高校内部控制信息化系统建设路径研究

孙加洪 徐丽萍

摘要：高等学校是一个国家文化、科技重要的传承载体与创新源泉，对社会发展有着深刻的的影响，在社会生活中具有重要的地位，国家对高等教育投入大量资源。如何保证这些资源合理、高效、安全的利用，是一个需要考虑的问题。通过加强高等学校的内部控制建设，可以促进高等教育健康、良性发展。但是内部控制制度本身存在约束不力，缺乏一定的可操作性等缺点。文章阐述了如何通过内控信息系统建设弥补以上缺点，从而加强高校的内部控制建设。

Abstract： Colleges and universities are an important carrier and source of innovation for national culture and science and technology. They have a profound impact on social development and have an important position in social life， so the state has invested a lot of resources in higher education. How to ensure the rational， efficient and safe use of these resources is an issue that needs to be considered. By strengthening the internal control construction of higher education institutions， it can promote the healthy and sound development of higher education. However， the internal control system itself has weak constraints and lacks certain operability and other shortcomings. The article expounds how to make up for the above shortcomings through the construction of internal control informatization system， thus strengthening the internal control construction of colleges and universities.

關键词：高校;内部控制;信息化系统

Key words： colleges and universities;internal control;informatization system

中图分类号：G647                                        文献标识码：A                                  文章编号：1006-4311（2019）34-0054-03

1  内部控制建设必要性

1.1 内控信息化的背景

随着经济、社会的发展以及政府主管部门监管力度的不断提高，高校面临的内外部风险日益增多。随着我国更深的融入经济全球化，高等教育也面临着越来越激烈的外部竞争。高校面临着国内与国际的双重压力，对于自身的风险管理能力提出了更高的要求。没有一套良好的制度进行保障，高等学校难以保持竞争力，难以保证安全的发展。良好的内部控制不仅是一种制度约束，也是促进高校发展的重要推动力量。财政部2012年出台的行政事业单位内部控制规范，就是希望通过建立完善的内控制度，对高校等事业单位的经济活动的风险进行防范和监控。

1.2 内控信息化的重要性

目前，高校都基本上建立了内控联席机构，也发布了完整的内控制度，处于内控建设不断深化的阶段。一系列业务信息系统如财务系统、资产管理系统、教务系统等也基本建立，同时还有一些计算机工具的普及使用。这些为内部控制的信息化提供了良好的基础条件。但这些系统建立初衷主要是为办理业务，并不是以风险控制、流程控制为目的部署的，缺少相互的共享与协同。高校内控也存在操作性不强、缺少硬约束、执行不严格等等问题。高度发展的信息化技术，由于其本身的特点，具有高效、实时、远程的信息处理能力，还支持层级授权，身份限定，参数化管理。电子信息化工具，恰好能弥补内控制度执行主观性大，刚性约束不力的弊端，无疑是进行内部控制，风险控制的有力工具。因此以内控管理系统为核心的内控信息化系统建设十分必要，是高校内控管理走向正规和完善的有力工具。

2  内控信息化在单位层面的应用探讨

2.1 组织架构方面与工作机制

目前，各高校大多没有独立的内控管理部门，内部控制的组织机构大多以内控联合小组的形式存在，而具体实施往往是由财务等部门来代理执行。由于财务部门本身工作繁重，无法全力投入到内控管理的工作之中。同时财务部门也是内部控制的一环，是重要的风险监控对象，从而导致一定的矛盾性。信息化的顺利实施，应该有专职的部门来负责。从实际情况考虑，可以考虑在审计或纪检部门下面成立单独的内部控制科室，来承担内控的工作。有了专门部门做保障，内控信息化建设工作才能更顺利的开展。

所谓工作机制，是指在一定的机构保障下，通过合理的流程，完善的监督，来保证各项经济活动合理、顺利进行。信息化条件下，可以把传统人的业务活动改造成信息的流动，用信息流动代替人这种方式改造业务流程。另外，信息化系统可以把制度约束内嵌到各项活动过程之中，实现量化约束、刚性约束。做到对业务进行实时的审批、监督与管理。

2.2 关键岗位与关键人员

关键岗位指在事业单位中起重要作用的，掌握关键资源的工作岗位，从事这些业务的也就成为关键人员。关键岗位与关键人员最重要的就是不相容岗位相互分离控制。在信息化条件下，通过内控系统，可以把关键岗位、关键人员录入数据库，同时建立不相容岗位的排斥关系，如申请与审批，审批与执行，执行与记录等岗位可以标记互斥关系。当一个人从事不相容岗位时，系统自动预警，从源头上杜绝不合理的岗位与人员设置。

2.3 充分利用财务系统

财务部门一般信息化程度较高，也是掌握经济活动信息最全面的部门，天然具有和内控结合的良好条件。内控信息系统可以充分利用财务系统的数据处理及业务管控能力。可以考虑在会计系统中开发针对内控系统的接口，一方面，实现数据的自动获取，为内控系统提供基础数据。另外一方面，可以与财务系统进行结合，开发网络化的授权与审批功能，实现在线实时审批，实现财务报销授权审批的的电子化管理。可以实现提高效率、杜绝授权造假等功能。

2.4 信息系统开发

内控信息系统应该成为内控得以实施的重要保障。内控信息系统的建立，提升了内控的可操作性。在该系统内，可以集成数据收集、数据分析、流程管理、风险预警等功能。有了内控信息系统，高校就可以把各项管理制度固化在内控系统之中，实现计算机控制下的业务办理与风险控制，取代对业务的人工控制，最大限度的体现了内部控制的严肃性。内控信息系统的建立，应该充分兼容高校其他单位已经建立的信息系统，充分挖掘其信息，充分利用其建立的流程，以避免重复建设。内部控制信息系统可以提供比其他单个部门更为全面的综合性报表。系统根据采集的数据，经过分析，自动直接生成报表。上级管理部门可以通过内控报表，对一个单位的运行情况进行监督，对其面临的风险进行分析与预警，加强风险管理的及时性。

2.5 内控报告对于内控建设的促进作用

目前，财政部已经要求各级单位按规范的格式报送内部控制报表，这极大提升高校对内控的重视，提高了内控的规范性。但是内控报告编制也存在一定的弊端，比如指标过于笼统，报表填制需要大量的人为判斷。许多内控报告指标需要靠填报人员主观判断来填报，这容易造成内控报告结果人为操纵的风险。内控报告体系应该更加细化填制指标数据，减少填报的主观判断内容。可以充分利用内控信息系统，实现横向自动获取其他部门数据，纵向自动处理信息，最终在内控系统内以模块功能的方式自动生成内控报告报表，逐渐减少人的主观判断因素。

3  内控信息化在业务层面应用分析

信息技术发展日新月异，无论是传统的数据库技术，还是发展中的资料影像化技术、大数据技术，都可以成为强大的管理工具。信息技术可以丰富高校的管理手段，提升高校的管理水平与管理时效性。高校内部控制可以按负责主体分为两大类，一类以财务为管理主体，如：预算控制、收支管理控制、财政专项管理、债务管理控制。另外一类为需要其他部门为主体管理的，如：政府采购控制、资产管理控制、科研项目控制、合同管理控制、建设项目管理控制等。

3.1 以财务部门为管理主体的内部控制业务

财务系统本身的信息化程度较高，内控系统应该充分利用财务管理系统的发展成果，与财务系统进行充分的信息共享，同时也可以通过财务系统进行业务办理与监管。在内控系统与财务系统深入融合后，就可以对具体业务进行流程改造。以某些业务为例，比如在编制学费收入预算时，可以自动提取学生人数，以此自动估算未来学费收入水平。在进行费用的收缴审批时，内控系统可以同步要求操作人员提供收费标准等电子审批文件。如果没有对应的审批文件，则无法收费。在进行支出管理时，利用系统内集成的判断条件，对各项支出业务进行内控角度的合理性审核，发生不符合内控规定的支出时，及时发出预警提示并中止会计业务的进行。另外，对于支出的审批，也可以利用数字证书技术，开发面对全校的数字签名，在内控系统中即可以实现各级授权审批。改变以往领导手签的审批方式，以信息认证技术改造传统授权方式。在对债务管理的控制中，可以设定债务总体限额，设定债务与资产比率上限，也可以设定债务风险等级。发生超额债务、超风险债务时，自动中止负债业务处理。

3.2 以财务部门以外管理主体的内部控制业务

要建立与其他系统的共享机制或信息传递机制。如果无法建立实时的信息共享，则应该实现定期的手工数据传递。对于其他业务，要加强合理、合法、合规性审查，可以规定特定的经济业务在发生前，输入内部控制管理系统，进行合规性检验，通过检验后，再提请下一步审批。

如在政府采购过程中，内控系统根据输入的采购内容，自动判断是否存在采购计划，是否超出采购预算，采购方案是否合理。也可以利用内控系统，建立供应商黑名单、白名单制度，对供应商资质自动审核。财务、资产、审计等其他相关部门，可以调取相应的电子文档，根据内控系统的审核结果，对采购业务进行相应的处理。

在资产管理控制中，内控系统可以从财务、资产等其他系统调用数据，生成资产报告，对资产增减变动进行动态监控。对于大额的资金变动，可以自动预警。比如较大金额的科研仪器，可以对其使用率进行监控，低于既定使用率的提出预警，减少设备的空置。

在合同管理控制中，由于合同管理这类业务涉及到的部门较多，程序复杂，需要各部门的积极配合，导致协调成本很高。有了内控信息系统的支持，合同业务可以在系统内网上审批，将每一环节需要的审批主体以程序的形式固化在系统之中，所有主体审签通过后，才能进行下一环节。由于网络技术的实时性与便利性，无疑可以降低审批的时间与协调成本。在内控系统中，可以将合同参与主体的权限加以限定，从而避免超越权限签订合同。合同及相关审批资料可以形成电子影像化存储，方便查阅。

通过内控系统的建设，可以将一些不方便开发管理系统的业务，统一整合进内控系统之中，实现集成化的管理。总而言之，内部控制信息系统只有全面掌握经济活动的各个方面，深入介入到其他成熟的管理子系统中，并进行实时监管，才能真正发挥它的效力。

内控信息化系统的应用不局限于以上的举例，结合具体业务与流程，在内控信息系统下，有许多新的管理形式可以进行开发。

4  内控信息系统建设难度与局限性

4.1 基础薄弱

内控信息化是管理信息化的高级阶段，是需要一定的信息技术实力作为基础的。而目前我国高校的信息化发展水平不一，差距巨大。有的高校信息化水平薄弱，只是在财务、教务等部门实现基础的信息化。在此基础上进行内控信息化建设，难度非常大。

4.2 系统建设成本巨大

内控信息系统建设与运行成本不可忽视。虽然内控信息化具有良好愿景，但是其建设所面临的成本压力非常大。内控系统的开发是一个大工程，首先要对现有内控制度进行设计、优化，使之适应信息系统的运行。还要进行系统软件的开发，人才的招聘与硬件系统的采购等工作。同时，由于内控信息系统对目前流程的改造，还要对全员进行业务培训。此外，目前国内针对高校开发的内控系统非常少，无法达到规模效应以分摊成本，内控信息化建设成本较高且存在一定的难度。

4.3 内部控制建设要量力而行，循序渐进

由于内控建设的薄弱基础和巨大成本，建设内控系统不能急于求成，要根据高校自身特点和经济基础，充分利用现有的信息系统，采用减少系统功能，局部嵌入其他系统委托开发，甚至部分采用人工手段，以自身能承受的方式最经济的建设内控系统。

4.4 信息化不是万能的

内控的信息化也存在自身的缺点与局限。从已有的案例来看，内控信息系统对于业务流程层面的风险控制比较有效，而对单位决策层面的风险控制能力较弱。而我们知道，决策不当给单位带來的风险远超具体的业务层面。这提示我们，不能把所有希望都寄托于内控系统的建立上，一切好的管理都必须具备良好的人与合理的制度这两个重要条件。

5  结语

高校的内控制度建设仍需继续加强，内控信息化建设更是一个漫长的过程。需要高校加大投入、加强硬件基础设施建设，努力培养适应高校自身业务特点的IT人才;更需要高校苦练内功，不断优化管理制度。当这些条件成熟后，高校的内控信息化系统建设才能水到渠成。有了内控系统的支持，高校的管理水平也将迈上一个新的台阶。

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