机关事业单位档案规范化管理工作强化策略的分析

胡西春

摘 要：档案管理工作是机关事业单位有效进行各项事务、做出管理决策的基础。为了满足当前机关事业单位档案管理需要，应当从规范化档案管理工作入手，进一步提升机关事业单位内部的档案管理效率，加强档案管理工作的实效性。本文简要分析了当前我国机关事业单位档案管理工作中存在的问题，并基于这些问题给出了强化档案规范化管理的几点策略。

关键词：机关事业单位;档案管理;规范化;策略

当前我国国民生活水平不断提升，机关事业单位所承担的社会發展责任日益提升，其中，档案管理工作的科学有效性，对于机关事业单位的宏观发展具有积极影响意义。应当正确认识机关事业单位档案管理工作的重要性，理性分析普遍存在于当前我国机关事业单位档案管理工作中的问题，不断提升档案管理工作的规范性、标准性及科学性。

1 机关事业单位档案管理工作中存在的问题

随着机关事业单位内部的机构调整及改革，各部分的工作职能的划分更为明确，档案管理工作的内容增多、复杂性加深，想要在有限的时间内有效的完成档案管理任务，实现档案管理工作的进一步发展，还存在一些有待进一步优化的内容。

1）档案管理形式落后。介于我国机关事业单位的特殊性，档案管理工作的创新动力不足，且存在的竞争压力较小，因而，大部分单位所采用的档案管理模式都较为传统，仍旧沿袭以往的工作模式，导致档案管理工作很难产生新的发展或进步。在这种模式下，落后的档案管理形式难以满足新时代机关事业单位的实际需求，人工作业难以均衡及统一，档案管理水平参差不齐，档案信息的传递及利用情况不佳，档案信息存储的速率及安全性较差，严重制约了档案管理工作所能发挥的实效性。

2）档案管理的制度及体系有待完善。此外，档案管理制度及体系当中均存在一定的问题。就制度方面而言，制度本身存在一些不够明确的部分，导致权力、责任、工作内容的划分上界限模糊，当出现工作失误或其他问题时，很难进行纠责，因而对于档案管理人员的管控力度及威慑性较弱。而且，制度执行的不彻底、管理制度对于组织内部成员的约束性较差等因素，也对档案管理工作存在消极影响。我国不少机关事业单位内部尚未形成较为完善的、适合自身实际需求的档案管理体系，对于日常的档案管理工作的监管力度有限，导致档案管理工作的规划法及标准化水平普遍较低。

3）对于档案管理的重视不足。对于机关事业单位而言，日常工作当中的重难点内容往往以其服务内容为主，而与其各项工作实践均息息相关的档案管理工作的重视却往往不足。这种不够重视与无法正确认识档案管理工作与各项事务之间的联系，以及档案管理工作本身的认识偏差之间密切相关。而档案规范化管理是档案管理工作科学发展过程中的必由之路，对于档案管理的不重视会导致档案规范化管理缺乏实践依据，无论在思想认识、信息资源还是后续的执行当中都是十分困难的。而且，相比于事业单位其他部门的工作人员而言，专业的档案管理者的数量较少，由于不受重视或薪酬等方面的问题，人才持有量较少，且档案管理部门的员工平均年龄较大，同样影响档案管理工作的进一步突破创新。所以，可以说对于档案管理工作认识及重视方面的问题，直接或间接引发了人员、设备、制度等系列问题，是导致档案管理工作水平止步不前的根本原因。

2 强化机关事业单位档案规范化管理的办法

1）转变管理观念，强化重视程度。为从根本上解决机关事业单位档案管理方面存在的问题，进一步强化档案管理的规范化程度，应当从观念及认识转变做起，正确认识档案管理工作的重要性及强化档案规范化管理的必要性，敦促档案管理工作的不断完善及发展。首先，机关事业单位档案管理的工作量增加、工作内容出现一定变化且复杂性不断提升，采用传统的、人工的档案管理手段的工作效率较低，且管理难度较大，应结合国际国内部分优秀集体中的档案管理经验，充分分析不同类型机关事业单位内部的现存档案管理问题，进行有针对性的调整。其次，作为分管档案管理工作的各级管理者，应当正确认识档案管理的分量及价值，提升对档案相关工作的重视力度，不断更新先进的档案及管理知识，为档案管理方面提供更多的政策、经济、人力及物质支持。再次，在人员选择方面，应结合自身的经济实力及发展优势，利用物质和精神双重激励的方法，多渠道、多方法，不断吸纳更多档案管理专业人才进入工作队伍，提升当前工作队伍整体的精神面貌及专业素质。用发展的眼光对档案规范化管理进行考量，结合规范化所需对制度及计划进行灵活调整与改革。而后，应在工作间隙加入对员工的统一培训，引进相关设备仪器，完善档案管理工作的软硬件配置，并使工作人员能够进行规范化的操作。

2）优化改进档案信息管理体系。管理是各类工作得以有序、有效发展的根本之所在，想要实现档案管理工作的规范化，应从管理角度入手，对当前档案相关工作的管理体系进行系统性优化及改革，使之能够更适用于当前机关事业单位内部的档案管理实务。应当从电子化、信息化方面入手，使用档案信息管理软件，对档案信息进行批量化处理，能够迅速提升工作效率，并为档案信息的安全性及信息的迅速传递提供支持。因此，应当建立在电子信息化管理的基础上，对当前的工作目标进行重新审视，并结合这一目标进行管理体系及内部组织结构的重新架构，加速实现信息化、标准化、规范化的档案管理。应采用先进的管理方法及理念，依托专业的软件系统的支持，建立机关单位内部的档案信息存储系统，并逐步实现全国范围内的信息联动，建立档案管理基础。此外，应不断完善办公自动化系统，结合本单位档案管理所需，对软件及系统进行不断的更新及调整，拓展实现更多功能，包括文书处理、文件管理和档案管理等重要组成模块，为后续的档案信息整理及处理提供便利。

3）定期开展专业技术培训及考核。除了引进人才之外，为了提升档案管理队伍全体的专业技术基础，应合理配置工作时间及人力物力资源，对组织内部员工进行定期的培训及考核。而且，不止直接参与工作实践的基层工作人员需要进行培训，各级管理者也需要进行不断的进修，把握管理新动态，掌握行业所需的各项新型技术知识，方能在实践探索当中，发掘出更为科学有效的管理手段及管理模式。对于具备内部培训基础的机关事业单位而言，可以从其他部门当中引进一定的专业人才，负责讲授专业技术知识，考核专业技能等工作实务;而没有本方面专业技术人才的组织单位，也可以通过外聘、远程授课等方式，对工作人员进行培训及考核。负责监管的组织部门应当将本部分的考核与绩效联系起来，加强各部分工作人员对于档案管理专业技能的重视，以起到一定的激励作用。国家政府等监管部门，可以选择部分具有相关实践经验的管理者，下派到机关事业单位的档案管理部门当中，以指导各项工作实践不断向规范化及标准化迈进。

3 结语

综上所述，档案管理工作与记挂事业单位各部门、各项实践及管理事务之间息息相关，规范化的档案管理工作，能够大幅提升当前的工作效率，带来更有效的工作成果，应通过思想、理念、人员、设备、管理、培训等方面的不断优化，不断强化档案管理工作的规范化程度，针对性处理解决当前工作中国存在的各类问题，为机关事业单位的高效发展提供保障。

参考文献

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