基于知识服务的档案管理模式理论分析

文/王 玲

随着现代科学技术的发展，档案管理工作也发生了较大的变化，从过去传统的档案管理模式转向了以知识服务为中心的档案管理模式。本文通过对知识服务的档案管理模式进行理论分析，为档案管理者提供更多的参考和借鉴

基于知识服务的档案管理，是档案管理工作的一大创新。它是通过把档案信息资源整合，利用现代科技手段进行知识编码，以技术为指导、需求为导向、用户体验为中心而建立起的档案管理体系。知识服务的档案管理模式最早是由服务行业的企业需求而产生的，在电信、移动通讯公司的发展过程中，由于公司的用户量较大，并且客户信息要进行隐私处理，由此产生了这种新型的档案管理模式。与过去复杂繁琐的档案管理模式相比，这种高效的管理模式，大大节约了企业的资源，减轻了管理者的工作负担。因此，知识服务的档案管理模式，在各行各业中充分得到了广泛的推广。

一、传统档案管理模式和基于知识服务的档案管理模式的区别

传统的档案管理已不适应当今社会发展的需求，存在技术和管理方面的弊端，难以满足现在客户对档案信息的需求。通过不断创新档案管理模式，进而提高档案管理效率，满足用户不断增长的信息需求，是做好档案工作的目的。知识服务的档案管理模式正是基于这个目的而产生的，它将档案信息重新归类，以用户为中心，按照需求为导向，通过加大对档案信息的重视程度，把档案信息作为一种无形资产，从而不断发挥出它的作用。知识服务的档案管理模式，在档案知识、档案评价、档案服务以及人力资源管理制度上进行不断完善，通过用知识管理模块编码把档案信息合理科学地划分，建立起的用户信息档案，以用户个人信息和内部文件、外部信息为主要管理内容，而传统的档案管理只是在企业活动中，对产生的各类文档进行归类，缺少对用户个人性质的分类；知识服务的档案管理模式，还能够对各种资源进行整合，传统的档案管理只是简单地把资源进行分类，而不能对资源进行有效的整合；在服务管理方面，传统的档案管理模式就是对档案的简单归类和排放，当个人或企业在找寻档案信息的时候，往往十分劳累和浪费时间，知识服务的档案管理模式通过搭建信息网络，使用户在有档案利用需求时，能够高效便捷地找到自己所需，用户体验度大大提升。

二、基于知识服务的档案管理模式研究

1.档案管理工作注重对知识的整合

如今的档案管理模式，通过与现代高科技手段的结合，把知识编码系统纳入到构建档案管理模式中，重视档案信息的价值，把档案管理和知识价值联系起来，知识编码通过对档案信息里知识的提取，从而将潜在的、易被忽视的信息通过展示变成可以为用户使用的知识，实现资源共享，促进人们之间的交流，有效地提高知识的利用率。把档案信息整合建立起资源数据库，将知识分类，在运用时可以通过计算机进行信息的筛选，在数以万计的知识中找出自己所需要的信息，可以帮助管理者或者用户提供更好的信息服务。为了方便管理者查阅和记载档案，通过建立知识案例库的方式，用图表记录信息，清晰明了地将档案信息展示出来，方便管理者对档案信息进行管理，让档案管理工作从单位的辅助性工作转变为单位的前瞻性工作，由此提高档案管理的工作地位。这样的档案信息管理模式，才能真正地促进社会和单位的发展，为市场经济做出应有的贡献。

2.提供人性化的档案管理服务

知识服务的档案管理模式在发展的过程中，摆在第一位的就是看重对用户的服务，把客户的需求放在第一位，档案管理的最终目的就是为了服务客户、满足客户的需求。在档案管理中充分体现出人文关怀，以知识服务为目标，建立高标准高质量的档案服务管理体系，满足客户需求，不断提高客户的满意度。当今社会客户最看重的就是对服务的满意度，因此将人性化的服务，融入到知识服务的档案管理体系中，作为档案管理模式的一大特点，展现服务特色，在充满技术优势的引导下，为社会、个人和单位提供良好的服务，满足客户的需求，更好地实现档案信息价值，为拓展单位的各项业务，提升核心竞争力，推动自身发展发挥作用。

单位和用户对档案管理提出的新需求，引发了我们的不断思考。档案管理者要结合自身特点，通过不断的创新和发展，实现档案管理工作的转型升级。我们相信起源于服务行业的知识服务档案管理模式，也会对行政事业单位的档案管理工作创新提供了借鉴和参考，只要积极主动地将知识服务纳入到档案管理模式之中，就一定会提高档案管理的服务水平。