信息化在解决传统公证服务问题中的优势与应用

关键词 公证服务 信息化 措施

作者简介：李宁，山西省太原市城北公证处。

中图分类号：D926.6                                                        文献标识码：A                       DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.12.188

随着互联网技术发展及信息化水平提升，公证行业中普遍应用互联网技术，这对传统公证行业提出新的要求。公证主要提供公共法律服务给社会大众，需要结合市场需求进行创新，切实满足社会发展的需求。互联网时代公证行业要意识到创新的重要性，联系行业实际情况探索互联网时代提升公证业务效率的措施，全面发挥公证行业承担的社会职能，推动和谐社会的建设。本文就此展开论述。

一、传统公证行业服务的主要问题分析

（一）行业发展面临内外压力

当前几乎所有行业都在推进信息化改革，公证行业作为服务领域中相对特殊的行业，落实信息化改革已成为必然。信息化改革背景下对公证机构产生较大的压力，加之普通群众中公证机构的口碑一直不好，最为诟病的地方就是办事效率低下。在这样的背景下提前进行信息化改革的公证机构赢得更大市场，相对保守的结构则要承受较大行业压力。各类公证机构面临行业竞争情况，需要推进信息化改革已满足市场发展需求，实现自身的长远发展[1]。

（二）无法满足审查工作需求

公证服务的对象只要为基层群众，传统公证服务审查工作中存在严重的信息不对称的问题，直接影响到公证工作高效进行。现阶段我国各行业都在推动服务质量与提升效率改革，使得传统公证服务审查低效化的问题愈发凸显，无法满足时代发展的需求。

分析传统公证服务审查工作的条件与运行情况，审查工作开展时由当事人提出公证申请，但此时公证机构并不了解当事人情况与各类材料的真实性，当事人也不知道公证结构需要材料的类型，信息不对称使得大多数公证在第一次接待时无法完全或直接处理，至少需要公证人进行两次申请。而具体到实际情况，当事人前往公证结构的次数大多超过2次，直接对公证服务效率产生影响，使得人们普遍不认同公证服务行业。

（三）信息化建设经费、人才的问题

大多数公证机构管理者并不重视信息化建设，或是没有清楚认识信息化建设，使得大部分公证机构信息化建设停留在配置计算机设备、安装计算机基本管理软件，影响到公证机构信息化建设速度，无法有效提升服务质量。这个问题的存在直接阻碍公证机构信息化建设。

各公证机构信息化建设时主要影响因素之一就是经费，建设经费不足的话直接影响到信息化建设质量。各公证机构信息化建设过程中受到各类因素影响，使得信息化建设程度存在差异。如，公证机构建设时经费数量充足，有足够资金购买相关软件、系统等，大幅度提升信息化建设程度。但部分公证机构经费不足，存在信息化设备长期不更新或更新缓慢，不利于公证机构建设;大部分公证机构采取传统管理模式进行，整体信息化水平较低，对于专业系统、设备操作及网络技术的了解偏少。同时公证机构內存在人员结构断层的情况，中青年人的比重偏低，尤其是缺少计算机信息技术专业类的管理人员，整体信息素养水平偏低，无法满足公证机构信息化建设与管理的要求，影响到公证机构长远发展。

二、公证行业引入信息化技术的优势

（一）满足信息化时代的需求

现代社会已经步入互联网和信息化技术时代，人们生活与思维方式呈现出信息化特征，如，人们习惯通过移动互联网与智能终端申请相关业务。这种习惯渗透到社会各层面，直接贯穿大众生活的领域。在这样背景下，基层群众对各类社会服务有着较高的信息化需求。时代发展背景下，公证行业从自身发展及满足受众需求方面，需要对自身信息化服务能力进行完善，必然受到时代淘汰，不利于自身长远发展[2]。

（二）实现各类资源的共享

公证机构信息化建设也是机构改革的主要渠道，公证机构信息化建设，通过信息技术实现高效整合与管理信息、有效存储于处理，实现信息资源的共享，也可以通过信息平台推广信息资源，促进工作与学习效率的提升。公证机构信息化建设，可以提高公证机构信息资源的使用率，实现资源利用最大化，提升信息化管理水平。

公证机构管理实力使用合适的信息化技术，可以推动公证机构现代化发展，促进公证机构整体水平的提升，降低管理人员工作难度，并对当事人需求进行精准解读，推送个性化发展。因此，只有高度重视公证机构信息化建设工作，改善传统公证机构管理模式的不足，为推动公证机构信息化改革贡献一份力量。信息化时代下通过共享信息资源直接打破公证行业的区域壁垒，直接消除行业内部非集约化发展造成资源限制问题。各个公证机构将人才资源信息在网络上共享，帮助各机构准确、快速获取日常工作中所需的业务精英，也可以在线上快速借调处理远程业务。

（三）提升公证机构审查效率

虽然公证服务的对象是面向社会大众的，但是公证机构所提供的服务信息和当事人所提出问题需求之间存在明显的信息不对称或者信息不透明的问题，这就导致当事人在解决问题时，公证机构很难在第一时间内快速、有效、准确的获取当事人所要进行公证的事务的全部信息和资料，最终导致当事人在获取服务过程中因为资料不完善而反复往返，浪费时间和精力。

从根本上讲，公证机构的主要职责就是为社会大众提供高效公正的服务，因此为保证其工作的效率和完善性，就需针对信息不对称、不透明等问题进行针对性处理。而针对该问题最有效的解决措施就是针对信息渠道进行完善和优化，借助先进计算机和信息技术分门别类进行分类和归纳总结，加强与其他机构和信息平台间的联系，以便全面快速获取当事人信息。在当事人提出需求的第一时间内对其所提供的各种材料进行甄选和筛查，一旦发现其所提供的信息存在缺漏，就可以利用网络渠道从其他相关机构和信息平台进行获取，提升工作效率，缩短和降低当事人所花费的时间和来回往返次数，全面提升人民群众的满意程度。

三、公证服务中应用信息化技术的措施

（一）搭建信息平台，构建咨询服务平台

公证机构信息化建设时，全面考虑当事人需求，搭建合适的学习平台，并将技术人才培养作为建设目标，实现平台资源共享的目的。推动公证机构信息化全面建设工作，并考虑当事人学习特点，搭建合适的学习平台，方便当事人申请活动的开展，当事人查阅资料与学习交流，提升当事人办事效率;拓展公证机构信息方式的内容，让当事人在平台学习时依据自身需求选择合适的资源与内容，构建独立的知识系统。当事人掌握相关的内容，全面满足当事人业务申请需求[3]。

在进行公证机构的工作中，传统公证机构的工作人员需要和对资源有需要的人进行一定的沟通和交流，对所需要得到的资源进行分类。而现在，在公证机构的信息化管理中，可以充分使用信息平台与当事人进行相关的沟通。这就需要建立一定的咨询平台，方便了解当事人的“疑难杂症”，及时沟通，及时解决。通过咨询平台对当事人进行调查，认真收集当事人的意见和建议，进而“对症下药”，采取一定的改革措施，从而使公证机构的信息化服务水平得到提升。公证机构发挥当事人咨询服务平台的作用，吸引当事人主动利用公证机构信息平台了解相关内容，全面发挥公证机构的作用。

（二）结合行业情况，合理应用信息技术

根据以上内容可知，就目前为止，我国公证行业在执业区域内还存在一定壁垒，究其原因主要是因为在区域之间和各公证机构之间无论是信息资源还是其他资源的共享率极其低下，限制了行业的发展与相互间的竞争，同时也在一定程度上对公证资源的利用率进行限制。因此在未来公证行业发展过程中可以通过加强行业内部建设的方法加强平台间信息的相互流通和共享，以此来解决行业内资源利用率低下的问题，而且加强行业间信息共享，有助于加强行业内相互间的竞争力，提高工作和服务效率。

至今为止，我国各地区和各公证机构在工作过程和信息化采集时所依据的数据处理标准存在各自差异化，这对行业内资源共享是一种限制，同时也不利于行业间的相互交流和信息互通。而很多政府部门对于证据类信息在采集和求证时要求极为严格，过程也较为繁琐，而对于不同公证机构而言，因为所依据的数据处理标准不同，相互间保存的主要信息也因此存在明显差异，面对当前信息共享度低下的情况，公证机构就会要求当事人从其他机构来获取相应信息来满足自身工作需求，但若在数据标准相对统一时，公证机构就完全可以越过当事人，直接与有关机构取得联系，获取相关资料和信息，不仅加大资源的有效利用率，而且快速提高工作效率。

（三）重视档案管理，推进信息化的建设

档案管理是对公证机构乃至国家档案进行保存和加密，是公证机构生命轨迹的续写方式，所以 一个公证机构对档案资料的管理程度决定了一个公证机构运行的好坏。而在档案管理环节中，档案管理人员更是对公证机构档案管理起着决定的作用，档案人员素质的高低、业务能力的强弱无疑决定了公证机构档案管理的成效。而在我国大多数机关事业公证机构档案管理中，管理人员的素质和工作意识不强，只是一味的照本宣科，无法将责任意识落实到实处，从而导致了公证机构或是个人完成严重的损失[4]。

机关事业公证机构档案管理方式必须与时代接轨，充分利用信息化的方式，建立起一个综合的信息化公证机构档案库，形成系统的平台。将档案工作逐步由纸质版过渡到电子档案资料，并且完成录入，整理，归纳与查询等，充分利用信息化技术提升公证机构档案管理的效率。档案管理工作人员的素质提升后，需对管理工作进行明确分工，设置专门档案管理工作的资料收集整理专员，根据的相关管理要求，可以有效提高档案的真实性，完整性和连贯性。制定一套完整的从文件资料的形成、日常管理、收集整编、移交保管等相应的管理制度，并严格贯彻执行，按高标准做好基础资料，严格考核，避免发生材料不规范、文件遗失等现象，从源头上为文件资料的建档打好基础。完善档案管理制度是完善档案管理制度的重中之重的环节，机关事业公证机构想要运行规范需要保证档案质量。要规范档案材料，制定完善健全收集制度，将档案材料分类，管理创新收集手段，并且收集照片，录音带，录像带等实物，并且根据各类档案资料管理要求进行整理，方便档案的保管。

四、结语

总之，和谐社会建设中公证行业承担着重要责任，互联网时代公证行业需要创新公证服务模式，促进工作效率与质量的提升，塑造出良好的工作氛圍。公证行业要依据实际情况，全面推进改革与创新，实现公证机构的自我完善，达成提升机构服务意识的目的。

参考文献：

[1]贺小梅.信息化在解决传统公证服务问题中的优势与应用策略[J].法制与社会，2019（20）：146-147.

[2]黄桂平.基于公证信息化的公证质量问题探析[J].中国公证，2018（2）：35-40.

[3]邝志强.深入学习贯彻党的十九大精神 全力打造优质公证服务[J].中国公证，2018（1）：52-55.

[4]张继承.“互联网+”时代下公证服务模式的创新与发展[J].黑河学刊，2017（3）：14-16.