提升事业单位档案管理效益的方法

文/孙彬，白城市财政局

事业单位作为我国重要的行政服务体系，在其发展与运作中必然会产生很多重要的文件档案，这些档案不仅对事业单位的发展有重要的指导作用，更是社会发展进步的重要见证，事业单位的档案管理工作的重要性不言而喻，本文结合现阶段事业单位档案管理中存在的问题，探讨了提升事业单位档案管理效益的具体方法。

1 提升事业单位档案管理效益的原因

在事业单位的改革与发展中，进行档案管理记录单位的工作进度与建设成果，能够帮助单位管理者及时掌握单位的整体情况，并以此为基础完善、改变单位的工作方针与运行方向，提升单位的运行效率。提升档案管理效率，能够充分发挥档案信息的作用，明确事业单位的工作重心，结合工作地区的经济社会发展状况作出相应的调整，使其运营更符合社会经济的发展需求，实现与社会发展想协调的目的。

2 影响事业单位档案管理效益提升的主要原因

2.1 重视程度不足，管理制度不够完善

事业单位的档案管理工作是事业单位公共管理的重要组成部分，事业单位中的档案资料对单位日后的改革发展有重要的借鉴意义，但是由于这项工作本身不能产生经济效益，导致很多事业单位对档案管理工作不够重视，档案管理部门被边缘化，单位内部缺乏科学完善的管理制度，管理流程不能规范化，常常出现档案接收时审核力度不足，档案存在虚假内容；纸质档案保存、取用不够严谨，档案损坏、丢失现象频发等等现象，不利于档案管理工作有效的发挥其作用。

2.2 相关技术落后，缺乏信息技术支撑

随着我国经济科技的发展与进步，借助于互联网大数据的管理体系已经普及到很多企业与单位，信息化的建设不仅极大程度上提高了管理效率，更降低了管理成本与失误率，但是现阶段事业单位因管理性质等原因，其档案管理的信息化程度普遍较低，大部分事业单位仍旧采用传统的人工管理模式，单位内部对信息管理理念的理解不够透彻，不给予足够的资金支持，并且在信息数据库的建立初期，信息过于冗杂繁多，很难做好档案管理系统的兼容工作，进一步增加了信息化建设的难度。

2.3 管理意识较低，管理人员素质不高

档案管理工作人员问题主要有：档案管理工作是一项较为枯燥的工作，且这项工作本身薪资待遇与相比其他岗位相比相对来说是较差的，这就导致了很多年轻、有潜力的人才不愿意选择这个岗位，导致工作岗位缺乏新鲜的活力；档案管理缺乏专业的人才，很多管理人员是从其他岗位调职过来的，或者是兼职，这样的人员不仅不具备专业的管理知识与足够的管理经验，而且对本单位的档案情况了解不足，很容易在工作中出现失误；企业对管理人员的培训力度不足，管理人员的思想与专业程度没有得到较好的培训与建设，呈现出整体素质较低的情况。

3 提升档案管理效益的方法

3.1 提高重视程度，完善档案管理制度

事业单位要充分了解档案管理在单位发展中起到的作用，针对单位的实际情况建立科学、完善的管理制度，明确管理中的具体操作准则，提高工作人员的意识与责任感，将档案管理引入制度化、标准化的轨道中。首先要明确档案管理的目标，确认责任制度，做好分工协调，将管理工作落实到个人，其次要注意数据的备份，做好取用登记工作，防止重要档案的丢失，最后，还要注意做好监督管理工作，保证制度在实际操作中得到有效落实，保证档案管理工作的持续发展。

3.2 引进先进技术，建设数字信息档案

要想提高档案管理的效益，必须要改变传统的管理模式，引入先进技术，建立数字信息档案，首先要做好软硬件设施建设工作与新兴科技的研发引进，做到与时俱进，不断推进信息化程度，提高档案系统的安全性与稳定性。在信息系统的建设上，要以长远利用为目标，确立统一的信息收录、检索标准，做到信息存储集中化，检索目录要准确、全面，提高系统的人性化服务，便于公众查询使用，同时要紧跟时代科技的发展潮流，不断开发高新技术，完善自身系统，强化安全系统，防止数据库收到木马病毒的威胁，避免数据的外泄与丢失。

3.3 加强员工培训，打造专业管理团队

提升管理人员的综合素质是保障事业单位档案管理效益提升的重要措施。企业应当针对管理人员现阶段呈现出的水平，开展针对性的培训教育工作，从意识态度与知识技能两方面提高管理人员的素质，意识方面，要让管理人员明确档案管理的重要性与自身职责，提高工作热情与责任心，保证工作效率；知识技能方面，要不断学习相应的知识技术，熟悉数据库管理维护流程，夯实自身工作能力。此外，企业也许注重高素质人才的引进工作，拓展人才引进渠道，优化人力资源结构，打造一支高素质管理团队，使档案管理信息化建设工作开展的更加顺利。

综上所述，提升事业单位档案管理效益是促进事业单位改革发展与社会现代化建设的重要举措，事业单位应当根据现阶段暴露出来的问题，完善管理制度，引进先进理念，加强管理队伍建设，全面提高单位档案管理效率，促进事业单位在现代经济社会中的进一步发展。