以就业为导向加强大学生档案建设

文·肖囡

高校学生档案作为原始的、权威的信息资源，真实记载大学生学习期间的德、智、体、美、劳等方面的情况，反映了大学生成绩优劣、奖惩状况、组织协调等综合能力，为用人单位提供了科学的、准确的择优录用的依据，直接关系到大学生就业。长期以来，高校大学生档案工作未能得到应有的重视，由此引发的档案材料收集不全、借鉴意义不大、个人档案丢失等现象，这些现象极大影响了大学生就业质量。据教育部统计，我国2019届高校毕业生总数为843万，比2018年增加14万，就业创业工作面临复杂严峻形势，就业不稳定因素愈发突出，智联招聘对90168名大学应届毕业生的调查显示，认为就业困难的总体比例达到82.80%。如何从就业角度，加强大学生档案建设针对性，提升大学生建档、管档实际能力，为大学生在激烈的就业竞争中提供坚强保障，成为高校人才培养和就业工作的重点。

一、大学生档案建设对于促进就业的作用

（一）加强大学生档案建设，有利于提升大学生的核心竞争力和综合素质

大学生在学习期间形成的档案材料是用人单位了解毕业生基本情况的最根本依据，是最能反映大学生在校期间德智体全面发展的最佳途径。毕业生的档案材料能够全面反映毕业生在校学习、生活期间的基本状况和个人综合素质情况。从人才培养角度，加强大学生档案建设，有利于提升大学生的核心竞争力和综合素质。从就业角度分析，有利于适应人才需求变化，提升用人单位对毕业生的认同感，满足用人单位人才需求，促进用人单位选录人才。

（二）加强大学生档案建设，有利于发挥档案在就业中的正面自荐作用

用人单位在与高校沟通招录人才的过程中，在查阅大学生自荐信和简历的基础上，为了进一步了解和掌握情况，一般会从档案中认定的大学生相关材料中去衡量大学生的学习能力、处理复杂问题能力、组织协调能力、心理承受能力等，从而判断一个毕业生的综合素质和能力，来确定是否适合适应应聘的岗位，甚至对于毕业生工作后的职务任命、职称评定等，都会把档案材料作为重要依据。对于大学生来说，个人档案材料就是最直接的名片，借助个人档案可以完整的宣传展示自己，增进用人单位对自己的了解和信任，进而有利于其职业的顺利发展。

（三）加强大学生档案建设，有利于推动大学生创业

按照教育部有关要求，在校大学生可以休学创业，通过实行学分制完成学业毕业。双创背景下，越来越多的在校生选择投身创业洪流，如果把创业过程、经验、经历记录在个人档案中，有利于大学生总结创业成绩，积累创业经验，在不断学习中探索出适合自己的创业方向。对于天使投资人来说，完备大学生档案建设，有利于创业投资公司借助大学生的个人学籍、创业档案，全面了解大学生是否具有创业潜质，从而为大学生真正创业提供投资支持。对于高校来说，有利于收集毕业生创业成果，掌握大学生创业趋向，分析社会对于人才的评价，为大学生创业教育提供数据支持。

（四）加强大学生档案建设，有利于高校推进信息化服务和推送精准就业服务

当前，随着高校校园网络化建设需求，对学生信息的掌握和利用，已经不再仅仅停留在简单的个人信息、学情等情况统计，而是通过网络实现档案信息化管理。对大学生的学习、生活、社会实践、就业情况进行系统化、分类别管理，可以促进高校就业教育有的放矢、因材施教，提升就业服务针对性和实效性。通过档案信息化平台，大学生可以完善自身学习、实践等方面档案材料，提高就业能力和竞争力，帮助自身获得用人单位青睐，提升就业质量和层次。大学生档案的信息化建设和普及，用人单位可以从信息化建设平台便捷查询到需要的人才数量、学业水平、综合素质、能力特长等人才情况，提升选用人才精准度。

（五）加强大学生档案建设，有助于社会了解高校人才培养质量

社会对于高校的人才培养质量的评价，来源于对高校产品的使用评价，大学生就是高校的产品，大学生能否迅速融人社会群体并能够产生一定的价值，这是对高校评价的基本依据。加强高校大学生档案建设，建立毕业生追踪系统，通过对毕业生毕业后五年、十年甚至更长期限的档案追踪，了解到毕业生的工作情况，并向社会公开公布，有利于让社会更加了解高校人才培养质量，督促高校不断改进和完善人才培养模式。

二、就业视角下加强大学生档案建设的策略

（一）加强档案教育，提升大学生档案意识和素质

一是加强档案法规和制度教育，档案法规教育是增强大学生档案意识和档案法制观念的重要途径，也是实现“依法治国、依法治校”的基础。高校对大学生开展档案法规知识教育，应从与学生生活密切相关的档案法规知识入手，包括《中华人民共和国档案法》《普通高等学校学生档案管理办法》以及各高校制定的规章制度等。通过法规教育，使大学生明确积累、保护档案义务，积极维护档案的完整性和机密性，避免重要档案材料的损坏和遗失。

二是加强大学生入学、毕业等教育关键期的档案教育，新生入学第一个月，高校通常会开展新生入学教育，学习学校各项规章制度等的学习，入学教育能够帮助新生迅速学习和融入学校。如果入学教育中，以讲座、图片展、制度学习等形式，对新生进行基本档案意识培养和档案知识学习教育，促使学生提高档案意识，增强档案知识，能够自觉主动配合学校档案管理部门，及时递交自己的档案，并通过配合老师做好档案整理、入库等实践操作，增强学生处理档案的能力。毕业前夕，通过学生就业创业讲座和动员，把档案管理教育作为学生就业创业的重要内容，积极宣传提醒毕业生档案的重要性，并通过宣传册等形式，直接清晰告诉学生毕业生档案的内容、价值，明确档案去向、转递要求，引导毕业生妥善选择档案保管方式，实现档案科学转递。

三是加强档案日常教育，结合就业创业课程，增设档案教育课程有关内容，通过课程开设和系统学习，加强大学生档案基础知识的学习和掌握，加强大学生档案搜集、管理、转递方面学习教育，帮助大学生充分发挥档案作用，促进大学生就业创业。

（二）利用互联网和新媒体资源，加强毕业生档案信息化建设

当前，高校对于毕业生档案的管理基本停留在原始阶段，毕业生档案统一存放，虽然整齐码放在档案室，但是管理人员和用人单位查阅档案信息时很不方便，档案的作用得不到有效发挥。同时，纸质版档案材料保存和管理要求较高，对于空气湿度、温度等都有具体规范的标准要求，多数高校的学生档案管理部门，不具备档案规范化管理的客观条件。当前，大学生越来越依赖网络，校园网、学生管理APP等得到广泛应用，这就为档案工作的信息化建设提供了嫁接平台和发挥空间，可依托现有的网络平台，建设学生档案工作专门系统，学校、二级院系、毕业生、用人单位分别授予管理和维护权限，实现大学生档案管理信息化。

（三）分类指导，建立就业创业专项档案

目前，高校档案部门对于大学生档案管理模式不一，有的以学校为单位管理档案工作，有的由班主任进行班级制管理。高校毕业生档案建设同质化严重，区分度不高。高校可以根据就业工作需求，以二级院系为单位，按照年级和专业进行具体区分，细化档案建设指标和内容，充分体现不同专业学生特点，建立不同专业就业领域，帮助学生加强档案建设，提高自我认知和就业预期。同时，探索建立反映学生整体素质和能力的专项档案，特别是针对就业创业，建立体现学生就业创业特点、优势的专项档案，使用人单位在招聘前，能够提前了解学生的素质能力、就业意向、就业需求等信息，真正做到人岗匹配。

（四）加强毕业生档案信息再加工、整理和提升，凸显就业差异性

毕业生档案作为学生就业创业的基础和敲门砖，在毕业生就业中发挥着重要作用，所以对与高校的毕业生档案管理部门人员来说，要进一步加强档案的信息的加工、整理，大学生就业创业本身就存在着不同的思路、方法和途径，所以对于不同地区、不同专业、不同性别、不同性格的学生来说，就业创业存在着很大的差异性，这种差异性也应该具体体现在学生就业创业档案建设方面。高校应该把毕业生档案中的特点、优势提炼出来，把毕业生就业的形势分析出来，做到既有总结，又有提炼和提升，帮助毕业生把握自身特点，就业创业中有的放矢，增强就业创业针对性实效性。

（五）强化毕业生档案转递和就业跟踪，确保档案工作对就业的持续助推

一是加强档案转递和去向跟踪，由于每年高校转出的档案份数较多，可能会出现误投现象，高校应指导学生在报到期间内及时查询档案去向，确认档案是否到达指定地，避免档案转递错误、丢失等问题，确保档案工作连贯性。

二是开展毕业生就业跟踪，目前高校普遍开展毕业就业跟踪调查，可以通过毕业生信息跟踪，及时进行档案信息反馈，实现毕业生档案资料毕业前后有效和及时衔接，为建立校友就业档案打好基础。通过反馈，及时了解用人单位的最新反映和需求，进一步构建高校就业部门和用人单位间的经常性交流机制和合作平台，从而加强就业工作反馈机制，改进学校人才培养模式和质量，提高学生的就业竞争力。同时，通过档案和就业追踪，及时总结就业创业先进经验，树立就业创业工作先进典型，充分发挥典型的示范引领作用，营造学习先进、赶超先进的校园氛围，为大学生就业创业增强信心和能力。