浅谈事业单位档案管理的不足与对策

■ 覃燕春

提高档案管理工作的水平，对事业单位各项工作的展开有非常重要的影响。当下，事业单位在档案管理上存在诸多不足，如何改善这些不足，提高档案管理水平，是事业单位必须解决的一个难题。本文主要从事业单位的档案管理的不足及对策两方面展开讨论。

1 事业单位档案管理的特征

1.1 事业单位的档案管理具备保密性的特性

事业单位作为一级组织机构，在我国发展建设中，承担着社会服务职能与任务，事业单位作为国家设立的组织，虽然在行政关系上不属于政府机构，但从其承担的社会责任上看，所存放的档案信息量大，重点为国家提供管理决策与依据，这种信息支持，是需要有一定保密期限的，在国家档案公布前，是不允许信息泄露的。事业单位的档案管理工作，不仅仅是记录单位日常活动开展情况，更主要的任务是履行社会事务管理职责，在不同的事业单位性质中，其涉及到教、科、文、卫等各个行业的各种信息，其中就包含涉及到国家行业机密的文件，其信息具备保密性特点，所以需要在进行档案管理操作过程中，认真做好信息的保密工作，坚决防止机密文件泄露与公开[1]。

1.2 事业单位的档案管理具有公共服务的特性

事业单位承担大量的社会服务任务，可以说，事业单位就是由国家出资设置的公益性组织，其档案收集到的内容，大部分是社会各类行业信息的汇总，这些信息在市场经济条件下，不能转化成经济效益，无法完成社会资源调配与市场配给，通过事业单位档案管理行为，把这些具有价值但不具备市场要素的信息保存下来，事业单位不承担市场盈利指标任务，是无条件给国家机构和社会提供相关信息查询、咨询和借阅的工作，社会宗旨为主、市场行为为次，其工作是公共特性、无偿服务的行为。

2 事业单位档案管理存在的不足

2.1 事业单位档案管理没有获得足够的重视

档案管理工作在任何行业都非常重要，特别是事业单位的档案管理，能够有效记录下行业活动与流程，具备研究价值。但是在事业单位建设发展过程中，档案管理工作虽然已建立起来了，但是在长期的发展中，并没有得到快速提高，主要原因就是有些单位领导不够重视，长期管理松散形成的恶性循环。不重视的原因主要表现在，一方面是市场经济的发展，使行业出现了竞争，有些单位为了追求政绩，把主要精力放在了经济建设上，面对社会竞争压力和国际大环境影响，重点投入方向，并不在事务性工作上，全部精力都向经济建设偏重，从根本上就忽视了档案管理工作。另一方面是受传统思维影响，在长期发展过程中，认为档案管理和经济建设没有相关性，在理论上得不到深化，在实践中没有创新，整体意识不够强，轻视档案管理水平的提升。

2.2 档案管理人才缺乏

档案管理工作并不是简单的收集和保存，其专业性较强，在档案管理过程中，需要专业且有丰富经验的档案管理人员进行管理，通过技术性操作，充分把握好档案轻重缓急，只有专业的，才能进一步促进档案管理向专业、系统和科学的方向发展。在大多数事业单位，档案管理岗位并不被重视，经常是兼职人员在承担这项工作，多数人员认为，这个工作岗位不是业务岗，不在主战线，精力投入不大，业务钻研不透，这个岗位人员流动性较大，也很频繁，有的单位一年轮岗多次，导致了档案管理工作连接不好，出现断档现象，专业档案人员极度缺乏，创新能力不足是通病。

2.3 档案管理制度不健全

科学合理的制度能够保障事业顺利发展，完整的档案管理制度一般由档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案室人员岗位职责、档案鉴定制度、档案监督制度和安全与消防制度等构成，在每一个制度下，还需要形成下属各分支制度，各种制度相互解释与配合，才能有力支撑档案管理工作顺利开展，各种制度必须条文清晰，有据可查，才能通过量化、细化实现责任落实[2]。

2.4 档案管理人员缺少积极的工作态度

事业单位想要实现快速发展，要依靠各部门人员的共同努力，但在档案管理部门，普遍存在档案管理人员缺少工作积极性，疏于管理等问题，导致很多工作资料并未分类归档。造成这一现象的原因是档案管理人员没有充分了解这项工作的重要性，责任意识较弱，对于一些已经超过保存期限的档案没有及时清理，增加日后整理的工作量，耗费大量的人力、物力、时间。并且，有些档案管理人员在整理档案的过程中，很难发现档案中存在的问题，为管理工作增加了难度，使管理水平较低。

3 提高事业单位档案管理水平的对策

3.1 转变事业单位管理人员的观念

事业单位管理人员必须充分认识到档案管理的重要性，调整工作重心，增加人力、物力的投入，在这种积极观念的影响下，让档案管理人员摆正心态，在原有的工作模式上进行创新。同时，还要完善档案管理制度，明确岗位职责，对档案进行分析，总结工作中的优势与不足，参加会议讨论，为事业单位的发展提供参考资料。

3.2 加大对档案管理人员的培训力度

事业单位可以在每年特定的时间，选派档案人员积极参加当地档案部门组织的培训或邀请负责档案管理的有关专业人员到单位对工作人员进行培训，并根据单位的档案管理的内容，设定科目，让管理人员对专业的管理知识和技术有初步的认识与了解，并在工作中应用，改变其消极的工作观念，提高管理水平[3]。近几年，社会不断发展，市场经济体制逐渐完善，需要的信息量也在逐年增加，因此，事业单位必须明确提出要求：档案管理人员要不断提高自身专业知识的水平，招收专业的管理人才。

3.3 明确档案交接时的工作内容

事业单位要明确档案交接中的工作内容。如果档案管理人员因为不同原因准备离职，在递交离职申请后，档案部分的管理者必须在其离职前，找到接手的管理人员，对管理上的问题与事务做详细的交接，并且，还要留下联系方式，如果档案管理后期出现问题时可以及时询问、解决，防止管理上的出现疏漏。

3.4 增加技术投入

当下，现代信息技术已经在社会广泛应用，对于事业单位的档案管理工作来说，也要与时俱进，加大高科技技术的投入。各事业单位要改变原有的工作方式，给档案管理部门配备计算机、打印机、扫描仪、防磁柜等现代办公用具，通过这些工具的使用，把纸质文件变成电子文件。同时，利用信息技术建立数据库，把电子文件进行汇总放到数据库中，并设置检索功能，让事业单位内部人员可以随时通过网络查阅信息，并设置反馈表，由查阅人员填写，档案管理人员可以通过对反馈表的分析，发现管理上的不足，从而不断完善管理方式，提高管理效率[4]。

另外，实现档案信息化还可以让档案管理人员深度分析档案，挖掘出潜在的信息，进行更细致的分类，满足单位内部不同人员的需求，而内部人员不再需要翻阅大量的纸质资料，只需查阅电子信息，即可得到自己所需的资料，增加便捷性，提高档案的利用率。

4 结语

事业单位管理者必须改变自己的观念，重视档案管理工作，增加人力、物力和技术的投入，实现档案信息化管理，加大对档案管理人员的培训力度，明确档案交接的工作内容，提高利用率，让管理工作有序进行，充分发挥档案的作用和效用。