高校档案工作三个层面研究

涂上飙/武汉大学档案馆

我国高校的档案工作经过几十年发展，形成了特定内涵。由于高校档案工作是在不断探索的过程中前进的，因此就内涵而言，还有许多待明确的地方。有人认为高校档案工作就是档案管理工作，即档案的收集、整理、保管、直接利用及信息化等工作。基于这一认识，他们认为高校的档案文化资源挖掘工作不是档案工作的范畴。对此笔者不敢苟同，故从三个方面对高校档案工作的内涵进行探讨。笔者认为，高校档案工作应包括三个层面，即档案工作的基础层面，档案管理；档案工作的核心层面，档案文化建设；档案工作的外围层面，档案服务拓展。这三个层面是相互依存、相互促进的。档案管理是档案文化建设的基础，档案文化建设是深化档案管理的途径，档案服务拓展又是把档案工作做大做强的手段。

1 高校档案工作的基础层面：档案管理

档案管理是高校档案工作的基础层面，从某种程度上可以说是高校档案工作的主体。早期高校档案管理大体包括两个部分：一是对文书档案的管理。文书档案包括高校发展规划、工作安排等方面的内容，一些建校历史较长的高校文书档案还包括中华人民共和国成立前的历史档案，一般由高校党委办公室负责管理。二是对科技档案的管理。科技档案涉及教学、科研、基本建设等方面内容，一般由高校校长办公室负责管理。

早期高校档案管理具有探索性特征，主要探索档案管理涉及哪些内容、应建立什么样的管理体制和成立什么样的组织机构、应以什么样的管理理念作为指导等。改革开放以后，高校档案管理逐步实现了规范化。1986年南京大学、上海交通大学、四川大学就率先建立了档案馆。1987年档案法颁布，之后1988年武汉大学、华东师范大学等高校建立了档案馆，20世纪90年代以后又有一批高校建立了档案馆。1989年国家教委发布《普通高等学校档案管理办法》，高校档案工作步入法制化轨道，高校逐步形成了具有中国特色的高校档案管理体制。

随着改革开放的不断深入，2008年教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》，根据时代需要对高校的档案工作进行了调整。2014年中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求完善档案工作体制机制，建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系。在此背景下，高校档案管理基础工作、档案信息化建设都取得了较好成效。目前全国大多数高校都形成了一套完整的档案管理规范，建立了以分管校领导为主任的档案工作委员会，形成了部门立卷归档的制度，并且高校档案馆成为高校档案收集保管利用的中心，档案馆库房建设得到加强，档案管理软件得到升级换代，档案按党群、行政、教学、科研等11大类进行归档保管，档案管理的日常及专项经费不断增加。

但是目前形成了一种思维定势，即一谈到档案工作就认为是要如何做好档案的收集、整理、保管等工作，以及围绕这些环节如何加强档案安全体系建设等，似乎高校档案工作者就是档案保管员。这是一种片面认识，应该在实际工作中加以克服。

2 高校档案工作的核心层面：档案文化建设

高校档案馆在做好档案管理的基础上，应加强档案文化建设。笔者认为，档案文化建设是高校档案工作的核心层面。档案文化建设是文化建设的重要组成部分。当前，加强文化建设已经成为国家战略，党的十八大、十九大都强调要大力加强文化建设；习近平总书记在党的十九大报告中指出：文化是一个国家、一个民族的灵魂。文化兴国运兴，文化强民族强。加强文化建设也是推动高校发展的重要手段，2017年国家发布的《关于高等学校加快“双一流”建设的指导意见》明确指出，要加强大学文化建设，构建具有时代精神、风格鲜明的中国特色大学文化。高校加强档案文化建设才能更好地服务高校文化建设、服务高校文化传承。因此高校加强档案文化建设具有十分重要的现实意义，有必要将档案文化建设作为高校档案工作的核心层面。

遗憾的是，长期以来高校档案工作的重心在档案管理上，对档案文化建设未予足够重视。究其原因，一是与历史发展因素有关。中华人民共和国成立后，国家优先考虑的是如何实现档案有序管理，最终形成了统一领导、分级管理的档案管理模式。受此影响，高校首先考虑的也是如何把档案管理好，由此形成的思维模式和工作架构至今尚无多大变化。目前不少高校档案工作者视管理好档案为首要任务，对开发利用特别是档案文化建设鲜有关注与思考。二是与当前档案学科的划分有关。档案学作为一门学科在20世纪50年代属于历史学范畴，专业课程涉及文书学、文献古籍学、中国近现代史等方面，学生毕业授予历史学学位。1997年国家对学科进行调整，档案学被划归到管理学，其课程设置就围绕档案管理进行，原来侧重于人文历史方面的课程就很少了。近年来培养的档案人才都是偏向于档案管理型的，文化型的人才相对缺失；进入高校档案部门工作的往往也都是偏管理型的档案专业人才，这一现状使得高校档案文化建设难以取得成效。

新时期，高校开展档案工作应转变固有观念，由以管为主向管用结合、以用为主转变，重视档案文化建设。近年来武汉大学重视档案文化建设，积极开发全校档案文化资源，形成一系列档案文化产品，涉及武汉大学办学理念、发展历史、人物故事等多个领域，有力地推动了武汉大学文化建设。校档案馆编写的《武汉大学史话》，被列为校史通识课的必读书；编纂的《武汉大学档案工作的发展历史》，得到时任国家档案局局长杨冬权的好评。南京大学充分挖掘全校档案资源，建立了拉贝纪念馆和赛珍珠纪念馆，这两个纪念馆已成为爱国主义教育基地。

3 高校档案工作的外围层面：档案服务拓展

所谓档案服务拓展工作，是指高校档案部门立足馆藏资源拓展业务领域，以扩大档案工作影响、进一步丰富和完善高校档案工作职能。一是与校外机构建立联系并扩大合作范围。如可与地方的方志、党史、文化、博物、文物、图书等部门建立联系。以与方志部门建立联系为例，在实际工作中高校档案部门承担了高校年鉴、校志等资料的编写任务，势必要学习如何编撰年鉴与校志，因此会与方志部门建立联系，寻求专业支持。在建立联系的基础上，可充分利用高校档案资源进一步深化合作，这样既盘活了档案资源，也提升了高校档案工作的影响力。如，近几年武汉大学档案馆与武汉市党史办合作，利用馆藏档案对武汉抗战史进行深入研究；还参与了湖北省志编撰工作。

二是与校内部门进行深度合作。高校档案工作如要更有作为，一定要与校内部门建立联系，开展广泛合作。近年来，武汉大学档案馆与校工会、研究生院、国际教育学院、马克思主义学院等单位以项目的形式开展合作，撰修了工会史、研究生教育史、留学生教育史、马克思主义学院史。与校内部门开展合作，既加强了联系，发挥了馆藏档案在参考与凭证方面的作用，又宣传了档案工作。此外还可与校学工部、研工部、宣传部以及二级学院联系，充分发挥馆藏档案育人的功能，参与人才培养工作。可为校本科生开设校史课，武汉大学档案馆面向全校本科生开设校史通识选修课，深受学生欢迎，每学期有近30个二级学院的学生选修该课程。可参与硕士、博士研究生的培养工作，武汉大学档案馆参与了校历史学院硕士研究生的培养工作，以学校档案为素材，对学生进行实地教学，非常受学生欢迎。如笔者在给硕士研究生讲授《中国大学史》课程时，使用了校档案馆馆藏的大量档案，效果非常好。还可参与教育培训工作，如武汉大学信息管理学院、教育科学研究院每年都会组织针对政府或企业人员的非学历教育工作，武汉大学档案馆积极参与进来，负责档案管理、方志及年鉴编纂方面的课程。

可见，高校档案工作包括三个层面，即基础层面的档案管理、核心层面的档案文化建设、外围层面的档案服务拓展。从内在联系来看，三个层面是相互依存、相互促进的。档案管理是档案文化挖掘及服务拓展的基础，档案文化建设是深化档案管理的重要途径，档案的服务拓展又是把档案工作做大做强的必要手段。