档案管理现状及信息化的几点认识

李杰

摘 要：此文简单介绍了档案信息化的含义，详细分析了公路工程档案管理信息化具有的意义，并提出了档案管理信息化的方式。

关键词：档案管理;现状;信息化;研究

俗话说：“要想富，先修路。”公路是我国最为重要的交通纽带之一，同时也是保障区域之间经济、文化交流的重要支撑。公路工程建设，档案管理工作必不可少。公路工程档案记录了公路工程建设过程中的重要信息，对公路工程后期的检修、保养和高效使用具有重大意义。在传统的工作模式下，部分工作人员未能意识到公路工程档案管理的重要性，因而在具体的档案管理中存有不少的缺陷与漏洞。为此，在当前的公路工程档案管理工作中，管理人员要充分意识到加强档案管理的重要性、必要性和迫切性。采取积极的手段、方法，优化档案管理模式，做好档案管理工作，切实促进社会经济的发展。

使用档案信息过程的网络化和档案信息资源的数字化的原理经过相关的传输和加工等相关步骤，合理有效地利用档案信息，最终实现信息共享的目的，这个过程就是公路工程档案管理信息化。

1 档案信息化概述

我们可以从广义和狭义这两个角度对档案信息化的含义进行描述：从广义的角度来描述，公路工程档案管理信息化其实就是使企业本身的信息与社会生产中的各种信息相结合，通过相关的步骤，最终形成一个完整的、全面的信息系统，进而为管理人员的相关判断和决策提供信息依据;从狭义的角度来描述，就是将档案进行信息化的管理。狭义的信息化是广义信息化的基础，但是两者都是为了将档案进行信息化处理，从中提取有用的信息便于决策者的判断。在现阶段的背景下，将社会经济和政治相关信息与档案有机进行结合，整合成更全面的信息是发展的大趋势[1]。

2 公路工程档案管理信息化的意义

2.1 使公路工程档案的使用期限延长

在对工程的档案管理实践过程中，我们发现将传统的纸质化的档案管理过程转化成信息化管理的过程可以提高档案的使用寿命，使用信息化管理技术可以在有效降低档案管理成本的同时减小空间的使用，从而降低在档案管理过程中的资源浪费。除此之外，在传统的纸质化档案管理过程中经常会出现档案丢失和被破坏的现象，信息化管理可以有效规避这些风险，从而使公路工程档案保存和使用的期限更加长久。

2.2 推动公路工程建设施工的高效进行

公路工程是系统性工程，投入较大、周期较长，且具有广泛的社会影响。公路工程施工过程十分复杂，除了要拥有扎实的专业技能之外，还需要整合各方面资源，施工过程涉及面广[2]。公路工程牵一发而动全身，在施工之前需要统筹兼顾，管理人员需要做好各方面信息的搜集、整理，以客观的数据信息，保障施工的技术性、通畅性和安全性。公路工程档案管理与公路工程施工一起进行，可通过档案管理为公路工程提供重要的数据信息和参考数据。设计方案、施工方案、施工过程中的安全管理以及公路工程的后期检修、维护等工作，均离不开档案管理工作。公路工程档案管理与公路工程相伴始终，而任何一个环节或领域的积极作用，均能极大降低公路工程的风险事件发生。

2.3 使档案管理的服务效率提高

在传统的纸质化档案管理过程中，需要大量的物力和人力，但档案的管理效率低下，比如在档案的查阅过程中往往需要很复杂的手续才能完成，而且也会出现信息不准确等问题[3]。对公路工程中的档案进行信息化管理，可以对整合好的档案进行快速阅读和调取，只要在计算机中输入相应的关键词，就可以查找到自己需要的档案和与之相关的档案，整个过程操作简单且查阅速度快，节省了很多人力物力。

3 档案管理信息化路径

3.1 强化档案管理人员的意识

在进行档案信息化管理过程中，相关的工作人员及领导应该意识到档案管理的重要性，只有从心底意识到档案管理信息化的重要性，才能将工作落实到实处。但是，现在档案管理相关人员还是习惯传统的管理方式，思想观念和意识很难发生改变，所以应该对档案管理人员进行相关的培训宣传，使他们尽快适应信息化的档案管理方式[4]。

3.2 规范档案管理

公路工程中的相关档案会涉及大量数据和工程图纸，所以在对公路工程的信息化管理过程中应该对管理人员的管理行为进行规范，进而保证档案的安全性。与此同时，还应该建立健全相应的档案信息化管理制度，使制度建设的信息化与档案管理信息化同步进行，从而通过完善档案管理信息化的相关制度对档案管理的工作进行约束。除此之外，也应该注意文件档案的备份和保护，防止数据的丢失。

3.3 建设复合型的档案管理队伍

在公路工程档案管理信息化过程中，对人才的培养是一项非常重要的基础工作。第一，应该使档案管理人员熟悉电子文件的相关特点，使其了解网络安全防护的相关知识，从而保证档案信息的安全性和完整性。第二，档案管理人员应该从自己的实际工作出发，不断进行强化学习，持续学习最新的专业技能，提高自身的业务水平和素质。为了加快传统档案管理模式向信息化管理模式的转变，相关部门应该定期对档案管理人员进行培训，培训内容是信息管理和计算机网络的知识。档案管理部门还应该购买先进的档案管理设备，使档案管理人员及时了解最新的档案管理技术和发展趋势，从而使档案信息化管理能够与时俱进。档案管理者必须严格执行相应的规章制度，规范管理人员的行为，使安全至上的理念深入人心。

3.4 建立档案数据库，保证档案信息安全

为了保证档案信息的安全性，我们应该不断对信息数据库进行完善和补充。信息化时代，互联网实现了信息的共享，使用户之间能够方便快捷交流[5]。公路工程的相关档案数量巨大且种类繁多，这就使得公路工程的档案管理信息化极为困难。所以，在对公路工程进行信息化管理的过程中，面对档案进行精确的筛选是保证公路工程数据库准确性和完整性的关键。除此之外，对公路工程的数据信息中心进行建立和完善也是提高档案安全性的关键工作。由于公路工程的建设数量不断增多，数据库中的信息量也开始不断增加，这就使传统的信息管理弊端开始暴露。基于这个原因，为了更好地给人们提供便捷和人性化的服务，应该从公路工程的实际情况出发，增加对公路信息档案管理的资金投入，充分利用现代化的手段，建立并完善档案管理的信息化体系。虽然目前档案信息化管理过程中存在很多安全性问题，但是只要相关人员能够对档案管理进行统筹规划，提高档案管理的水平，就可以有效保障档案的安全性。

4 结束语

综上所述，为了顺应时代的发展要求，应该全面提高公路工程档案管理信息化的水平，从事相关行业的人员应该加强对档案管理的分析和研究。加强档案管理信息化的创新和调整，完善安全体系，提高档案管理人员的素质，可以为公路工程档案管理信息化奠定基础，为今后公路建设提供支持，从而保证公路档案管理过程中的高效性。

参考文献

[1]胡信鸽，郝敏，陈晓，张良，胡方江.档案信息化建设的幾点思考[J].科技风，2018（36）：110.

[2]刘群.“互联网+”时代高校档案管理信息化建设中存在的问题与对策[J].科技经济导刊，2018，26（35）：22.

[3]李艳芳.“互联网+”时代学校档案管理信息化建设研究[J].延安职业技术学院学报，2018，32（06）：37-38.

[4]宋欢.提升医院人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].内蒙古医科大学学报，2018，40（S1）：440-446.

[5]王磊.试论新医改形势下改进医院档案管理工作的思路[J].兰台内外，2018（12）：21+66.