工程建设领域开展档案服务外包探析

屠 娟/嘉兴市交通投资集团有限责任公司

服务外包是指机构将由内部完成的非核心业务剥离出来，通过签订合同的方式外包给外部专业服务提供商，由其提供有偿服务。新形势下，工程建设领域开展档案服务外包是提升档案管理水平的必然选择。笔者结合多年工作实践，探讨工程建设领域为何要开展档案服务外包工作，并就如何提升档案服务外包质量谈点思考。

1 为何要开展档案服务外包

第一是提升工作规范化水平的需要。笔者所在的国有投资公司主要负责所在城市市域范围内高速公路及高等级公路的投资、建设、运维等工作。公司从2000年起先后建设了乍嘉苏高速公路等公路，这一系列的建设过程分为三个建设周期，在三个建设周期中我们采用了不同的档案管理方式。2000年在进行第一个建设周期时，工程建设所产生的文书档案、工程档案和影像资料的管理工作由业主统一指导，档案由各施工、监理单位及各沿线指挥部自行整理。虽然我们在档案管理上投入很大精力，但囿于工程建设领域档案工作专业性极强、缺乏可借鉴的相关经验，工作效率不高、档案整理还存在不少需要改进的地方。2005年在进行第二个建设周期时，我们引入档案咨询服务机构负责档案管理，当时可供选择的机构并不多，我们经过选择最终确定2家机构，其工作内容是全过程指导档案工作并负责业主单位档案整理。机构自工程开始便介入指导档案工作，在档案整理阶段业主根据参建单位提出的问题与机构和质监站研商，形成统一的档案整理规范，机构根据规范开展档案整理，在工程交工时做到所有档案资料基本整理完成，具备进行档案验收的条件。

第二是解决工作核心问题的需要。当前工程建设领域档案管理存在一系列问题，有个别问题依靠现有参建单位的力量是无法解决的，这些问题可以被视为“核心问题”。如，由于业主、施工、监理单位都是临时单位，工作中各单位人员流动频繁，在此过程中档案资料交接工作不到位的现象时有发生，导致档案丢失；根据规定工程建设完成后业主单位必须留存一套档案，以便在工程养护中调阅使用，但业主单位档案库房的面积、设施标准等无法满足长期保存要求，只能采取分散保存的方式，若都建设面积和设施达标的档案库房，虽然也具备一定的可行性，但需投入巨大的成本，对于临时性机构而言此举不具备经济性。推行档案服务外包，由档案服务外包机构利用其专业优势、人力优势和设备优势，提供施工期全过程档案收集、整理、归档、保存等服务，是解决工程建设领域档案工作中核心问题的必然选择。

2 如何提升档案服务外包质量

一是探索建立档案服务外包机构资质管理体系。2017年8月，国家档案局发布了行业标准《档案服务外包工作规范》，并于2018年1月1日执行。该工作规范对档案服务外包的工作内容、工作规范进行了明确，但缺乏与之相配套的档案服务外包机构资质审核与认定办法。目前部分地区已经开始尝试建立类似办法，如长沙市颁布了《长沙市档案服务机构管理办法》并公布了具备档案服务资质的档案服务机构名单，但全国层面的档案外包服务机构资质管理规范尚未出台。档案部门可借鉴工程建设领域施工资质管理的经验，探索建立档案服务单位资质管理办法，为推行档案服务外包提供标准支撑。另外，应当在资质管理办法中要求机构具备现代化的档案管理设施设备，并且要具备符合相关标准的存储场地。

二是在施工招标过程中大力推行档案服务外包。笔者所在单位在进行施工招标时，一般会在施工招标文件中明确中标施工单位在进场后必须委托有资质、有经验的档案服务外包机构负责施工档案整理归档工作。这样施工过程中所有档案资料得到了及时收集和整理，保证了工程完工后档案资料具备交验条件，效果十分明显。但这一做法还不普及，建议在施工招标过程中推广这一做法。

三是以市场化手段培育合格的档案服务外包单位。囿于市场需求不够旺盛，目前具备一定规模、拥有各类技术人才和完善的档案储存设施的档案服务外包机构比较少。如果上述一、二点建议能够得到落实，那么对档案服务外包的需求应当会快速增长。可通过市场竞争和规范的资质管理体系培育一批管理规范、设施齐备、人才聚集的现代化档案服务外包企业，满足工程建设领域档案服务外包的需求，有效破解工程档案在整理、归档、保存、查阅等方面的难题。