优化档案管理的有效途径

范海涛

（重庆市酉阳土家族苗族自治县新城区管理委员会，重庆 409801）

每个单位在档案管理建设的过程中都会出现或多或少的问题，如档案管理人员专业技能的不到位、档案管理建设效率低下、档案管理人员信息保护意识低下等，导致了单位管理效率低下的问题。因此，针对现实中客观存在着的问题，我结合自身实际的经验，从总体的情况展开了分析，探索了优化档案管理建设的有效途径，希望能够帮助他人从中获得一些有价值的信息。

一、当前单位档案管理过程中存在的问题

（一）缺乏对单位档案管理工作的正确认识

单位档案管理工作直接关系着单位的发展进程，从目前来看，很多单位管理人员缺乏对档案管理的正确认识，缺乏对档案主体的限制，导致档案管理工作严重偏离单位发展的实际情况，影响单位档案管理水平。很多单位认为单位档案主要是单位的人事档案，忽略了单位自身发展形成的主体档案，单位档案构成存在严重偏差，影响单位档案资源的开发利用。

（二）档案管理人员的工作能力差

档案管理人员工作能力的高低对单位档案管理的效率有着很直接的影响。目前，我国很多单位档案管理人员并没有经过专业的技能培训，管理水平普遍较低，而且还有一些管理人员只是兼职，并不是长期的管理人员。又加上很多管理人员觉得这份工作没有什么发展前景，就算没有做好也无所谓。这些问题的出现，就导致了档案管理人员的工作能力差，从而影响了单位档案管理工作的效率。

二、解决单位档案管理中难点的对策

（一）建立健全单位档案管理制度

档案管理工作直接关系着单位的发展方向以及发展前景，我国目前针对单位档案管理工作制定了一系列相关的法律法规，使得我国档案管理活动能够更加的规范化和法制化，也促进档案管理活动更加的标准化。单位要能够综合利用技术信息和资料信息合理归纳整合档案材料，为单位的发展提供重要的数据支持。科学技术的不断发展使得数字化档案逐渐发展起来，并结合数字化档案的具体内容以及发展需求制定出了一系列档案信息标准化管理流程，但是由于数字化档案起步较晚，相关的管理制度仍然不够完善和科学，难以对信息档案管理活动起到有效的约束作用。因此，必须要结合单位的发展现状以及单位档案管理需求制定新的工作标准与工作制度，明确完整的工作流程，了解电子文件形成、转换以及处理的方式，使得单位档案管理工作能够得到有效的约束和监督，以最大限度地保障档案信息的安全性。

（二）人员配备的科学性

在一些企事业单位中，开展档案管理工作的人员有一部分是从其他单位进行抽调的，他们不具备这方面的专业能力。在开展工作的过程中，向有工作经验的人员进行短时间学习后就上岗工作，这样使得开展档案管理工作的过程中，很有可能因为工作人员的工作能力不强而出现疏忽，造成严重的后果。随着计算机信息化程度不断提高，推进档案管理电子化作业已经初见成效，那么就对档案管理工作人员提出了新的要求。只有能够更加高效的应用计算机工作设备，才能够正常开展工作。针对这种情况，就需要相关工作单位定期组织技能培训，确保所有的工作人员都能够更加便捷地获取到提升自我工作能力的机会，在长期的学习进程中，满足高标准的工作需求。要适当提高档案管理工作门槛，只有满足学历要求以及专业化技能要求之后，才能够筛选进驻工作岗位。并且在后期开展工作的过程中，定期开展考核，只有考核达标才能够继续开展工作，否则就需要重新前往学习班进行学习。并且将档案管理工作的成效与个人的绩效进行挂钩，这样才能够尽最大的努力提高档案管理工作人员的主动性，不断的提升自我，为档案管理工作做出更大的贡献。针对现阶段开展档案管理工作能够利用的一些资源进行重新分配，确保对各项资源利用的高效性和合理性。

（三）加强档案管理人员职业技能的培养

单位的壮大离不开人才的培养，而在档案管理的过程中，我们也需要一只具备专业技术的人才队伍，因此，加强对档案管理人员职业技能的培养是十分有必要的。结合各类型单位的实际情况来看，我们培养具有档案管理职业技能的人才可以从两方面入手：从源头抓起和对单位内部现有的人才进行着重培养。

一方面，随着经济水平的提升和经济结构的日渐完善，我们开展的档案管理工作已经不限于立卷归档等简单的操作，同时也是为了进一步挖掘单位内部的信息资源，使单位内部的资源得到更加充分的利用，提升单位管理的效能，而在这个过程中，单位结合自身的需求直接聘请具有良好实践经验或者能力发展迅速的新人员来专职负责这一部分的工作，可以快速的建立起规范化的档案管理体系；另一方面，但是对于一部分单位来讲，单位内部已经具有了业务相对熟练的人员，开发他们的档案管理能力可以更好的节约成本，对此，单位应当积极着重培养这些对档案管理业务较为熟练、综合素质较高的人员，并给他们提供良好的工作环境，明确档案管理的需求，从而更大化的提升单位管理和人员利用的效率。

（四）在制度上的完善

要重视制度建设，发挥用制度管人管事的公平性和长久性。一方面在制度制定和修订过程中要坚持集思广益，对好的措施办法要发扬光大，对错误做法要坚决纠正，对漏洞不足要及时弥补，提高制度建设的针对性、合理性和时效性。另一方面要积极建立档案利用反馈机制，对单位员工在档案利用中反映的问题，安排专人进行及时收集、汇总、整理，并对相应问题提出解决措施，呈报单位管理者，方便在顶层设计上促进档案管理效率提高。

（五）在技术上逐步提升

应该采用双套制管理模式，让实物档案管理和计算机档案管理相辅相成、相得益彰。积极推进档案信息化管理的进程，将档案信息资源利用更加科学化、规范化、便捷化。同时积极运用大数据、云技术等新一代技术手段做好信息资源开发利用，充分进行数据分析和认真研究，找出内在规律性和联系性，进行资料汇编和深度开发，提高档案管理工作在全局工作中的重要性和话语权。

结语

目前在开展档案管理工作的过程中还存在一些问题，在未来的发展过程中，就需要针对这些问题进行逐项改进，这样才能够为现代社会发展做出更大的贡献。要重新制定科学完善的工作制度，加大先进技术的引进程度。针对档案管理工作的需求，来建立起系统化的工作体系。并且加强针对档案管理工作人员的技能培训，使得他们能够更加高效的开展档案管理工作。