试论城市图书馆的档案管理数字化建设

□杨 洁 天津市西青区图书馆

大数据时代的到来，为城市图书馆档案管理工作实现信息化建设创造了条件。城市图书馆是一个城市传播知识的天堂，随着社会的发展进步，城市图书馆所拥有的图书种类和数量越来越多，传统的管理方式容易造成图书破损，并且在查找和整理上也相对困难。计算机互联网等信息技术的出现，给城市图书馆档案管理工作提供了新的发展方向，因此实现城市图书馆档案管理的数字化建设具有十分重要的现实意义。

一、城市图书馆档案管理数字化建设的重要作用

（一）数字化能够提高图书馆档案管理工作质量

数字化技术在城市图书馆档案管理工作中的应用，能够以较少的人力资源实现对海量图书档案的规范化管理，通过将纸质档案扫描快速录入计算机，可以实现对所有图书档案的信息化管理。工作人员只需利用计算机就可完成对图书的分类、整理、查找等工作，不仅提高了工作效率，还能根据工作需要对档案进行修改和完善，以此来确保档案的完整性。

（二）能够提高工作质量

相较于传统的档案管理，城市图书馆档案管理的数字化不仅节省了物力、人力，同时还降低了因人为失误造成的工作错误，有效提高了工作质量。数字化档案管理工作开展后，工作人员只需在计算机上操作指令就能完成对应的工作，从而提高了档案管理工作的准确性。

（三）能够储存更多档案

在城市图书馆开展数字化档案管理工作后，图书馆实现了对更多档案的储存，用户在使用时，只需通过计算机终端就能完成快速查询，找到自己所需信息，使档案管理工作更加灵活、高效。同时，工作人员可以根据用户需求增加档案管理内容，对档案信息进行补充、修改、复制等。

二、城市图书馆档案管理与数字化建设的措施

（一）积极完善相应的数字化配套设施

为确保城市图书馆档案数字化建设的有效开展，图书馆应积极建设完整的配套设施，加强硬件和软件设施建设，为数字化档案管理创造有利条件。首先，工作人员需配齐必备的硬件设施，如计算机、服务器、交换机、视频音频信息采集设备、扫描仪等，并定期检查设备的运行性能，对老旧设备及时更新、升级。其次，工作人员要结合图书馆档案管理工作的需要，积极构建数字信息档案管理系统，完善信息接收、信息采集、档案整理、档案检索等系统和相关功能，确保档案管理工作系统的整体性。

（二）运用数字化分析读者需求，不断升级档案使用服务

城市图书馆档案管理人员可以借助数字化建设分析读者需求，根据分析结果了解读者需求方向，结合读者需求实现对档案使用服务功能的升级，从而为读者提供更精准的服务。一方面，要完善档案业务流程转变程序，及时对档案数据进行更新，丰富数据查询功能的方式和方法，让读者能够轻松、快速地查找到自己所需信息，进一步提升档案服务水平；另一方面，要加强数据挖掘分析的辨识手段，对信息论与相应概率论进行整合，提高重点、热点等信息的快速提取功能，以达到更精准的服务。

（三）建立信息档案管理

为了提高城市图书馆档案管理的规范化和实用化，首先要明确档案管理标准和管理目标，使档案管理人员能够在实际工作中有章可循。为确保数字化档案管理在城市图书馆更好地发挥作用，工作人员在对档案进行管理时，需严格遵循档案管理标准，明确档案的名称、档案的类别以及档案的保存日期，将档案内容进行统一完善，便于为以后人们使用、查阅档案提供帮助。图书档案实施数字化管理后，将烦琐的档案信息按统一标准进行分类，管理方式更加多样，并且容易保存，对档案进行补充、修改时也更加方便、容易。

（四）设立专职档案管理员

城市图书馆要选派专人负责数字化档案管理，对于图书馆内的日常档案采取集中管理的方法，成立专门的机构，选派专门人员实现对此项工作的管理。对于基础的业务流程档案由相应的业务部门实行分散管理，同时各部门要加强协调配合，以便根据自身业务需要对档案进行管理和利用。对于重点档案文件要及时呈报，通过这样的过程增加个人和部门开展档案管理的积极性。此外，图书馆要定期开展对档案管理人员的业务培训，使他们能够熟练运用数字技术实现对档案的科学管理。

随着信息技术在全国各行业中的广泛应用，城市图书馆应加强数字化档案管理建设力度，充分挖掘图书馆档案的优势与潜能，从完善档案管理制度、建立档案管理体系、研发图书馆档案管理软件、提高档案管理人员综合素质等方面入手，加快图书馆档案检索与利用的自动化水平，提升图书馆档案管理质量和效率。