档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用

文/刘美铃，重庆市矿业工程学校

1 引言

社会经济的不断发展以及科学技术的进步，为开展档案管理工作提供了良好的外部条件，而应用电子信息化管理模式是发展的必然趋势。现阶段，档案管理人员必须紧跟时代发展的步伐，提升自身工作能力，在健全电子信息化管理制度的基础上实现档案管理信息化。

2 档案管理的发展进步

随着经济水平和科学技术的发展进步，电子信息化时代的到来，大量的信息资源迅速涌入到企业的各个方面，尤其对档案管理部门产生了十分巨大的影响。对比以往档案管理工作依靠纸质件、实体档案较为传统的管理工作模式，当下档案管理工作电子信息化建设，使企业面临着全新的挑战。现代化企业档案管理中，运用计算机可以大量存储以及快捷检索档案，将传统纸质版档案转变为机读形式，是一项重大的变革。相比传统的档案管理，其管理方式虽然在一定时期发挥了作用，但是随着现代化的变革，已经无法满足企业日益发展的需要，所以，在保留原有管理模式优势上，积极改进、更新档案管理方法，以建立适合于企业发展的电子信息化管理模式，使档案管理工作效率得到提高。

3 电子信息化下的新档案管理模式的优势

电子信息化模式下的档案管理改变了传统的记录模式，将文字、声像等信息通过计算机数字编码进行处理，进而变成数字记录形式的电子文件，具有快捷且可更改、可共享以及储存方便的优点。实现了档案管理的自动化、信息化以及智能化。电子信息化模式下的档案管理工作优势：

3.1 检索档案可以更加快速和精确

在传统的档案管理中，档案的检索需经过档案管理人员翻阅登记本进行查找，查找过程时间长、易出错、效率不高。如果将电子信息技术应用于档案的管理中，利用其高效、精确的特点，实现档案查找工作更加方便、快捷。

3.2 电子文书保存更加稳定、安全

同传统纸质档案相比较，纸质档案往往会因为人为或是自然因素造成资料的不可逆性破损、丢失。运用智能化电子设备，将原有纸质资料转换成电子资料，则有效地解决了易破损、易丢失这些问题。在电子技术的保障下，资料的存储形式多样、存储程序简单快捷、存储时间长，大大提升和增强资料保存及传递过程的时效性、安全性。

4 档案电子信息化管理的途径

在现代化企业发展模式之下，企业档案管理水平需与时俱进，探索如何建设档案管理电子信息化道路。这不得不要求企业改变以往档案管理模式、档案管理人员业务能力不强、档案管理方式错误、档案管理信息化建设进展缓慢问题。作为一名企业档案管理工作者，面对这些问题，通过对问题具体分析、资料的收集整理，制定出科学合理的解决之策，为企业档案管理电子信息化激发新的活力，促进企业的长远发展。

4.1 加强基础设施建设和提高人员业务能力

一方面加强基础建设，从硬件建设的投入上下功夫，不断优化改善工作环境，及时更新换代电子仪器和多媒体器材，升级电子软件设施，有效保障电子信息化的顺利运行与发展；另一方面，不断加强管理团队的自身建设，提升档案管理人员的综合素质，创造外出深造培训学习机会，使其能够及时掌握最先进的技术知识、管理理念，提高管理能力，提升电子归档业务技能；此外，在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，同时加大档案部门之间、区域之间的系统合作力度，通过交流，促进互联互通，有效实现知识创新、资源转化、资源共享。

4.2 档案管理的同步化及实时化

档案的信息资源是企业的核心，直接关系着企业的经济效益，妥善保管企业各项资料有助于提升企业的综合竞争力，进而推进企业的可持续发展。因此，档案管理工作要顺应时代发展，加快企业电子信息化建设进程，积极应用电子信息化的管理模式。在现阶段来看，信息技术的发展很快，在网络信息平台中，全面建设企业档案的数据库十分必要，除了可以确保各项资料的完整性，还为用户快速查找内容提供了诸多便利，作为管理人员，也能将档案管理工作实现实时化、同步化的管理目标。

5 档案管理电子信息化应用的重要性

5.1 提升工作效率

在任何一个企业，部门与部门间需相互配合，共同完成工作任务。企业建立电子信息化平台，信息资源进行共享，有效节省了部门与部门间沟通时间，提升了工作效率，经过大量的实践可知，在企业档案管理方面，如果能够有效地开发与利用电子信息化平台，可以为企业节省很多的资源，有助于节约生产运营成本，让员工高效的工作。

5.2 共享档案信息资源

当今社会我们正处于信息化时代，通过运用电子信息技术、网络技术，建设信息化平台，完成信息资源共享，形成现代化管理模式，实现了企业管理人员利用数据平台，就能掌握企业内部人和物的具体情况，解决了传统档案管理中信息不全面、信息不准确、信息源单一等问题。

5.3 有利于构建规范化的流程体系

与传统档案管理模式相比，电子信息化管理模式能够解决以往模式存在的问题，在实现资源共享的基础上构建规范化的流程体系。目前，使用电子信息技术有利于使档案管理转换成自动化管理方式，并不受人为因素干预，只需要在前期阶段提前设置相关程序，计算机技术便可以根据实际运行情况储存和管理信息，确保信息的完整性。

6 结束语

电子信息化管理模式就是信息化管理电子文件，需要借助计算机一类的设备阅读使用，它虽没有传统档案管理中纸质文件可读性强，但是相比于传统纸质文件而言，其处理方式与传递的速度效率却略胜一筹，不需要像纸质文件必须配有专门的、大面积的空间用来存放文件，实现实时共享同时且不会受到空间的限制。总结来说，电子信息化管理模式就是一种较便利的储存文件的方式。在企业管理中，要全面落实档案管理工作，积极应用电子信息化技术，顺应时代发展，推进档案管理的信息化建设，做好档案管理的电子信息化建设具有重要的意义。