综合档案馆对外服务功能变化研究——基于统计数据的分析

虞香群 张 斌/中国人民大学信息资源管理学院

档案工作在较长一段时间内存在着重收藏、轻利用的倾向，利用服务一直是档案馆工作的薄弱环节，事实上提供档案利用服务是档案馆的一项重要工作内容。1983年，国家档案局印发了《档案馆工作通则》，其第二条规定档案馆是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，即“两位一体”；2009年，时任中央档案馆馆长、国家档案局局长杨冬权在全国档案馆工作会议上提出，本世纪下一个十年要努力把各级国家档案馆建设成为“五位一体”的公共档案馆，即档案保管基地、爱国主义教育基地、现行文件公开中心、档案信息服务中心、电子文件管理中心[1]。档案馆功能定位从“两位一体”发展到到“五位一体”，这一过程强调了档案馆的利用服务功能，说明了利用服务功能的发挥在档案事业发展进程中具有重要作用。笔者运用数据统计分析法对我国综合档案馆对外服务功能的现状展开分析，对相关的数据进行整理、统计和分析，在此基础上总结近20年来综合档案馆对外服务的变化规律，探讨新时代综合档案馆对外服务功能转型的发展方向。

笔者首先进行文献研究，以把握国内相关研究状况。不限时间范围以“档案利用（题名）+统计分析（数据分析）（篇名）”与“综合档案馆（提名）+服务（篇名）”在中国知网上进行精确检索，共检索到相关论文101篇，相关的研究成果给予笔者一定的启发及论点支撑。如，陈永生[2]对1994年至2003年综合档案馆的开放利用情况数据进行分析，得出档案馆档案利用率以及开放率低、档案利用不充分的结论。吴雁平、刘东斌[3]从综合档案馆馆藏资源、档案开放数量、利用档案数量等方面，对1980年至2016年档案馆发展情况做了调查报告。周应朝[4]对新乡市档案馆档案利用的频率、数量、目的等情况进行统计分析。李春梅[5]对2008年至2012年北方工业大学档案室利用人次、卷次进行分析。乔琳钧[6]对2014年至2016年山东大学学籍档案的利用情况进行统计分析。可以发现，在文献研究领域已经有一些学者展开了研究，但从综合档案馆对外服务视角进行统计分析的较少；陈永生教授从这一视角出发进行了研究，但研究时间距今已过去15年，在这15年中综合档案馆对外服务情况是否发生变化，这也是需要探究的内容之一。笔者以综合档案馆对外服务功能变化作为论题，基于国家档案局网站“统计年报摘要”栏目中公布的数据、《中国档案年鉴》和国家统计局发布的相关数据进行研究。

1 综合档案馆馆藏数量分析

对综合档案馆馆藏数量进行分析，首先从整体上对国家综合档案馆馆藏总量有一个了解，摸清家底才能更好地开展对外服务；其次通过数量分析了解1998年至2017年这20年间综合档案馆馆藏的变化情况。

近20年间，我国综合档案馆馆藏数量呈不断增长的趋势。从整体上看，馆藏总数有了明显增长，从1998年的12276.52万卷、件增长到2017年的65371.1万卷、件，增长了约5倍，且涨幅从4.81%增长至432.49%，平均增长率为157%。这说明我国综合档案馆馆藏数量越来越多，档案馆对外提供服务的资源随之增加。

2 综合档案馆档案开放情况数据分析

档案开放是综合档案馆开展对外服务的前提。对开放情况进行分析，主要是对档案开放数量、开放率、增长率进行统计分析。

在档案开放总量方面，近20年间开放档案总量有大幅度增长，从1998年的3556.48万卷、件增长到2017年的10151.7万卷、件，增长了185.44%；在档案开放率方面，最高开放率为30.58%（2000年），最低开放率为14.92%（2016年），平均开放率为24.08%，从整体上看近20年间档案开放率总体上呈下降趋势，笔者认为原因在于：第一，1998年至2017年馆藏数量增长率、增长速度高于档案开放数量增长率和增长速度，1998年至2017年馆藏数量平均增长率为157%、平均增速为8.26%，而1998年至2017年档案开放数量平均增长率为86.51%、平均增速为5.72%，这两组数据说明档案馆档案开放的数量和速度远低于馆藏的数量和速度，导致档案开放率下降；第二，2008年，杨冬权在全国档案工作暨表彰先进会议上提出要建立“资源体系”和“利用体系”[7]，丰富档案馆馆藏类型。基于这样的要求，2009年至2017年综合档案馆的馆藏数量平均增速达到了9.17%，而这时的档案馆档案开放数量的增长速度只有5.92%，远赶不上馆藏数量增长的速度。

近20年间虽然档案馆的平均档案开放率达到了24.08%，但从总体上看只有不到三分之一的档案是对公众开放的，剩下超过三分之二的档案没有向社会开放，从这一角度来说，档案开放率还是偏低的。

3 综合档案馆档案利用情况数据分析

考察档案利用人次、利用数量和利用率，是考察综合档案馆对外利用服务功能发挥情况最直接的方式。2006年陈永生对1994年至2003年综合档案馆的档案充分利用情况进行了详细分析，在档案利用率方面得出1994年至2003年的平均利用率为5.09%[8]的结论，以此说明我国档案馆档案资源利用不充分的问题。15年过去了，综合档案馆利用率不高的问题是否有所改善？笔者对档案利用人次、利用数量和利用率进行统计分析。

一是，在档案利用人次方面，以1998年为基数，从1998年的118.94万人次增长到2017年的659.4万人次，近20年间增长了540.6万人次，平均增长率为164%，平均增长速度为203%。从纵向上看，无论是增长率还是增速，档案利用人次数量变化都呈现比较乐观的状态；从横向上看，将档案利用人次与全国人口数量做一个比较，探讨档案利用人次在全国总人口的占比，即全国人口中大概有多少人利用档案，通过数据分析得到1998年至2017年档案利用人次占全国人口数量的比例整体上是不断增长的结论，平均占比率为0.27%，占比率偏低，这说明在全国人口中利用档案的人数少之又少，超过99%的人没有利用过综合档案馆里的档案。

二是，在档案利用数量方面，整体上呈现波动增长的态势，以1998年为基数，从1998年的446.5万卷、件增加到2017年的2077.95万卷、件，近20年间增长了1631.45万卷、件，平均增长率为164%，增长了近4倍。此外笔者查阅了现有数据，发现2014年至2017年电子档案的利用数量呈逐渐上涨的趋势，电子档案利用数量依次为317.65万件、411.1万件、456.4万件、519.9万件，平均电子档案利用数量占比总体档案利用数量为21.76%，最高是25%（2017年），平均增长速度为18.17%，这说明利用电子档案将是未来的发展趋势。

三是，在档案利用率方面，首先，1998年至2017年近20年间平均档案利用率为4.07%，以2006年作为分界点，1998年至2006年的档案利用率总体上呈缓慢上升态势，2007年至2017年的档案利用率总体上呈平稳下降趋势。文章统计了2004年至2017年的平均档案利用率为4.18%，与陈永生教授统计的1994年至2003年的档案利用率相比，2004年至2017年档案利用率是下降的；其次，1998年至2017年档案利用数量与档案开放数量之比未超过30%，最高为21.35%（2015年），最低为12.14%（2000年），平均为17.42%，未达到20%，在这20年间经历了波动上涨、波动下降以及急剧上涨的形势；最后，从总体上来说档案利用率较低，只有约4%的馆藏被利用，在开放的档案中也只有约17%左右被利用，档案利用数量的增长速度远低于档案馆馆藏数量和档案开放数量的增长速度。

4 综合档案馆建筑面积数据分析

笔者对档案馆总体建筑面积、库房面积以及对外服务面积数据进行分析，探讨这三者之间的关系，反映综合档案馆对外服务功能的变化情况。

第一，1998年至2017年，档案馆总体建筑面积均呈增长趋势，平均增速是6.11%；第二，1998年至2017年，档案馆库房建筑面积整体上也呈增长趋势，平均增速为4.29%，低于档案馆总建筑面积的增速；第三，总体上1998年至2017年，档案库房面积占总体面积比例呈波动式下降的趋势，占比率最高为52.4%（1998年），最低为38.58%（2017年），平均占比率为45.86%，1998年至2007年的平均档案库房面积占总体面积的比例为49.92%，几乎接近一半，即在档案馆总体面积中，有一半的面积是用来存储档案的；这样的情况在2008年至2017年有了转变，2008年至2017年的平均档案库房面积占总体面积的比例为41.81%，比1998年至2008年下降了8.11%。

笔者从《中国档案年鉴》里找到2012年至2017年综合档案馆对外服务用地面积的数据，依次为34.69万平方米、44.16万平方米、53.9万平方米、62.1万平方米、75.8万平方米、95万平方米，从中可看出2012年至2017年档案馆对外服务面积是逐年增长的，平均对外服务用地面积是60.94万平方米，平均增长率为75.67%，平均对外服务面积占总体面积的比例是7.64%，这与2008年至2017年档案馆库房面积占总体面积比例下降的8.11%接近。综合档案馆对外服务用地面积平均增幅和平均环比发展速度都比较高，这说明综合档案馆对外服务功能得到强化、重视和拓展，在整体的档案事业发展中所占的比例越来越凸显。

5 综合档案馆档案展览情况数据分析

档案展览是档案馆利用自身资源主动服务公众的行为，具有文化休闲的性质，举办展览的场数和参观展览的人次是衡量综合档案馆档案展览情况的最主要的指标，笔者将对这两个指标的数值进行统计分析。由于《中国档案年鉴》从2006年才开始统计档案展览场数和参观展览的人次，所以笔者只统计2006年至2017年这12年的数据。2006年至2017年展览数量（个）分别为：5066、19977、2930、2796、3240、3213、4352、4556、4257、3984、3650、3289，2006年至2017年参观展览人数（万人）分别为：403.22、610.57、569.26、550.87、620.43、456、365.61、468.93、1072.7、723.3、547.7。

总体上，2006年至2017年综合档案馆展览数量和参观展览人数表现为不规则变化，各年份之间变化较大，在这12年里年平均展览数量为5109个，年平均参观展览人数为579.47万人，平均每场展览参观人数约为1134人，参观人数略高于2006年至2017年平均档案利用人次。这些数据说明，首先，具有文化休闲功能的档案展览逐渐进入档案馆对外服务领域，即综合档案馆在对外服务过程中除了进行档案阅览服务外也逐渐重视或转向对公众进行文化休闲服务；其次，总体上综合档案馆参观展览人数高于综合档案馆档案利用人次，这说明开展像档案展览这样的文化休闲服务可以为综合档案馆扩大公众用户，同时也验证了综合档案馆利用自身的档案资源开展文化休闲服务是可行且是有效的道路。

6 总结

通过以上数据分析可知，近20年，我国综合档案馆在开展对外服务上取得了一定的成效：一是档案馆馆藏数量、档案开放数量持续增长；二是利用档案数量和档案利用人次的总量有大幅度增长，电子档案利用数量也逐年增长；三是档案馆总体建筑规模越来越大，库房占总体面积的比例总体上呈现下降的趋势，对外服务用地面积越来越大；四是综合档案馆逐步开展文化休闲服务。但同时，也应正视综合档案馆对外服务中存在的问题，主要有：第一，在档案开放上，档案开放率仍然比较低，只有不到三分之一的馆藏档案对公众开放；第二，在档案利用方面，利用率总体上呈现持续降低的态势，利用人次占全国总人口数量的比例较低；第三，在档案展览方面，档案展览的数量和参观展览的人数相较于图书馆和博物馆的参观展览人数而言是偏少的。

因此，今后综合档案馆应该从以下几个方面入手提升对外服务能力：一是在馆藏资源不断增长的情况下，应扩大档案开放的数量，加强对档案开放的鉴定，应及时公布和开放可共享的档案。二是提高档案利用数量，综合档案馆要通过各种途径和方式使用户利用档案更为便捷，让公众愿意利用档案，可对现有的电子档案和数字化档案副本进行集合、开发、共享、利用，如浙江省档案馆开通网上查档和微信查档功能，公众可通过微信APP上的“掌上查档”小程序，向浙江省100家综合档案馆发起查档申请，实现足不出户便可查档[9]。三是加强综合档案馆化交流服务功能，通过档案展览的数据分析可知，进行文化交流也是吸引用户的有效方式，所以档案馆要转变理念，利用新媒体积极开展文化交流，融入社会大众的生活中。