加强高速公路建设项目档案管理的若干要务

李 妮/贵州高速公路集团有限公司

随着公路管理体制改革的不断深化，各省一般都组建了省级交通投资集团企业，承担本省高速公路项目建设和运营管理的职能。在具体项目上，通常又按照“项目法人责任制”的要求，分设项目公司以“一路一公司”的模式进行建设和运营。工作中形成了大量高速公路建设项目档案，这些档案具有重要的价值。下面笔者以所在单位贵州高速公路集团有限公司（以下简称贵州高速集团）高速公路建设项目档案工作为例，探讨如何加强高速公路建设项目档案管理。

1 当前工作存在的几点问题

一是档案管理制度建设不健全不完善。表现为没有将档案工作纳入项目绩效考核之中；没有对档案工作进度提出要求，档案工作进度常常滞后于项目建设进度，不少项目在通车运营后的较长时间内仍无法完成档案验收工作；没有为档案人员提供有针对性的业务培训，致使档案人员缺乏档案管理经验，难以为各参建单位提供业务指导。

二是档案管理的规范性不强。虽然国家已经出台了相应的公路建设项目档案管理标准和规范，但项目公司档案规范化管理的意识不强，工作中不能很好地执行这些标准和规范；也不能依据国家层面的标准和规范制定符合公司实际情况的管理办法，档案管理的规范性不强。

三是档案开发利用的程度不高。项目公司往往自行采购和应用档案管理系统，因此不同项目公司档案数字化成果的格式、参数等不尽相同，这对集团公司整合与开发档案信息资源造成了不利影响。此外，多数项目公司在项目建设完成后，对档案的利用一般局限于档案查询，较少涉及档案信息资源的统计、分析和编研等深层次的开发利用，档案发挥的作用非常有限。

2 加强档案管理的若干要点

2.1 加强档案管理的制度建设。重点要加强档案管理制度建设，实现档案管理提质增效。以贵州高速集团为例，集团非常重视档案管理制度建设，制定项目档案管理工作细则，并协助项目公司建立系统的档案管理制度；明确要求将档案工作纳入对项目公司的绩效考核之中，以及档案管理与项目建设同步开展；成立竣工文件验收小组，负责对各项目档案进行验收；在项目开工前安排项目公司新任档案人员进行上岗培训，对参建单位进行立卷归档管理知识培训，并举办档案管理专题讲座。

2.2 加强档案的规范化管理。应依据国家制定出台的行业标准的有关要求，结合本地区、本单位的实际情况，制定并实施统一的档案管理办法。贵州高速集团近年来先后下发了多份文件，细化项目竣工文件的收集范围，并对竣工文件的组卷格式、竣工文件目录编制等作出统一要求，有效保证了集团所属项目在文件的形成、收集范围及整理组卷等方面的统一性，提高了档案的质量。

2.3 加强档案的整合与开发利用。贵州高速集团统一开发了基于多全宗的档案管理系统，并部署到所属的项目公司，使各项目形成档案的数字化加工、电子文件格式转换、元数据收集和存储均按照规范要求进行，并将档案资源统一整合到集团档案管理系统平台上。经过整合，档案的利用率有明显的提升，且档案在服务集团中心工作、重要工作中发挥了越来越重要的作用，如为集团制定决策、开展财务审计、编制招标文件、进行公路养护等提供了凭证与参考。

2.4 加强档案的安全保管。应从集约、安全的角度出发，统一规划建设档案库房，避免各项目公司重复建设，造成不必要的浪费，并彻底消除档案保管的安全隐患。贵州高速集团按《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》等标准，建造了集团档案馆，包括各类档案库房、展览厅、阅览室、消毒室、整理室、纸质档案扫描室、电子档案采集室、数据机房等，约6000平方米。档案馆定期将各项目公司形成的档案统一接收进馆，进行集中统一管理，确保档案实体安全和档案信息安全。