浅谈新时期如何做好公安档案管理工作

文/曹锐 李丹丹，濮阳市公安局昆吾分局

1 公安档案管理概述

公安档案是公安各个部门民警在日常警务工作中产生的文字、图像、声像、实物等形态的历史记录，并由各部门从事档案工作的人员进行初期整理，再经过规范化、专业化的加工，最终形成档案并保存入库。公安档案包括文书档案、业务档案、声像档案、户籍档案、科技档案、会计档案、实物档案等。公安档案管理的目标是要把“规范治档”贯穿于档案管理工作的始终，使档案管理更加规范化，从而更好地服务于公安工作。

2 当前公安档案工作存在的问题

2.1 思想认识不到位

相比较于打击犯罪、维护治安等传统意义上的公安主业工作，相当一部分民警没有认识到档案工作的重要性，甚至认为档案就是“一堆纸”，档案管理员就是“仓库保管员”，只要将相关材料装订好、存放到位就可以了。这种思想作用在领导身上，就导致公安机关内部在档案工作人、财、物资源上的投入不足，个别部门对于档案工作采取临时“突击”模式，检查人员一走就只管“主业”，长此以往使得档案工作与公安工作脱节；作用在档案工作人员身上，则导致个体工作责任心不强，积极性受打击，影响公安档案工作的质效；作用在其他民警身上，则导致对档案工作的排斥、不配合，公安档案指导实战、服务工作的作用难以发挥。

2.2 档案管理制度建立不完善

公安档案的形成、归档、保护、利用本身有一套严格的规范管理制度。但部分档案人员未能严格按照制度，加之缺乏严格监督，使得在整理归档中不依据标准，不规范整理，存在归档工作随意性较大的现象，容易造成档案资料缺失，影响档案的系统性和完整性。

2.3 公安档案管理中信息化管理程度偏低

在信息化时代的基础上，公安档案信息化系统的建设，重点在于强调信息的飞速传输，而忽略了对公安档案信息内容的综合利用以及全面管理，网络还只是档案管理工作中一种辅助性工具，管理方式并未发生根本上的变化。此外，受老旧管理观念的影响，公安档案管理工作还一直处在提供利用、接发信息的被动工作模式，信息化的作用并未充分发挥。此外，在档案管理工作中，虽然治安、消防、刑侦、户政等各个公安机构都已经建立了信息化系统，但个个都是互相独立的，并未实现各公安机构系统的互相连接，档案材料信息无法实现共享，致使各个公安机构建立的档案信息化系统很难发挥出最优的效果。

3 有效提升公安档案管理工作的措施

3.1 提高对公安档案工作的重视程度

3.1.1 争取领导干部的重视

这也是最关键的一点。实践中，应从内外两个方面入手。首先领导干部要加强档案管理理论学习，自觉认识到公安档案工作在服务全局、强化公安建设等方面的重要性。这是内因激励。其次，应将档案工作纳入公安大绩效考核中去。让考核的“指挥棒”督促领导重视档案工作质效，细化分工，优化人财物资源配置，并开展经常性的档案检查。这是外因刺激。

3.1.2 档案管理人员要转变思想

档案工作者常年与档案“打交道”，是档案管理工作的第一责任人，务必消除对档案工作的偏见，以服务大局的观念，不断提高自身对于档案工作重要性的认识。

3.1.3 广大公安民警要打破固有观念

民警是档案的创造者，也是档案的使用者。公安机关应当积极组织系列活动对档案工作进行宣扬，让更多的民警认识到档案工作的重要意义，参与到档案工作中去。

3.2 加强公安档案队伍建设，提高人员素质

要整合公安人力资源，形成固定的公安档案队伍，减少因为人员流动造成的工作效率降低的问题。要对档案管理人员进行定期的培训，提高档案管理人员的素质。对公安档案工作的发展起骨干作用的人才，要从职级待遇上适当放宽条件，予以倾斜，用好的制度留住人才。同时，可引进档案领域的高级人才，促进档案工作管理水平的提升。

3.3 完善公安档案制度建设，提高规范要求

依据《档案法》等法律法规及上级关于档案工作的规定要求，进一步强化制度建设。在现阶段公安档案管理产生的问题可以看出公安部门的权责分工不明确，要借着提高公安档案管理水平的契机，完善公安档案制度，对于不同阶段的工作提出明确的要求，并且安排监督和考核。

3.4 加大公安档案设备投入，提高硬件水平

要改变档案装备落后的状况，就必须在硬件上加大投入，让档案管理实现现代化，提高档案管理的效率。同时，紧跟时代潮流，大力推进档案信息化管理，切实抓好档案信息化建设，不断创新，不断完善，使档案管理工作适应时代的发展需要。

3.5 提升公安档案管理工作中的信息化程度

要想创建满足公安机关需求的档案管理信息体系，需要先做好以下两个方面：第一，选择高水平、专业的公安档案管理人员，改变传统的管理模式，在高效、规范地完成基础的档案管理工作之外，还要不断创新、开拓新的管理模式，学习新型的网络管理知识、软件使用技术，以更好地提高自身的业务水平。第二，要优选平台，实现各个部门档案库的高效连接。在选择开发平台过程中，要优选分布式的管理系统，在各个公安部门内建立对应的档案库，并互相连通，利用信息化系统来直接实现信息材料资源的存取，用较少的财力、物力、人力投入，完成档案信息文件利用的最大化，同时在此过程中，还需要结合档案管理的具体要求进行系统设计，改变之前的分段式管理模式，保证对公安电子档案文件的利用、存取、更新的全方位管理。

4 结束语

总而言之，规范科学的公安档案管理工作才能不断提升公安部门的工作效率和管理水平，做好档案管理的利用开发，不仅能够有助于公安档案管理工作人员实现自身的价值，还能够为民生建设、社会进步、经济发展作出巨大的贡献。