高校学籍档案管理数字化探讨*

李冬梅

（西安文理学院艺术学院 陕西西安 710065）

一、高校学籍档案数字化管理作用

（一）提升管理效率。因为我国提倡义务教育，并且号召各大高校进行扩招，所以使得受教育人数逐渐增多，学生的学籍档案数量也在逐年递增，呈现出复杂化特征，学校与教育管理工作者对于学籍档案管理工作的重视程度逐渐加深。若是将此工作形式转变为数字化管理，可以有效提升档案管理效率，在档案内容的编写、修改以及查找时，只需在用鼠标轻点几下即可完成，而且占用的存储空间较小，极大地节省了学籍档案的存储空间[1]。

（二）实现资源共享。当高校学籍档案开始数字化管理后，可以有效地使学籍档案信息朝着网络化方向发展，以网络形式来收集并整理档案，同时还能够依照网络具备的交互性质，实现信息资源共享。当需要查找某一学生的学籍档案信息时，有关人员可以利用电脑随时随地获取到数字化学籍档案，突破了传统的时空限制。可以说高校通过对学籍档案的数字化管理能够有效提升优化学校的管理环境，更好地为学生所服务。

（三）增强档案的完整性。因为当前我国高校学籍档案表现为大量化且复杂化的特征，需要管理者对各个学生的学习档案信息予以分类处理并储存，以此完成学籍档案的管理工作。但是利用传统人工方式无法确保管理中的学籍档案的完整性与有效性，所以需要进行数字化管理，将学生的学籍方案以数字化形式存储在数据库中，进而呈现出档案的全面性、统一性及完整性。

（四）降低管理成本。当高校学籍档案处于数字化管理模式时，为了提升其管理效率，需要多种高新技术的支持，譬如：网络技术、电子信息技术、数据库技术以及多媒体技术。通过多种高新技术的综合应用，可以实现数字化高效档案管理。在查询或浏览学生档案信息时，传统纸质形式现已转换成现代机读形式。不仅节省了人力保管费用，缩小了管理空间，并且还便于学籍的查找与阅览，有效减少了纸张浪费及人资浪费。

二、高校学籍档案数字化管理现状

首先，数字化管理水平较低。虽然我国各大高校对学籍档案管理的数字化形式较为重视，但是受到网络技术、信息技术等多种技术的影响，我国高校学籍档案实现全面数字化管理的速度有待提升，此种管理方式无法得到有效的推广与普及。在以往学籍档案管理工作中，管理工作者在收集与管理学籍方面存在较多不确定因素，使得学籍档案管理缺少科学性与合理性，管理效率不高。虽然及时采取了先进管理技术，但是由于缺乏对软件的管理，软件利用率较低，无法有效实现真正的数字化管理。其次，高校的学籍档案数字化管理人才十分稀缺。在数字化管理中，管理者不仅要具备专业的网络技术知识，同时还要具有计算机操作水平。但是实际上，各大高校的管理人员技术水平偏低，无法胜任数字化管理工作。因而学校需要招聘一些高素质、高技术能力的网络人才。再次，档案管理系统不健全。现阶段，我国大部分高校所使用的档案管理系统都是现已成型的管理系统，所以使得系统软件与高校档案管理工作不相适应，无法有效实现数字化档案管理。最后，学籍档案数字化管理程度偏低。当前我国多所高校建成的信息化管理机构实际效果较弱，受到信息化程度较低等多种因素的影响，高校的学籍档案无法实现有效的数字化管理，比如，各个学籍管理系统相互之间缺少兼容性、信息利用率偏低。

三、高校学籍档案数字化管理策略

（一）建立健全数字化管理系统。在学籍档案的数字化管理系统建设方面，学校应当依照自身发展情况，结合现有高新技术进行系统建设，以及实现对当前系统的优化与升级。现阶段，多数高校缺少良好的学籍管理系统，导致学籍管理工作效率大大减弱，所以高校可以联合办公室，建立起“学籍档案——办公室”的一体化档案管理系统。在此系统中，不仅存有学生的学籍档案，同时还设有学校其他部门的档案分类，可以有效适应高校对学籍档案管理的数字化需求[2]。另外，除了要将学籍档案进行数字化存储外，还需要进行纸质存档，以此提升数字化管理的有效性与精准性，充分实现信息共享。

（二）加强对复合型人才的培养。在高校学籍档案管理中，人是一种极为重要的因素，为了提升高校档案数字化管理水平，需要建立一支具备较多档案管理知识，且可以熟练进行计算机操作的专业学籍管理队伍。为了实现这一发展目标，各大高校应对现有档案管理者进行定期培训，增强其计算机技术实操能力，增加其档案管理知识素养，进而成为档案管理与计算机操作的优秀复合型人才，为档案数字化管理提供可靠的保证。

（三）加大数字化基础设施的建设力度。为了有效满足各大高校学籍档案的数字化管理需要，要做好其相关配套基础设施建设。第一，学校要购进容量较大的服务器、刻录机以及扫描仪等仪器，同时开发档案管理软件，提升档案资源网站与局域网的建设速度，以及学生档案信息网络的综合管理系统的建设速度。另外，还要加强校园网与互联网的联结力度，建立学籍资源数据库与电子文档归类系统，以此实现各个层级的档案信息数字化管理；第二，要加大电子文件归档和管理力度，各大高校要依照相关法律规定，综合本校实际发展情况，建立电子文件管理体系，从而为学籍管理工作提供法律依据，增强学籍档案数字化管理的真实性与完整性。

（四）制定并完善相关数字化规章制度。高校的学籍档案管理工作质量与学生根本利益之间有着紧密的联系，关乎学生一生的发展。在2007年，党重点强调了对文化遗产及自然遗产的档案保护，显示了我国政府对档案保护的重视。所以各大高校应当依照现有电子文件管理法律及档案数字化技术规范，科学制修订数字化管理制度，强化管理人员的责任，进而提升高校学籍档案信息的严密性与安全性。

四、结语

综上所述，当前受到一些因素的影响，使得我国各大高校在学籍档案管理数字化发展上存在较多的问题，为了增强档案的数字化管理水平，各大高校应当建立健全数字化管理系统、加强对复合型人才的培养、加大数字化基础设施的建设力度、制定并完善相关数字化规章制度，以此实现科学的数字化管理。