浅谈档案管理在公司管理工作中的重要性

■ 李 敏

档案是记录历史的原始凭证，是人们在各项社会活动中形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，使“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展”，对经济社会发展具有独特的基础性作用。作为公司来说，档案是公司各项活动的真实记录，是公司生存发展的原始凭证，也是公司最重要的资源之一。确保公司档案齐全完整、安全管理是公司管理的重要任务。档案管理在公司中起着重要作用，档案资料整理的规范程度、档案基础设备设施是否健全、档案管理制度是否完善直接关系到公司档案生命。笔者长期在公司从事档案工作，亲身经历了公司档案管理从粗放到精细的历程。现就公司档案管理工作存在的问题及相应的解决措施，谈几点浅薄认识和看法。

一、档案在公司的管理工作具有重要作用

公司发展过程中的工作业绩是检验档案管理水平的标尺。档案对国有企业改革具有重要作用。真实全面的企业会计核算材料是对企业资产评估、处置的重要依据。如果不对原有资产资料进行规范的管理，势必影响企业改革资产重组，同时在公司发展过程中形成的一些工作业绩成果，都无一不记录在档案中，对今后公司发展提供可贵的资源。

公司档案是在长年的经营活动中形成的，是公司发展的真实记录客观反映。对单位经营和决策具有重要作用。公司决策人员可以通过档案资料的分析，对过去工作进行总结，吸取经验做法，结合现实情况制定适合公司发展的规划和决策部署，才能形成公司的可持续发展。

二、公司档案管理工作存在的问题

档案对个人和公司来说都有着不可小觑的作用，甚至对公司改革发展决定性的影响。但是，在实际工作中，公司的档案管理工作还是存在许多问题，这些问题甚至影响到了档案的齐全完整、安全管理，更谈不上作用发挥。

一是公司部分领导对档案的重要性认识不够，导致公司领导对档案管理工作重视不够，觉得都是些过时文件资料，有个人登记查找下就可以了，造成人员不足，经费短缺，设施设备配置不到位；

二是各部门对本部门在工作中形成的重要资料缺乏归档意识，为方便个人使用，甚至据为己有，自觉主动移交档案的意识不强，造成档案完整性不够，制约了档案管理水平的提高。

三是各部门与档案部门沟通协调不强，造成档案安全隐患。由于各部门对档案整体性认识不足，长期以来，各部门不注意收集和整理各门类档案，导致一些有价值的文件资料，工程建设档案存在散落丢失，需要资料时无法提供。

四是公司档案管理人员档案业务素质和水平亟待提高。由于档案管理岗位是冷岗位，领导不太重视，外出学习培训机会少、对外交往少，业务基本靠自学，导致管理理念僵化，工作积极性不高、主动性不强，有的只想看摊守点，确保档案不丢，不会主动收集，不会规范整理；有的每天忙于抄目录；很少有人真正对公司档案挖掘，进行编研，提供利用，让档案真正体现出其价值。

五是在公司中档案管理制度需要进一步完善。由于诸多原因，许多公司就没有制定本公司档案管理的规章制度，导致公司档案管理乱象丛生，公司档案收集不全、整理不规范，管理中存在许多安全隐患，一旦需要，无从查找。

三、多措并举，改善公司档案管理

要做好公司档案管理工作，必须从上至下加强对档案管理重要性的认识，加强对档案工作的领导，建立专业的档案管理人员，从整体上提高档案管理工作水平。

（一）加强档案工作的宣传

由于受工作思维的诸多影响，公司工作人员对档案工作了解不够，档案使用意识不强，要加强对档案利用的宣传工作，从而增强公司领导及员工的档案意识，营造良好的氛围。

（二）加强领导，责任到人

要把档案工作纳入工作议事日程，分管档案领导要做到亲自上手，即亲自部署、亲自督促、亲自再检查，并积极在档案库房及人员配备方面给予大力支持，有效推动档案室的工作。

（三）完善制度，长抓常效

建立和完善规章制度，是提高档案管理水平的重要保障。公司制定科技及文书档案的整理、装订、移交、借阅、保管等工作机制以及对档案遗失、毁损等处罚规定，明确档案人员岗位职责、考核制度和工作目标，同时加强对档案管理的硬件设施设备的投入，改善档案管理环境，使用公司档案管理有章可循、有规可依。狠抓档案管理措施的落实，按照齐全、完整、准确及规范的要求，细化文书档案及工程、声像等档案的归档细则，从源头把好归档关。

（四）落实分工，责任到人

公司各部门应指定专人负责每年或某个项目完成的资料按照整理、立卷的有关要求，对文书、工程档案、声像定期归档工作，推进档案工作规范化。

（五）提高档案人员的综合素质

要通过培训，让档案人员系统掌握档案理论知识，熟练掌握档案归档、整理、保安、开发利用等业务技能，掌握建设数字档案室所需的知识技能；要让档案人员有更多的机会，与外界交流，不断汲取新的知识和营养；同时，要关心档案人员的健康和成长，让档案人员不再感到孤单。

笔者相信，通过以上措施，公司档案管理的局面必将会有大的改变，公司的档案必将会为公司的运行发展作出应有的贡献。