关于基层档案管理工作的研究

常成良

摘 要：基层档案管理是基层单位的一项重要工作，事关基层单位其他业务工作的开展。本文就做好基层档案管理的必要性予以阐述，分析当前基层档案管理中存在的主要问题，结合相关理论学说提出自己的看法，旨在为相关基层政府档案管理人员提供帮助和参考，推动基层治理的整体水平。

关键词：档案管理;基层;信息化;制度

新形势下，如何进一步发挥土地承包档案、人事档案、企业档案以及其他档案资源在基层治理工作的效用，提升基层治理工作水平，成为当前基层政府部门档案管理人员重点关注并研究的课题。因此，有必要从理论层面就基层档案管理展开阐述，探寻基层档案管理的新思路。除此之外，从理论上对该领域进行研究，能够更好地指导实践工作，实现基层档案管理转型升级。

1 做好基层档案管理的必要性

社会环境的变迁以及基层质量工作的变化，使得基层政府档案管理工作面临着新的挑战和要求。基层档案管理事关基层工作的效率和質量，是基层工作的重要。做好基层档案管理工作，可以进一步发挥档案资源的凭证作用以及信息参考作用，为其他基层工作的开展提供依据[1]。一方面，做好基层档案管理工作，能够满足基层单位相关主体的档案需求，发挥档案的服务价值。另一方面，做好基层档案管理工作，可以进一步促使基层档案管理转型，保障档案资源的完整性、真实性以及准确性，维护档案管理的严肃性。

2 基层档案管理中存在的主要问题

2.1 基层档案管理制度不科学，流程繁冗

现阶段，部分基层单位尚未建立健全档案管理机制，档案收集、检索、查阅、保密以及信息化建设等各项工作滞后，严重降低了基层档案管理的效率和质量。第一，部分基层单位尚未结合本单位档案的种类以及档案管理实际工作制定相应的规章制度，而是由档案管理人员根据自身工作经验以及既往工作模式对档案予以管理。在这种环境下，档案管理的规范性会大幅度降低，档案管理也会趋于无序化[2]。第二，部分基层单位档案管理流程繁冗，导致档案管理成本的增加。一方面，档案管理分工不明确，尚未形成相互配合、合作统一的档案管理模式，档案管理部门与其他业务部门之间的联系度不高，存在重复整理、重复收集等重复劳动的问题。另一方面，部分基层单位尚未将不必要的档案管理流程予以简化和合并，导致档案管理效率低下。第三，部分基层单位责任落实机制以及绩效考核机制存在漏洞，难以提升档案管理人员的责任意识。

2.2 基层档案信息化建设滞后，档案现代化程度不高

总体而言，我国基层单位档案信息化建设的水平远远低于域外发达国家的平均水平，对于档案管理系统、大数据技术、云储存技术以及其他信息化技术的应用程度不高，制约了档案现代化建设的步伐。第一，部分基层单位档案管理系统功能单一，尚未实现与其他办公系统的数据关联与协同，难以集中对电子文件进行快速地分类和处理。同时，部分基层单位尚未利用档案管理系统对基层档案进行模块化管理，将所有类型的档案资源进行统一管理，仅仅是从档案编号的角度对档案资源的种类进行区分，影响后期的检索工作。第二，部分基层单位对于大数据技术的应用程度不高，档案专题建设滞后，难以发挥档案资源在政策咨询、决策咨询等领域的作用。第三，部分基层单位档案共享程度低，与上下级单位以及业务关联单位之间缺乏沟通，影响档案利用率，难以发挥档案资源的价值。第四，部分基层单位对于云储存技术的应用程度不高，尚未将云储存技术应用到档案安全管理领域。

2.3 缺乏专业化的档案管理人才队伍

部分基层单位档案管理人员虽然具备较好的专业素养和管理经验，但在信息化技术应用、档案现代化建设领域的能力不足，不利于档案管理转型。一方面，部分基层单位培训工作滞后，单纯从理论讲解的层面对档案管理人员予以培训，难以有效提升档案管理人才的素质。另一方面，部分基层单位培训内容单一，仍然局限于档案保密、纸质档案管理等传统重点领域。

3 基层档案管理工作的优化建议

3.1 建立健全基层档案管理制度，规范档案管理流程

档案管理制度是指导档案管理工作的基础，是规范并约束档案管理人员行为的重要准则和依据。为此，基层单位必须要强化制度建设，坚持用制度规范人、约束人和影响人。第一，基层单位要结合本单位档案管理的重点和内容，出台《档案收集标准》、《档案保密规定》、《档案信息化建设》等规章制度，明确相关档案管理工作的内容，提升档案管理的科学性和规范性。第二，基层单位要简化档案管理流程，结合档案管理人员的数量来明确档案管理的分工，推动档案管理专业化和流程化。除此之外，基层单位要进一步理清档案管理部门与其他业务部门之间的关系，搭建相互配合、合作统一的档案管理模式。例如，可以由各个业务归口部门的专责对档案资源进行梳理和收集后交由档案管理人员归档处理，减少档案管理人员重复劳动的情形。第三，基层单位要进一步建立健全责任落实机制以及绩效考核机制，挖掘档案管理人员潜力，激发档案管理人员的责任意识。

3.2 深入推进基层单位信息化建设，促进基层档案管理现代化

基层单位要进一步发挥数字化信息技术在基层档案管理中的优势，做好信息化建设工作。第一，基层单位要加强调研，加强与档案管理系统供应商的联系，立足于本单位档案管理的具体业务需求以及服务需求来向供应商提出要求，丰富基层档案管理系统的功能，实现档案管理创新升级。一方面，基层单位要确保档案管理系统与业务办公系统之间的数据关联，打造电子文件一站式处理、一站式归档、一站式借阅的格局[3]。另一方面，基层单位要根据档案管理的种类对档案资源进行版块化管理，提升检索效率和检索质量，便于后期能够及时通过档案种类、档案时间等关键信息来查询到档案。第二，基层单位要进一步利用大数据技术做好档案管理工作，打造档案管理专题，为单位领导提供政策咨询以及决策咨询，发挥档案资源的信息参考领域的作用。第三，基层单位要进一步深化与上下级单位之间的联系，探索档案共享的新模式，节约档案管理成本。第四，基层单位可以将云储存技术应用至档案备份领域，实现由“硬盘备份”向“云终端备份”的转变。

3.3 做好队伍建设，提升服务能力

基层单位有必要做好基层档案队伍建设工作，增强档案管理人员的服务能力。一方面，基层单位要优化培训机制，充分利用案例教学、实践演练、实践模拟等方式来提升档案管理人员的应用能力，坚持理论与实践相结合的原则。另一方面，基层单位要优化培训内容，围绕信息化建设、档案现代化管理、档案创新等专题对档案管理人员予以培训，打造复合型人才队伍。

4 结束语

基层档案真实地记录了基层各项工作的情况和内容，是基层单位宝贵的财富。随着社会发展步伐的不断加快以及公众对于基层治理工作的要求不断加深，基层档案管理的工作目标、工作重点、工作内容以及工作模式也发生了改变。为此，基层政府应当继续将基层档案管理作为一项根本性、系统性以及全局性的工作，强化基层档案管理与其他工作之间的联系，切实推动基层治理现代化、科学化以及规范化。相信在档案管理人员的努力下，基层档案管理工作会焕发出新的生机和活力，档案管理效率和质量也会有所提升。

参考文献

[1]王桂娥.试析基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J].经济师，2019（10）：271+273.

[2]杨红.基层单位档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（16）：113.

[3]赖俭.关于创新推进基层档案工作的思考[J].广东科技，2019，28

（08）：73-74.