基于信息时代下档案管理工作的创新分析

张晶晶

（内蒙古自治区团校（内蒙古师范大学青年政治学院），内蒙古 呼和浩特 010051）

一、信息时代下档案管理特点及意义

在信息时代背景下，档案管理特点主要体现在以下方面：一是档案资料由纸质形式向数字化资源转变，实际利用信息技术进行档案管理时，要严格按照已有的法律规定，确保档案管理的有序开展。二是档案管理查询和整合等工作的开展，都是在计算机设备上完成的，相对于传统档案管理来讲，管理效率有明显提高。正是由于信息时代下档案管理具有这些特点，使得信息化档案管理有着重要价值。借助信息化方式进行档案管理，可简化管理工作，在计算机设备上完成档案收集和整理等操作，方便之后档案资料的运用。这种工作方式下，降低了档案管理人员工作压力，对工作效率的提高有重要意义。另外，真正落实信息化管理方案，满足社会发展对档案管理的要求，能保障事业单位持续发展，加大对管理成本和资源的控制。当今时代下，档案管理中信息化技术的使用，是提高档案管理效益的有效途径，可在此基础上，实现信息利用率的最大化。

二、信息时代下档案管理存在的不足

（一）档案管理不够合理。在分析信息时代下档案管理中存在的不足时，可发现主要体现在档案管理不合理方面。档案管理是一个复杂的过程，多种信息资源的收集和整合难度较大，并且在档案管理中可能受到外部因素影响，进而导致档案管理欠缺合理性。另外，档案管理工作关键在于信息及时更新，但是实际开展管理工作时，可能存在信息内容不完整的问题，长期以往会造成档案管理工作质量低下。

（二）管理理念落后。为了促进档案管理朝着信息化方向发展，要及时更新档案管理理念，引导管理人员利用计算机软件进行档案管理。针对信息时代下的档案管理工作进行分析时，能观察到档案管理服务对象已经从领导层面转变到基层人群，如果不能及时更新管理理念，势必会造成档案管理滞后的问题。

三、信息时代下档案管理创新要点

（一）创新管理理念。要想实现信息化档案管理的创新发展，关键在于管理理念及时创新，以便在正确的理念引导下，逐步落实档案管理创新方案。随着时间的推移，档案管理的现代化和数字化，已经成为档案管理发展重点，可在先进的思想引导下确保档案管理工作高质量完成。在档案管理实践中，要求工作人员明确科学发展观的指导作用，树立较高的档案管理意识，能加快档案管理的信息化建设进程，并且对档案管理水平的提升有积极影响。另外，还鼓励档案人员将创新思维运用到工作实际中，敢于研发，真正做到管理理念及时更新，保证档案管理实效性，能更好服务于基层群众。具体来说，档案管理理念的转变是管理工作创新发展的基础条件，要求管理人员意识到管理形式、管理对象的改变，根据档案管理相关规范采取适当的管理手段，确保档案管理取得较好效益，能顺应时代发展潮流来逐渐优化管理理念，为社会群众提供优质服务。

（二）确保档案管理科学性。在信息时代视角下，保证档案管理科学性是实现档案资料使用价值的关键，同样是档案管理数字化建设持续发展的保障。为了实现这一目的，有必要注重新思想在管理工作中的融入，以便丰富档案管理渠道，能满足不同情况下档案管理要求，并建立起运行良好的档案管理系统，方便管理人员进行档案资料收集和整理。同时要保证档案管理合理化，从时代发展要求出发，加强档案管理实践和计算机技术间的联系，将信息化建设作为档案管理创新方向，从而推动档案管理持续发展。总的来说，档案管理科学开展，需要通过完善管理方法和明确界定管理内容等方面来实现。新建档案管理系统作用下，管理人员可借助计算机软件，完成档案资料整合、存储等工作，相较于传统管理模式而言有明显优势，可实现档案管理方法的多样化，研发出适应性强的管理措施，为档案管理工作高效开展提供保障。

（三）促进档案资源共享。资源共享在促进档案管理创新方面有着重要作用，未来档案管理中，要在互联网环境中进行数据共享，对信息资源进行统一管理，针对档案管理制定管理标准，能实现档案管理的透明化，对促进档案管理持续发展有重要意义。因此，我们认为在创新信息化档案管理的过程中，要尽可能提高资源共享程度，真正形成新的档案管理模式。从某个角度来看，为了保障档案资源取得较好应用，要从以下方面着手进行资源共享：一是结合当前档案管理环境，将科学技术融入到档案管理中，可得到多样化资源获取渠道，有利于档案资料及时查询和利用。二是不断健全档案资料库，能在档案管理平台上完成一系列操作。例如，部分企业在建立档案资料库时，进行不同资料的分层处理，做到信息资源分层次共享，有利于提高资源共享效率，方便用户获取需要的档案信息。

（四）完善信息化档案管理系统。信息化档案管理系统的完善构建，是推进档案管理工作创新的必然途径。档案管理重要意义在于为社会群众提供优质服务，为相关工作开展提供参考，实现这些目的，首先要营造一个健康的档案管理发展环境，是档案管理不断创新的保障。因此，需要企事业单位结合自身发展实际，建立相应的档案管理系统，以便在信息化平台作用下，实现数字化档案资源的有效利用，在此基础上进行档案管理。这种做法可提高管理人员信息管理意识，使其自觉运用计算机软件完成管理任务。

（五）做好档案管理基础工作。除了上述措施外，在分析信息时代下的档案管理创新要点时，我们认为还需要明确基础性工作的重要性，要在做好基础工作的条件下，加快档案信息化建设进程。档案管理工作服务于不同部门，表明这项工作有着重要作用。传统管理模式下，容易出现资料收集不完整、档案资源利用价值低等问题，对档案资料的充分利用有不利影响，会造成档案管理效益低下。综上所述，信息时代下对档案管理提出新的要求，可利用科技成果促进档案管理方式和管理体系的创新，以便提高管理质量，为各项工作开展提供需要的档案资料。