档案规范化与信息化管理

文/冉雪莲，重庆煤矿安全监察局

1 引言

档案质量管理全面化是指以单位领导为核心，组织档案工作人员进行部署。通过现代化的方式让科技化管理发挥良好的作用。制定全面有效的规章制度与管理体系，确保档案管理工作落实到每个人身上。围绕着加强档案管理工作的质量为核心，确保档案管理工作的质量。

2 档案含义

档案管理工作不容忽视，有了良好的档案管理工作、齐全的资料记载，才可对单位的历史沿革与发展起到说服性的作用。在单位中，档案管理的含义是在工作当中关乎社会和国家及单位本身重要的过程以数据、照片、录音、录像、实物、文字记录的形式进行详细记载。所以档案管理工作的质量，直接关系着这些流程中的重要信息。只有通过不懈的努力，不断提升档案管理工作的质量水平，保证档案的真实性、完整性，才能将此项工作的成效提升。

3 档案管理工作的意义

档案是人类社会进行各种实践活动的真实记录，是原生信息。其深入人类日常社会生活，体现在社会生活的方方面面，有着非常重要的作用。所以，加速推动档案管理信息化、规范化和科学化发展，持续加强档案基础建设，档案管理当务之急必须不断增加工作力度。

档案工作已成为单位不可或缺的部分。它既可较高的提升工作品质及效率，又有利于保证原始资料的真实性。档案管理工作直接体现单位领导是不是能根据整体运作情况及时调整管理政策。加强管理的理念，就是要加强研究新出现的档案管理方法，如实、完整地反映出单位的整个运作成果及发展情况。

在信息化迅速发展的今天，人们对档案工作的管理意识逐渐淡薄，忽略其在社会发展里的现实作用及长远的战略意义。随着人们逐渐进入信息社会后，档案对于人们了解客观及主观世界，对于经济发展、传承文明及科技创新，具有无可代替的作用。所以，档案工作迅速融入信息社会，加快信息档案建设是档案部门和档案工作者当务之急的重要任务。档案信息化、规范化及科学化是档案工作迈向现代化建设的必经之路。

4 档案管理工作中存在的问题

单位档案管理工作是单位内重要的人、事、物的管理载体，是对单位发展实行的准确记录，从其内容来看，有着较强的政策性、严密性及专业性。因此，对新时期提高档案管理科学化水平的路径进行分析有着较为重要的意义。

第一，缺乏创新意识。由于传统观念的影响，导致管理观念比较的陈旧，在档案管理方面只是进行保管并没有注重档案资料的运用，也没有对档案进行有价值的开发，更没有实现档案的共享。第二，档案管理机制不够完善。没有根据自身的情况对各项机制进行完善，工作人员自身能力也存在着很大的差异，让档案管理工作一直处于被动的状态。第三，没有有效的利用档案资源。因为不重视档案的管理工作，同时没有正确的档案管理意识，导致了档案管理在实际的工作中不能够规范的开展，也就不能让档案得到有效的利用。

5 电子信息档案管理系统构建所应遵循的基本原则

1）规范化。任何工作要想保持一个稳定发展的状态，都需要将其安全性、秩序性保障起来。电子信息档案管理系统的建设与一般的档案管理工作有着较大的差异，互联网信息技术的介入，使得系统数据信息能轻易被被删减或修改。所以基于电子信息档案管理系统应用的安全性、可靠性要求，需要在系统建设期间，分析可能会存在的安全隐患问题，确保每一个工作阶段都能够规范化，管理质量提升能够给电子档案应用带来积极的推进作用。

2）一体化。一体化指电子信息档案统一管理阶段，做好集成化的管理模式应用，当各种数据信息资源能够协调性应用，那么电子档案的真实性、可靠性就有了良好保障。电子信息档案管理系统应用期间会生成一个较为完成的生命周期，为了避免在管理阶段遇到一些突发性问题，在电子信息档案管理系统建设阶段，应探索管理周期设置要求，实现对电子档案的有效性管理与应用。

3）自动化。自动化在电子信息档案管理系统建设阶段的要求，就是针对电子档案的自动生成，档案管理员对相应的电子档案数据信息进行搜集、整理，经过分类、整合之后能够对已有的电子档案信息资源进行深入的分析与研究。整合过程中，将文件自动合成处理，为后续的利用提供便捷条件。

6 提升新时期提高档案管理科学化水平的相关策略

全面强化档案管理工作信息化建设，档案管理工作信息化建设已经成为了其发展的必然趋势，从当前档案管理工作开展实际来看，其总体有着较大的提升空间。因此，单位领导必须转变传统的档案管理工作认识，健全档案管理工作机构。同时，在进行信息化建设时，可选择使用当前已经较为成熟的档案资源管理系统，通过借助新技术对图像档案与文字档案进行准确识别，及时存储到档案信息库中。也可选择使用网络平台对档案资料进行传输，实现档案管理的无障碍、远距离共享，这不仅有助于提升档案管理的容量，同时也可有效防止出现档案在长期保存过程中出现的损坏与老化等问题。此外，在档案管理信息化建设中，对档案管理信息化管理标准进行明确，形成完善的档案信息化管理工作体系，提升系统软件的可移植性，推动档案管理工作信息化建设标准化程度。

7 结束语

在档案管理工作中，如果继续沿用传统的档案管理模式，将直接影响档案管理的工作效率和质量。信息时代已经到来，我们可以将信息技术和档案管理工作结合到一起，对档案管理的模式进行创新，将档案管理的规章制度进行完善，重视档案管理工作人员的专业技能和综合素质的培养，才可以让档案管理工作更加顺利的开展，最终让单位得到更好的发展。