浅析办公室档案信息化管理策略

郑艺

摘 要：办公室档案管理作为单位管理工作的重要内容，在当前信息化时代背景下，办公室档案管理工作内容十分繁杂，为了能够进一步规范办公室档案管理工作，则需要充分的利用信息化手段来加快推动办公室档案信息化建设，努力提高办公室档案管理的信息化水平，更好的发挥出办公室档案的重要价值和作用。文中分析了办公室档案信息化管理工作的内容，并进一步对提高办公室档案信息化管理水平的策略进行了具体的阐述。

关键词：办公室;档案;信息化管理;内容;策略

在当前信息化时代背景下，档案工作中信息化技术的引入，有效的提升了档案信息化水平。在实际办公室档案管理工作中，通过强化档案信息化建设，实现档案信息的数字化转化，这无论是对于档案管理工作效率还是档案利用效率的提升都具有极为重要的意义，可以使办公室档案工作能够更好服务于单位的发展和建设。

1 办公室档案信息化管理工作的内容

1.1 基础设施建设

在办公室档案信息化管理工作推进过程中，需要积极对档案信息化管理的软硬件进行建设，并通过打造一个通用的档案信息管理平台，从而为档案信息化管理目标的实现提供重要的基础保障。

1.2 档案信息资源建设

在办公室档案信息化管理工作推进过程中，通过实施档案信息资源建设，并加快促进档案信息管理库、公共档案管理信息和数字档案信息资源库能够实现统一，从而为档案信息化建设工作的有序开展奠定良好的基础。

1.3 标准规范化建设

在办公室档案信息化建设过程中，宜结合当前我国的实际国情，各单位结合自身的实际情况，基于原有规范基础上来制定标准规范，从而实现档案信息化管理的标准化和规范化。

1.4 加强应用系统建设

应用系统建设是办公室档案信息化建设工作中较为关键的一个环节，通过建设具体的应用系统，使其与档案设计和建设标准相符，实现软件产品的信息化和通用化，保证应用系统的适用性。在做好办公室档案应用系统建设的基础上，还要重视先进人才的引进，强化对档案管理人员的技术培训，进一步促进档案管理人员整体素质的提升，为档案信息化管理目标的实现提供重要的保障。

2 提高办公室档案信息化管理水平的策略

2.1 创新管理理念，提高对办公室档案信息化管理的重视

在当前办公室档案管理工作中，要求单位领导层在积极对自身的管理理念进行创新，加大对办公室档案管理工作的重视，在实际工作中需要意识到办公室档案信息化管理工作是一项必然做好的基础性工作，其对于单位发展具有极为重要的意义。因此在实际工作中应将办公室档案信息化管理工作纳入到单位整体发展规则中来，并加大支持力度，为办公室档案信息化管理工作的开展打造良好的环境。办公室档案管理人员也应提高思想上的重视度，特别是在当前数字化背景下，更需要在实践工作中融入现代信息化管理理念，并树立良好的信息安全管理意识，有效的保证档案信息和文件的安全性和可靠性。

2.2 加强办公室电子档案管理，提高档案资源的利用率

信息化时代背景下，办公室档案管理工作需要加快转变服务方式，重视对电子档案信息的管理。在实际工作中需要借助于互联网来做好档案信息和数据的收集工作，并积极创建电子档案数据中心，针对于所有部门的电子档案进行统一管理，加快促进档案信息共享的实现。由于电子档案更易于保存，在信息采集、整理和归档等工作中更具便捷性，无论是对提高档案管理工作效率还是降低档案管理人员工作量都具有极为重要的意义。另外，通过加强办公室电子档案管理，还可以实现各种数据信息和资料的在线采集，通过在线服务来促进档案利用率的提升，确保档案价值的实现。

2.3 积极建设标准化档案管理系统，全面提高办公室档案管理工作效率

为了能够有效的提高办公室档案管理工作的效率和质量，更好的发挥出信息化技术的优势，需要积极建设标准化的档案管理系统，通过将档案管理与信息化技术深度融合，利用档案管理系统来针对档案开展科学和规范的管理。在档案管理系统建设过程中，需要对计算机技术和信息技术的应用进行规范，加快建立完善的档案数据库，为档案信息化管理工作的开展配备好软硬件设施，通过制定统一的管理标准和使用方法。针对于软件方面宜具体结合办公室档案管理和数字化建档标准要求，使用统一的软件，并规范软件使用标准，以此来提高档案管理系统建设的标准化水平，为档案信息化管理目标的实现打下坚实的基础。

2.4 打造档案信息化管理平台，促进档案信息的共享的實现

办公室档案管理工作要做好档案管理一体化理念的贯彻工作，并要通过文件档案高效整合来提升档案管理效率。在实际工作中，办公室档案管理人员需要做好数字化设备和档案信息融合落实工作，积极打造档案信息化管理平台，并设置相应的板块和使用权限，这样无论是管理人员还是普通用户都能够不受时间和空间制约来查询自己所需要的资源。在办公室档案信息化建设过程中，单位各部门之间、各相关单位之间还要进一步加强联动，并通过构建信息资源共享平台，加快推动档案信息共享的实现，有效的促进办公室档案管理的数字化进程，全面提升办公室档案管理工作的现代化水平。

2.5 应用大数据技术，提升档案管理综合水平

在当前办公室档案管理工作开展过程中，需要重视大数据技术的应用，进一步提升档案管理工作的综合水平。将大数据技术融入到档案管理实践中来，? 能够实现对档案数据的快速搜集和整理，同时还能够针对数据进行筛选和分析，并形成有价值的信息，促进档案管理工作的转型升级。在具体应用过程中，宜配备好基础数据信息存储设备，并重视数据信息的收集和整合，针对技术算法进行优化，具体分析收集到的信息，深入挖掘档案信息的价值，并积极指引下一步工作，为办公室档案信息化管理工作的有序推进奠定良好的基础。

2.6 强化培训教育，提升档案管理人员的综合素质

在当前办公室档案管理工作中，档案管理人员经过专业和系统档案管理知识学习的较少，而且对信息技术缺乏了解，在实际工作中也无法有效的利用信息技术来解决档案管理工作中的问题。针对于这种情况，需要重视专业的高素质档案管理人员的引进，并针对现有档案管理人员开展有效的培训。具体培训方式较为多样，具体可以采取集中培训、专题讲座和网络视频等方式，进一步促进档案管理人员专业知识和专业技能水平的提升。单位还应建立完善的长效培训学习机制，定期开展集中化培训和拓展培训，并针对培养人员实施考核，进一步提升办公室档案管理人员的综合素质，积极推进办公室档案信息化管理目标的实现。

3 结束语

办公室档案管理工作十分繁琐，但其作为各单位管理工作中最为基础性的一项内容，在单位发展过程中发挥着重要的作用。因此针对于办公室档案管理工作，需要重视对信息技术的有效应用，加快推动档案信息化建设，进一步提升办公室档案信息化管理水平。在实际工作中，档案管理人员需要提高自身的创新意识，并加快推动办公室档案数字化建设，通过档案信息管理系统来实现办公室档案信息的高效管理，更好的发挥出办公室档案信息资源的实际效能，使其更好服务于单位的发展和建设。

参考文献

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