电子政务环境下机关档案管理探析

蒋璀 罗娇 张锐 娄小永 甘利涛

摘 要：近年来，随着信息技术在各个领域的广泛使用，电子政务成为机关单位办公的一种重要手段，对传统的机关档案管理模式提出了一定的挑战。文章分析了电子档案管理的现状，提出解决当前存在问题的路径。

关键词：电子政务;机关档案;管理

伴随着信息技术的不断进步，机关工作已基本实现了办公自动化，政务工作中形成了越来越多的电子文件。电子政务环境下的电子档案，进一步丰富了机关档案的保存形式，便捷了调阅利用，使档案与电子政务运行紧密关系起来，使得重要政务资料得以留存和记录。随着电子政务的深化和发展，急需有更顺畅科学的归档程序、更安全的电子文件保存环境、更优化的档案安全管理制度来管理档案。

1 电子档案的特点

使用磁介质和光介质的电子档案主要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，其载体形式较传统的纸质档案丰富，存储的高密度性可减少档案的存储空间。传统档案在同一时间只能现场为一人提供查询利用，电子档案可以不受时间和空间和人数的限制，由多人同时共享同一信息。

2 电子政务环境下档案工作现状

从全球范围来看，文件管理数字转型已是必然之势。美国、加拿大、澳大利亚、英国、新西兰等发达国家相继实施“数字连续性”计划或与之类似的数字转型规划，逐步推进或已经实现了档案管理“单轨制”与“单套制”模式。

近年来，我国对电子档案资源的管理进行了积极的探索与研究，电子政务及档案管理信息化进程不断推进，办公自动化应用逐渐成为一种普遍的现象。在电子档案管理工作中开发了一系列办公自动化软件，辅助文件的收发文处理和电子归档等工作，基本上实现公文的网上传递、办理和内网的移动办公。通过相关的培训教育，档案工作者的信息化应用水平有所提升，这些都为机关档案电子化管理工作的开展打下了基础。

3 电子档案存在的问题分析

电子档案资源的管理是一个复杂的体系。它需要针对性的政策支持、协调统一的管理标准以及复杂的网络技术支持。就当前机关电子档案资源保存现状来看，在政策、管理标准，技术支持等方面仍存在着不少问题。

1）管理方式有待加强。近年来，办公自动化主要在我国的很多部门的事务级阶段，电子文档只能被称为电子文档的草稿的形式。电子文件的多用途快速检索，传递及同时满足多用户等功能得不到发挥，电子文件常常自生自灭，各种信息被逐渐忘却，随时间的流失逐渐丢失，造成很大的资源浪费。文件管理中，也主要是将电子文件打印成纸质文件后，对纸质文件管理，电子文件的优越性得不到充分体现。

2）规范性有待加强。电子档案管理涉及面广：从使用的传输，长期储存到真实、完整的捕获归档文件的内容，从管理的各个环节到全过程，技术交流从数据存储到数据管理系统，其中，每个活动的每个方面可能需要具有适当的标准来支持。近年来，有关电子文件管理的国家、地方标准和规范相继出台，但在具体管理实践中，电子文件涉及的技术环境较复杂，加上我国幅员辽阔，发展不平衡，还存在一些问题：首先，相关性标准多，有针对性的标准亟待提高;其次，内容覆盖，引进核心标准待定;第三，系统性得到加强，协调有待提高;第四，出台推广应用标准的数量应得到加强。

3）归档意识有待加强。一些单位采用的办公自动化系统，主要为政务活动服务，办理结束的电子公文就停留在办公网络中，由于管理者不熟悉的电子文档技术和归档产生畏难情绪。也有办公自动化系统已经在运作的一些单位，已经产生了大量的电子文档，但电子文件归档与电子档案管理功能并没有纳入这些系统。也一些单位政务系统缺少监督功能，文件管理部门缺乏保存电子公文的意识而未能保存，档案部门则无法收集到电子公文。

4 电子档案管理对策分析

1）建立健全电子政务及档案管理制度。电子档案资源的长期保存需要多方面因素共同作用。档案管理部门要能够充分认识到现阶段的档案管理发展情况，建立健全电子政务及档案管理制度，完善统一的档案管理体系。同时，掌握相关的工作内容和实施流程，保证电子政务环境下档案管理的科学性、规范性。管理部门还应对机关档案类别汇总，厘清电子政务环境下电子文件的分类和办公流程，将档案分门别类，制定统一的标准，给电子政务环境下的机关档案管理工作提供统一的判断标准。对于电子档案的真实性和完整性，可以运用相关的技术来解决。文件、档案、信息化等部门在日常工作中要加强合作和共同管理，注意与基础业务工作的相互关系，同步有机運行，协调发展。

2）完善电子政务档案管理技术。为确保电子文件归档流程的科学合理，档案部门应主动参与电子政务建设，自觉参与电子文件的归档管理，从电子文档生成之初就进行相关控制，如元数据和背景信息的完整性和完整性，确保电子文件的可持续使用。此外，网络建设中档案信息安全也是档案工作者和技术人员必须要考虑的核心问题。在电子政务档案接收、判定、储存、运用等环节，管理者们要随时做好防范措施，这主要是因为档案整合与共享过程中形成的电子档案赖以生存的电脑与网络空间充满了不安全因素。应有效地防范电脑黑客和病毒，防止人为破坏，造成数据的丢失等等。这些安全隐患会破坏档案的真实性和准确性，那档案独有的原始记录性也将无从谈起。

3）规范移交流程。电子政务环境下的档案管理作，档案移交是重要的环节之一，在文件移交的过程中，应当采取一定的管理措施，有效减少移交问题的发生。一是对电子档案管理移交工作中可能出现的问题要及时总结，制定针对性的解决方案来应对出现的问题，以保证移交工作的有效开展。二是针对纸质档案和电子档案的特点，应当采取不同的移交方式以确保有效的归档。三是档案产生部门应避免档案移交环节出现内容丢失和损坏的情况，确保移交的档案是原始档案。

4）提高档案管理工作者业务水平。档案管理工作想要进一步的发展不仅仅需要完善的体系，还需要能够将这项工作良好完成的人才。可是实际的情况是一些机关单位仍然缺少掌握着专业知识的人才。要想推动电子档案管理工作的开展，就需要加强人才管理和培训工作。首先，为档案管理工作积极引进专业性人才，更新部门的人才结构。再者，应加强对内部员工的领导和培训工作，定期传授一些档案管理、信息技术基础技能、网络安全等方面的知识，提高他们的整体素质，以适应信息时代档案事业的发展要求。

5 结语

随着电子政务系统的改革，政府部门各项业务不断革新，工作流程不断变化，电子政务环境下电子档案的有效管理和利用还有相当长的路要走，既需要具备好的外部环境条件，即人们对电电子档案的正确认识，国家的各项支持，还需要档案管理者对信息化技术的知识储备。因此，在日常的档案管理中，应当准确把握档案管理中存在的问题，采取针对性的解决措施，做好每个环节的管理工作，有效提高电子政务系统中档案管理水平，促进档案管理事业的健康发展。

参考文献

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[2]高宾.电子政务系统中的档案管理文件归档[J].卷宗，2019（5）：17-17.

[3]曾黎.档案工作电子化管理研究[J].办公室业务，2019（15）：76-76.

作者简介

蒋璀（1985-），女，甘肃，档案馆员，本科，重庆市地震局，研究方向：档案管理、图书资料管理。