如何加强《出生医学证明》档案管理

文/霍向洁，河北省妇幼保健中心

1 《出生医学证明》及档案管理的重要性

《出生医学证明》是依法许可的医疗保健机构依据《中华人民共和国母婴保健法》的有关规定为新生儿出具的法定医学证明，有着“人生第一证”之称，其作用不仅证明该新生儿的出生状态，而且可以为判断血缘关系提供最原始、最科学的原始依据，为获取中华人民共和国国籍提供医学依据，为公民进行户口登记、取得公民身份证号码的原始法律凭证，为儿童能依法获得保健服务的科学凭证。随着经济发展和社会进步，孩子入托入学、出国留学居住、遗产继承等都需要《出生医学证明》作为凭证，其实用价值愈来愈大。正是由于《出生医学证明》的重要性，对《出生医学证明》的档案管理也显得非常重要。所以，随着社会的发展和进步，生活中越来越多地利用到《出生医学证明》档案，健全《出生医学证明》档案管理工作势在必行并迫在眉睫。

2 目前《出生医学证明》档案管理中存在的问题

2.1 保管部门不明确，影响管理质量

由于国家相关部门尚未出台统一的《出生医学证明》档案管理规范，造成各个签发机构的档案管理缺乏统一性，仅出生医学证明档案管理科室就五花八门，有的将档案存放在病案室，由档案室统一管理；有的因新生儿出生在妇产科，由妇产科负责管理；有的则由妇产科存放一定时间后，再统一上交到医院的档案室管理。由于管理部门的不明确性，造成其档案管理的不规范性，不同程度地造成《出生医学证明》档案材料的破损、混乱，甚至丢失，不同程度影响到保管的质量，造成《出生医学证明》档案管理质量不高，管理水平参差不齐。

2.2 档案管理无序，影响服务质量

笔者在调研时发现，目前《出生医学证明》档案管理中尚存在诸多薄弱环节，比如个别签发机构对申请材料审核不严，出现缺少重要证明材料；比如有的新生儿家长为孩子入托入学，以丢失证件为名，弄虚作假，通过补发证件等非法手段私自更改出生日期，造成证件与原始档案不一致；再如《出生医学证明》档案管理人员缺乏必要的管理知识，对出生医学证明的档案随意排序，不便查询；还有的机构虽实现电子化管理，但由于归档资料项目不全，甚至有缺录现象，造成查询困难，费时费力，没有发挥电子化管理的优势。

2.3 管理交接脱节，造成人力重复

尽管医疗保健机构强化《出生医学证明》档案的专业管理，但由于具体管理人员不固定，人力资源合理流动等原因，致使出生医学证明档案经常发生移交现象。加之个别医疗保健机构对《出生医学证明》档案重视程度，明显比其他医学档案弱，时常发生移交脱节、管理混乱现象，在分娩量不多、签发数量少的医疗保健机构尤为突出，导致新接收的管理者进行重新整理、重新归档等，既造成人力资源的重复劳动和浪费，也导致《出生医学证明档案》管理缺乏连续性和规范化，管理水平往往原地踏步，创新乏力。

3 提升《出生医学证明》档案高效管理的对策

3.1 加强学习，提高责任意识

提高《出生医学证明》档案管理的有效性，首先要提高从签发机构到具体管理者的档案管理意识，保证《出生医学证明》档案的真实性、完整性、有序性。卫生健康行政部门和医疗保健机构，要定期对签发科室和档案管理人员开展《出生医学证明》档案管理知识的培训，提高有关人员对《出生医学证明》档案管理重要性的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的工作理念，从而强化责任意识，提高做好本职工作的自觉性。

3.2 规范管理，实现服务高效

对于《出生医学证明》的档案应实行统一要求，规范管理。各医疗保健机构要明确对《出生医学证明》档案管理的科室或部门，并将《出生医学证明》档案管理纳入到机构档案统一管理范畴，变分散管理为统一管理。要强化分类管理，明确《出生医学证明》档案的归档种类，统一于签发类、专业类档案，与管理类档案区别开来。由于《出生医学证明》档案具有历史存档和即时调取的双重作用，因此在整理时应对散在的档案进行条理化整理，通过分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗、录制电子档案等流程，组成有序的管理体系，并在整理过程中遵循档案的时间特性和形成规律，保持档案文件材料之间的有机联系，并根据档案的价值实行分类管理，为后续管理工作和服务工作提供方便。

3.3 互联管理，实现快捷服务

随着信息化步伐的加快，医疗保健机构要适应新时代的要求，创新对《出生医学证明》档案的管理手段，加大对硬件设施的投入，对《出生医学证明》档案实行电子化管理。对签发《出生医学证明》时形成的档案材料同步录取电子档案进行归档，确保档案的真实性。医疗保健机构档案管理部门可以利用信息化管理平台，畅通《出生医学证明》档案管理的信息化通道，实现婴儿出生、签发证明、录取信息三同步，既减少差错、避免不良事件的发生，又可以实现对同一档案进行统一管理。

3.4 实施监管，促进管理规范

实施有效监督，有利于提高《出生医学证明》档案管理质量。卫生健康行政部门和档案管理部门应将《出生医学证明》档案管理工作，纳入到重要议事日程，强化对医疗保健机构的日常监督指导。医疗保健机构要建立《出生医学证明》档案管理监督管理机制，完善相关制度，加强日常监管，重点对《出生医学证明》的换发和废证管理、信息管理、档案管理等环节的督导检查，并将结果纳入绩效管理，与相关科室及人员奖惩挂钩，从而提高管理科室和人员的责任意识，调动工作的积极性、主动性，克服麻痹思想和应付态度，确保将《出生医学证明》档案管理纳入到医疗保健机构科学化、规范化管理轨道。