论信息化时代的公安档案管理

文/王丽慧 王灵娜 ，.濮阳市公安局大庆分局；.濮阳市公安局建设分局

1 公安档案信息化的现状

目前我国已经进入了信息化时代，高新技术的发展，改变了人们的生活以及工作方式，给人们带来了许多的便捷条件。在公安档案管理过程中，以往的公安档案主要以纸质档案为主，近年来，信息技术的不断发展，在公安档案管理过程中，运用了许多的高新技术，包括电子计算机、缩微复制存储技术等，并且各地区公安机关均建设了档案数据库，将有关档案资料全部储存在数据库中，只要登录数据库，即可储存信息以及下载信息，大大减少了档案管理人员工作量，提高了档案管理的效率以及水平。

在信息化环境下，公安机关为了实现“科技强警”，建设实施了金盾工程，通过对网络信息技术的运用，建立全国违反犯罪信息中心、全国公安综合业务通信网、全国公共网络安全监控中心以及全国公安指挥调度系统，并形成公安科技档案，采用现代管管理手段，实现信息资源的共享以及快速调取，为公安机关办案争取更多的时间，提高公安机关指挥、快速反应以及打击犯罪的能力，真正做到“科技强警”。

2 公安档案管理信息化建设的出路

2.1 创新公安档案信息化管理理念

理念的创新是实施公安档案管理信息化的先导。一方面，公安档案管理部门要强化对档案管理信息化建设的重视程度，充分地认识到档案的潜在价值与重要作用，在思想上对此重视起来，加强工作人员档案信息化管理的理念；另一方面，公安档案管理部门要加强对档案信息化管理的宣传，让相关人员意识到在信息时代，档案管理要跟上时代的步伐，树立开发与挖掘档案价值的意识，使其服务于公安工作。

2.2 合理选择档案管理开发平台，科学设计数据库模式

针对目前公安机关内部出现的“信息孤岛”问题，公安机关还应选择合适的开发平台，并建设科学档案数据库模式，使得公安机关各部门数据网络能够有效连接，实现信息资源共享，解决“信息孤岛”的问题。所以选择开发平台，通常选用分布式数据库管理系统，在储存本地数据时，管理人员直接上机进行储存，其他部门在访问数据时，只需要登录，通过权限访问即可查询数据。在设计数据库时，需要设计人员充分考虑警务需求，由于公安档案数量较大，所以数据的建立还应满足扩充需求，便于管理人员进行修改。

2.3 注意公安档案的保密工作

在档案的信息化管理过程中，做好信息保密工作十分重要。因此，在利用网络为各地警务部门提供档案信息的时候，一定要保证机密信息的安全性，防止被不法黑客窃取。负责公安档案的管理人员，一定要注意区分可开放与不可开放档案的区别，并且对非开放档案的保密程度以及访问权限进行严格限定。在档案的共享工作中，档案权限的总负责人要将自己的计算机与公安档案科或者档案处的计算机进行联网，那么就实现了档案传输的自动化，方便信息之间的交流共享。在档案管理部门与需要利用档案的警务部门之间用计算机网络进行档案传输工作时，一定要运用档案数据加密处理，并且使用用户识别以及终端识别等技术，防止信息在传输过程中被窃取。

2.4 整合档案信息资源，完善基础设施建设

推动档案信息化建设，首要一点是完善相关基础设施，打造一支数字化档案馆。档案馆建设中，应该配备专门的档案干部队伍，丰富档案馆馆藏，借助检索工具来提升档案资源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同时，档案管理部门需要结合实际情况选择合理的方法管理电子档案，加大资金投入力度，不断完善硬件和软件设施，促进档案管理系统不断更新和完善，建立操作性较强的实施平台。对于传统的纸质档案资料，可以逐步电子化录入到系统，实现纸质档案资料和电子档案资料并存，整合档案信息资源，推动公安机关档案管理信息化建设，提升档案管理工作效率和质量。

2.5 建立完善的网络化管理制度，加强公安档案保密和防伪

公安档案的保密和防伪是公安档案管理的重要工作之一，为了保证公安档案保密和防伪工作，还应建立完善的网络化管理制度，保证公安档案管理工作更加的科学以及合理。公安机关应根据实际情况，建立完善的网络官化管理制度，包括软件管理、机房管理以及操作管理等方面，并对相关工作者人员的操作行为进行监督，对于违反相关制度的人员给予警告，及时的进行纠正，同时还应将公安档案中的数据信息分为两类，一类为开放档案信息，另一类的非开放档案信息，并对不同访问者设置相应的权限，以此保证公安档案的保密性。另外由于电子档案很难从文字中分辨真假，所以还应在档案中设置防伪标志，避免不法分子篡改档案。

2.6 建立健全公安机关的现代化档案管理体系

在信息环境下，公安档案管理部门在档案信息化管理过程中，可进行管理模式的创新，在实体管理的基础上，实施“后保管模式”，即将对档案实体的管理转变为对档案信息的管理，实现对档案的宏观管理。随着计算机网络技术的发展，公安档案文件越来越偏向于采用电子文件形式，单一的实体管理难以有效满足当前档案管理工作的要求。因此，档案管理^员必须转变管理模式，由对档案实体的管理逐渐转变为对档案文件形成过程的管理，以此为途径，有效提高档案信息管理的效率。

3 结束语

公安机关作为我们国家重要的执勤执法部门，其档案具有涉及内容广、涉及人数多等特点，是我国档案的重要组成内容。目前公安档案管理信息化存在观念滞后、技术缺乏、人才不足等困境，我们必须不断加强管理理念的创新，增强技术水平，打造高素质人才队伍才能促进我国公安档案管理信息化建设，促进我国公安档案工作的有序进步与发展。