加强职业教育学校档案管理的思考

文/徐正娥，日照市科技中等专业学校

职业教育学校的档案管理工作对于保存学校的历史、促进教育教学水平和管理服务水平的提高都有着非常重要的影响。因为档案材料是职业教育学校全方位发展历程中工作业绩与经验教训沉淀与积累。本文从档案管理的重要作用出发，对于为何以及如何提高职业教育学校档案管理水平，谈点自己的看法。

1 为何要加强职业教育学校档案管理工作

学校档案一般分为文书档案、教学档案、学籍档案和基建设备档案等四部分，对它们的管理不仅是职业教育学校管理工作的重要一部分，还在职业教育学校的全面发展过程中发挥了重要作用。

1.1 文书档案发挥的作用。文书档案是指在日常中学校内部产生的各种文件、资料以及职能部门下发的各种教育教学政策性文件等。这些文书档案记录着学校发展历史，记录着学校曾经取得的成绩和荣誉。因此，通过文书档案，既可以为学校领导决策提供依据，又为学生了解学校的历史和发展轨迹、增强认同感和自豪感、萌生爱校情怀提供了教材。

1.2 教学档案发挥的作用。通过教学档案，可以衡量教师的教学质量学生的学业水平，从而促进教学质量的不断提高；也可以作为教学评估的参考依据，反应一个学科的整体水平，见证学科的建设发展历史；还可以作为教学改革、教学研究的重要依据，为深入研究学生的学习实际、促进教学效率的提高发挥重要作用。

1.3 学籍档案发挥的作用。学生的学籍档案记录了学生的学习成绩、获奖情况、综合素质等多方面的内容。其一方面，也为社会甄别人才是否合格提供证明。

1.4 设备、基建档案发挥的作用。设备档案是指学校的教育教学设备的购置、维修等方面的相关档案，当学校的设备出现问题时，通过设备档案可初步了解设备的性能，为下一步的维修奠定基础。基建档案是关于学校基础将设的档案，其中施工图纸、水电安装示意图等可为学校的翻修、改建等提供依据。

2 如何加强职业教育学校档案管理工作

2.1 增强全员档案意识。首先，要提高档案管理人员的意识。虽然是专业的档案管理人员，但是一些人的档案管理意识不强，没有意识到档案管理工作的重要性，工作不认真不细致、敷衍了事。因此，必须加强档案管理人员的档案意识。其次，要加强全体教职工的档案意识。档案管理的基础工作就是档案的收集，这就需要全体教职工的支持与帮助，将有用的资料及时归档。再次，要提高学生的档案意识。学校在新生入学时就要宣传档案的重要性，让学生明白档案的作用及意义，及时完善档案信息。毕业时，要进行档案相关知识的培训，确保学生明白毕业生档案的内容、意义和去向。

2.2 加大组织领导力度。要成立档案工作领导小组，加强档案工作的领导，档案工作领导小组组长由学校主要领导担任，以保证档案工作的科学发展。在学校建设过程中，要尤其做好档案馆（室）的建设，规划处独立的区域用于档案管理机构的办公，并且要解决好档案资料存放场所的问题。档案馆（室）的建设要符合档案管理的要求，设备配备要到位，办公用品要齐全，档案工作网络的软硬件问题都要解决好，以良好的外部环境来保证档案管理的安全性。

2.3 建立健全规章制度。完善的档案管理制度是提高档案管理工作的重要保障。因此，在具体的实践工作中，学校必须要依照《档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，制定出符合本学校实际的档案管理制度，如《档案人员管理职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》等，并细化各类档案管理工作的标准，让档案管理工作能够有章可循、有法可依。

2.4 深化信息管理制度。随着这信息技术的迅猛发展，职业教育档案管理工作要想跟上时代脚步，必须深化档案管理的信息化管理程度。首先，制定一个档案管理信息化总体规划，按照这个规划逐步推进。其次，逐渐实现档案信息资源的数字化，建立起一个实用的档案信息网站，对档案信息资源进行优化调整，以便提高档案管理工作的效率。

2.5 提高开发利用水平。首先做好收集工作，丰富档案内容。不管是会议纪录、合同契约，还是图纸、照片、录音等，凡是和事件相关的材料，都要收集，用丰富的档案内容来充实提高档案的价值。其次，提高档案的质量。对于收集来的档案资料，要进行辨别、整理，去粗取精、去伪存真，使得档案管理具备高水准高质量。再次，要通过展览、编研、查阅等方式，增强档案利用工作的活性，打开档案利用的局面，吸引广大师生走进档案馆（室），充分利用档案信息资源。

2.6 提高档案人员素质。首先，提高档案人员政治素质和职业道德。档案工作具有很强的政治性，因此，要求档案管理人员必须具备坚定的政治素质。同是，档案管理又具有服务性的属性，要求工作人员具有服务意识，具有良好的职业道德和奉献精神。其次，提高档案管理人员的专业素质和创新能力。档案管理人员要具备一定的专业知识，熟悉档案管理工作的业务，并能够通过培训、自学等方式不断提升自身的专业素质和创新能力，以适应新时代的要求。