谈谈档案管理的有效性研究

齐贝贝

（河北省涞源县水利局，河北 涞源 074300）

一、现代档案管理工作中面临的问题

在国内的档案管理工作中，仅有部分国家疾患大型企业、科研单位实现了档案管理的现代化，即在档案管理中有效利用了现代电子计算机和网络技术，加快了纸质档案向电子档案的转变进程，不但有效节省了档案管理的人力物力投入，而且提升了档案资源的利用效率。但是在国内现阶段的档案管理中，仍然存在某些影响管理有效性的问题，主要表现在以下几个方面：

（一）档案管理工作重要性有所淡化，难以真正发挥其所具备的社会功能和社会价值。很多人多档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。对档案工作的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员，包括有些领导，对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是受罚、保管、事务性工作，只要是不丢失文件，不泄露机密，能满足外调和查档就行了。

（二）社会档案管理力量相对薄弱、水平不高、手段滞后，导致档案管理的有效性受到：严重的影响。多数管理人员没有经过专业培训，对档案的重要性、管理的具体要求、档案次啊聊的收集、整理、借阅手续、限时归档、装订等业务不太熟悉，档案收集意识淡薄。

（三）档案保管的硬件环境相对较差，专业设施短缺。有的单位档案管理必备的当用工具，甚至都无法购置配备齐全，严重影响了档案管理工作的石基效率和质量。

（四）档案管理中的安全意识相对薄弱，尤其是在纸质档案的保管中，很多档案管理人员片面认为档案管理就是保管文件和材料不是什么值钱的东西，没有人来头道这些纸张，进而导致大量档案资源的流失。

二、如何提升档案管理的有效性

在现在档案管理工作中，不但要加强对于相关理论的研究和实践，而且要在不断总结管理经验的基础上，全面提升档案管理的有效性，并且为社会经济的建设和各项管理工作提供宝贵的文献资料。提升档案管理的有效性，可以从以下几方面做起：

（一）建立与知识经济时代相适应的档案管理新思路

在过去很长一段时间里，由于长期传统环境下工作所形成；思维方法上的定式，档案管理人员在思想观念上难以将现代化管理引到档案中。近几年，信息技术的迅速发展和对社会生活的极大影响，已经让档案人员认识到计算机、网路等已成为档案管理工作不可缺少的技术和工具之一。同时，档案管理工作现代化是一个系统工程，它包括档案的整理、著录标引、数据输入和为它们服务的分类法、词表等档案管理工作现代化的及基础工作。档案原件是信息资源，是西元就有一个开发过程，计算机管理档案不能只停留在目录检索那种初步的不充分的信息开发阶段，二应更升入地发掘档案信息资源，变被动等待检索利用为主提供各类信息服务，这就提高了开发档案的档次。同时，社会的需求与承认也会大大促进档案事业的发展。

（二）加强档案管理队伍建设

在新形势下，要做好档案工作，没有强有力的档案管理人员作基础，没有开拓创新的精神，没有丰富的专业知识，强化档案工作就成为一句空话。档案管理人员不仅要掌握档案管理基础知识还要有服务意识和创新意识，同时，随着办公自动化的应用，电子文件大量低出现在人们面前，因而形成大量的电子档案，使得电子档案与纸质档案并存，所以档案管理人员还需要具备广博的知识、现代化信息技术应用能力、信息加工处理能力等。针对档案队伍建设，首先在选配档案管理人员时把好入口关，按照年纪轻、责任心强、文化高热爱档案、工作要求，选配好档案网络员，从而充分地提高档案网络员的自身素质提高素质。

（三）大力推进档案管理的信息化和数字化

在档案管理基础工作的各个环节中，加强前期准备工作的管理师尤为重要的。计算机数据的准备工作是一个系统二复杂的大工程，尤其是对那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多，不仅著录工作量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，就会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进程。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”“快”、“好”兼而有之的效果。档案管理单位要立足自身资源，增加传统的编研力度，监理特色数据库，开展定向专题信息服务，监理“需求、开发、利用”三者之间的关系。

（四）强化服务意识，扩宽服务领域

在现在档案管理中，一定要“重管理、轻利用”的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型，主动面向知识经济主战场，把档案工作的中心转到为知识经济和各项事业发展提供优质的服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。同时，在现在档案馆的建设中，尤其是在各项管理制度的制定和实施中，一定要加强对管理人员服务意识的培养，并且在现有条件的基础上，将强对于服务领域的不断拓展。

总之，在现在社会的建设与发展中，档案管理工作的重要性和意义是必须引起全社会高度重视的，档案管理部门和相关工作人员则要从自身角度出发，不断加强对于档案管理的理论研究，而且要积极引进而实现档案管理有效性的不断提升。同时，在档案管理中还要注重各类信息资源的合理开发和利用，进一步发挥其所具备的社会功能和价值。