电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用研究

常龙

【摘 要】在信息化时代，电子档案管理逐渐替代纸质档案管理，成为档案管理工作发展的主要趋势，因此，依托电子档案管理体系，推进档案工作信息化建设也成为单位内部管理工作的重要内容。本文从电子档案的内容以及电子档案管理的优势出发，结合实际探究电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用，以期对单位档案资源的开发与利用提供参考。

【关键词】电子档案管理;档案工作;信息化建设;应用

电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。在信息技术广泛应用于档案管理领域的背景下，构建电子档案，并建立相应的管理制度规范也成为单位实现档案管理工作转型，提高档案资源开发与利用效率的必然选择。相较于传统的纸质档案管理，电子档案管理更加高效、智能、规范，同时对工作人员依赖程度的降低也有效控制了档案管理成本，提高了档案工作的安全性。基于此，在当前社会环境下，相关单位应积极引入电子档案管理体系，以推进档案工作信息化的建设与发展。

一、加强技术引入，打造电子档案资料库

在电子档案管理过程中，实现从纸质档案到电子档案的转换，是档案工作信息化建设的前提。单位在档案管理过程中，应积极引入软硬件技术，实现对纸质档案的整合与开发，即利用高速扫描仪对档案实现自动化扫描，利用电子档案形式实现档案资料与智能化管理系统的对接;根据统一化标准对原始资料进行纠正、调整，尤其是对于影像资料，通过软件的自动纠偏、剪切、除孔、图像润化等操作，提高画面质量，确保电子档案与纸质档案相符合;根据档案类型建立条形码，通过系统智能识别电子档案的条形码实现批量、高效扫描，完成系统的自动化录入，提高档案整理效率;按照档案归档标准建立归档清单，形成档案目录，纠正传统纸质档案管理中不规范、不准确的情况，根据目录纲要实现分类管理，从而建立完整、规范的电子档案资料库。

二、建立生命周期管理流程，构建档案管理规范

在档案工作信息化建设过程中，单位可以通过引入专业的档案管理软件构建生命周期管理流程。所谓生命周期管理就是以实物档案管理为基础，从档案的收集到最终的销毁，形成动态、全面的监管系统的一种管理方式。在生命周期管理流程中，软件系统能够及时上传归档，并由档案管理员审批后完成入库并录入指定目录;能够实现借阅管理，即根据用户提交借阅表单，進行审批，符合要求后才可以查看或下载，对于纸质档案应做出回收提醒，确保档案按时归还;能够实现档案坚定，即对于过期失效的档案，系统会做出提示，管理员需要对档案做鉴定处理;能够根据鉴定结果对档案进行销毁，并记录销毁原因。由此可见，通过建立生命周期管理流程，能够有效完成对档案的整合管理与业务追溯，进而落实档案管理制度规范。

三、建立智能化管理平台，实现电子档案的挖掘与利用

在信息化时代，档案作为一种重要的信息资源，其利用价值尚未得到真正的挖掘，因此，电子档案管理中，单位应利用信息技术，搭建信息化管理平台，引入大数据分析，实现对档案信息价值的挖掘与利用。在电子档案管理中，单位应利用信息管理平台构建精细化档案业务管理模式，根据档案资源建立信息库，并实现精准化、规范化、智能化管理;利用智能检索引擎，实现档案的智能检索，并结合档案数据实现分析与整合，根据相关业务开展要求，形成专业化的信息依据;依据系统平台，依托信息库形成多维度统计报表，用户通过简单的操作就可以获得专业档案数据统计，以及表格、图表等立体化的档案信息，这不仅提高了档案管理效率，更为档案资源的开发与利用创造了良好的条件。

四、建立安全管理体系，有效规避档案工作信息化建设风险

在信息化档案管理环境下，电子档案泄露、丢失等风险也普遍存在，因此如何完善安全管理系统，方案档案管理风险则成为档案工作信息化建设中面临的关键问题。在电子档案管理中，单位应增加对安全管理系统的投入，利用技术支持，提高风险防范能力。例如当前专业的档案管理软在风险控制方面不断创新，其主要包括档案存储、备份恢复功能，避免系统操作不当造成的档案丢失;权限管理、密级分类功能，控制用户操作;动态密码、动态水印功能，避免档案被盗用;安全密匙、加密下载功能，完善档案利用流程;操作日志、历史记录功能，建立系统的安全管理记录，及时发现系统安全漏洞，提高安全管理策略的针对性。

总之，在信息化时代，利用电子档案管理推进档案工作信息化建设已经成为单位实现档案管理工作转型的必经之路。相较于传统纸质档案管理，电子档案管理的优势与风险并存，因此，单位在档案工作信息化建设中应兼顾多方因素，为档案管理的创新发展创造良好的条件。

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