浅析高校仪器设备验收中存在的问题与对策

文/王娜，西南林业大学

高校的教学、科研离不开仪器设备，如何进一步加强高校仪器设备的管理、提高其使用效益，是当前高校资产管理工作亟待解决的问题。仪器设备验收既是对采购合同履行情况的检查，也是资产管理的开端。严控仪器设备验收环节，不仅可以维护学校的经济利益，确保国有资产的安全，而且能提高各项目经费的使用益。

1 存在问题

1.1 验收制度不够规范、细化，缺乏可操作性

仪器设备验收制度是资产管理入口时要求上下共同遵守的行为准则和办事规程，虽然大多高校对于仪器设备验收入库有明确的要求，但是在实际管理过程中却少有明确可操作的细则和流程，更缺乏问责的具体规定。例如，验收体制与组织无科学设计、无明确回避制度、发现的问题应如何处理无具体依据等。由于缺乏健全细化的法规制度保证，使得仪器设备验收管理经常流于形式。

1.2 缺乏规范科学的验收程序和细节管理

高校存在比较重视仪器设备的招标和采购，但对验收程序几乎不做任何要求和规范，放任自流，因此验收工作常常严重滞后。参与验收的人员也经常遇到验收材料不完整、信息不对称等问题。仪器设备验收要求重视细节，然而高校常常将接收货物视为验收，尤其在额度小、批量小的仪器设备中常见。有些大型仪器设备在验收前需要进行必要的安装和调试，验收人员也常采取看货式地“一次性”验收，造成这些仪器设备投入使用后暴露诸多问题。

1.3 合同文本的不规范导致验收依据缺失

采购合同是仪器设备验收的主要依据，合同条款的拟定直接影响到仪器设备的验收工作。通常采购只是简单套用合同模板，并没有根据具体设备的不同，对设备的技术参数、检测方式、保质期、培训方式和维修方式等具体细则进行详细规定。这就让供应商有了可趁之机，给验收工作带来了一些困难。同时由于采购人员或供货商的疏忽，合同文本还常常出现模糊型号、型号错误等问题，也给验收工作带来巨大麻烦。

1.4 验收人力不足且缺乏专业技术水平

随着国家更加重视对教育的投入和高校的建设，国内外新型仪器设备不断投入高校使用，在为教学、科研提供新方法、新手段的同时，也对仪器设备的验收工作提出了新挑战。仪器设备验收人员日常承担大量验收工作，导致验收周期长、效率低下，同时由于验收人员无法及时更新和拓宽知识面，技术验收环节的工作面临巨大挑战。在验收过程中，验收人员只是简单听从安装人员的讲述，只要正常运转，即验收通过，很少能够做到对仪器设备的主要功能和关键技术指标逐一检验。这很容易造成一些代理商以次充好、降低配置，给学校造成很大损失。

1.5 验收结论简单模糊

高校在实际的仪器设备验收工作中一般采用固定格式的验收报告文本，验收操作中对于发现的问题基本无法做详细记录，常常采用模糊的文字方式填写验收报告单，对验收物品的数量、品牌型号、技术参数、使用功能、生产商、单价、供货商等诸多细目不做描述性说明，模糊给出结论意见，对需要供货商整改项常常只是做验收事后补充说明，也无法约束违反合同等行为。

2 对策

2.1 规范、健全验收管理制度

首先，要建立科学、细化的管理办法作为制度保障。应该针对高校的实际情况研究制定规范性、操作性强的验收入库规章制度，让验收工作过程制度化、流程化、透明化。其次，应根据规章制度和具体的采购项目确定验收参与部门和参与验收的人员，明确各自职责，做到权责一致，对于同具体采购项目存在直接或间接关系的人，应该严格实行回避。

2.2 设计、规范验收必经的程序，注重细节管理

仪器设备验收应该包含以下流程：到货开箱点验货——准备验收依据材料——组织验收形式——确定参加人员——实物验收——提交材料——归档。同时，对以上每一个流程都应当有相应细化、明确的操作要求，以确保验收的每个环节的漏洞最小化，通过细节的严谨保障程序的正当。

2.3 规范采购合同，为验收提供完备的依据

首先，申购部门的工作人员要深入市场调研，对要采购的仪器设备的规格、型号、技术指标及市场行情要了如指掌，在申请采购计划中对仪器设备的性能指标描述准确无误。同时，采购部门也要熟知市场行情，对申购部门提出的设备性能指标的描述进行把关。

其次，采购部门要提高签订合同的业务水平。对相关人员进行业务培训，加强对有关采购合同知识的掌握，提高业务人员的实际操作能力。

最后，建立完善的合同审查机制，控制潜在的风险，避免由于合同条款的不严谨而导致的学校经利益受损。尤其对于重大合同，学校可以在采购合同正式签订之前，将准合同文本交给指定的专业审查机构进行审核把关。

2.4 引入专家验收，采取分层次验收管理

在校内建立专家库，选取具有相应职称和专业技术水平的专家储备于人才库，验收时抽取一定的人数组成临时专家组。

由于人力成本的有限，可以将仪器设备按照金额大小分层次验收，即简易验收和复杂验收。简易验收可以由申购部门组织完成验收，复杂验收由验收部门组织验收。

2.5 规范验收过程的记录管理

验收过程的记录应包括点验货环节和验收环节的详细记录，并设计相应环节的表格。记录应包含验收货物的采购资金来源、采购方式、单价与总金额、数量、品牌、技术参数、安装调试和培训情况、运行情况、使用功能认定、验收参与人员及相关责任人签署的意见、验收日期等内容，验收工作完成后应及时形成完整、具体的书面验收结论。对于发现的问题要明确其性质，提出整改内容、整改期限、整改责任、违约罚则等，对于整改后仍无法达到合同要求的，应严格按合同规定及时中止合同的执行，并视情况诉诸法律解决问题。