺利开展工作的一项重要手段，能够有效加强沟通、提高决策效率，但是现实中，一些原本事项很明确、责任很明确、要求很明确的工作却经常用会议的时间进行讨论，造成了大量原本不需要开的会依然召开，很多管理人员一天连着参加4、5个会，大规模的会议给企业造成极大的浪费。因此，企业会议在召开之前应该充分考虑其必要性是否充分。

（二）会议时间过长

一直以来，从中央到地方、从政府到企业，都在强调杜绝“文山会海”，提倡少开会、开短会、讲短话，但现实中仍然存在“照本宣科”“长篇大论”的现象，会议一开就长达数小时，远远超出人的正常接受范围，到会议结尾的时候又草草收场，导致会一直在开，事情却一直没解决。

（三）会议规模过大

从组织机构上说，一些企业部门林立，机构重叠，人员过多，人太多了必然要制造工作，同时也在制造会议，机构重叠会带来会议重叠。各部门一年到头要开几次甚至十几次像样的会议以显示成绩。由此而来的职责不清、相互掣肘，更使各种例会、串会、陪会丛生，更何况那些不该设的机构，那些过多的兼职、虚职和副职，无形中增大了协调工作会议的难度。

一些企业在召开各类会议时，通常讲究领导负责制，但实际工作中解决问题的是具体办事人员，因此开会的时候领导、办事人员悉数到场，从而导致会议规模过大，动辄数十人参加一个会议。

（四）会议过程太散

企业召开会议通常有明确的目的，如传达要求、协调工作、评审成果等等，然而很多企业在会议过程中，动辄以“头脑风暴”的名义要求大家现场思考、现场解决问题，但实际上大家事先并不熟悉这些工作，导致漫天思考、东拉西扯，既不能有效实现会议目标，又浪费时间。

三、高效会议管理措施

（一）做好会前准备，充分明确会议召开目的

第一，会议组织部门首先要明确会议目的。如会议试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么行动方案？

第二，要加强议事日程的准备工作，列出与会议目的有关的项目，依据相应的规则进行项目排序，把有关的项目归为一组，限定每个项目的商议时间。

第三，收集所有与会议所议项目有关的信息，如果太长、太多，将其要点摘录出来;在正式开会之际，查看一下是否有新的信息，如果有，需简要告诉参会人员。

第四，会前将会议议事日程和整理好的文件在与会者中传阅，此前需根据要讨论的问题限定与会人员。

（二）加强会中控制，确保会议进展顺利

第一，会议组织者要核对并记录与会者，不缺人、不增人，会议主持人在会议开始时明确会议目的，随后根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见，会上要给每一个人表述自己意见的机会。

第二，如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，会议主持人应根据实际情况对各种观点加以概括，以便决策或达成结论。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，会议主持人应及时引导至议题本身，控制讨论过程。

第三，坚持预定的时间，不要拖延。在每个议题讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论;在会议结束时，对已取得的结果进行概括和明确，输出会议纪要和待办事项。

（三）强调会后管理，确保决策顺利执行

第一，会议组织方及时向与会人员和会议内容涉及的相关方传阅会议纪要，会议记录应准确、明晰。

第二，会议中所形成的决策要明确责任人、时间和具体要求。同时，决策督办部门要根据会议纪要，对会议的相关要求执行进行监督和检查，待办事项必须形成有效闭环。

（四）创新会议组织方式，提升信息传递效率

信息的有效传递是会议的重要目的之一。现代企业会议要融入时代要素，充分应用多媒体技术，以动画、视频、网络互动平台、PPT等形式充分展现会议的内容，让参会者更加形象、直观地了解会议的目的和需要研讨的问题。比如，对于一些需要现场决策又不宜公开表态的事项，可以网络无记名投票开展;对于一些尚未开展的项目，以动画模拟形式去展现等等。会议组织方要尽可能吸引参会者的注意力，确保信息的畅通和高效传递，推动会议的良好进行。

四、结语

第一，会议作为企业沟通协调最常见的方式之一，其开展的高效化对企业管理具有极大的促进意义。

第二，会议管理的规范化、标准化、人性化能够有效推动会议良好效果的达成。

第三，会前准备充分、会中控制得当、会后管理有效、会议组织形式多样是高效会议的重要管理措施。

（作者单位为上海航天精密机械研究所）

参考文献

[1] 任韵蓁，唐群.浅谈改革企业会议管理的措施[J].企业技术开发，2014，33（4）：88-89.