如何加强事业单位人事档案管理工作

文/李静云

随着事业单位改革的日渐深入， 人事档案管理的诸多问题开始暴露出来，如何发挥人事档案材料精准的识人用人功能？这也是事业单位人事档案管理工作需要面临和解决的新问题

从党的十四大提出事业单位分类改革的目标算起，中国特有的事业单位改革已经走过了26年历程。随着事业单位改革的深入，人事档案管理工作成为一项非常重要的内容，人事档案管理方面虽然积累了一定经验，但也暴露出诸多问题。所以，解决存在问题、革除管理弊端、让事业单位人事档案更好地发挥作用，是摆在我国事业单位人事档案工作面前的一项重要任务。

一、进一步完善人事档案管理制度

人事档案管理的系统性和复杂性，要求事业单位必须建立完善的管理制度。科、教、文、卫、体等不同事业单位，要根据自己的实际现状，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《干部人事档案工作条例》等法律法规，依照标准建立本单位人事档案管理制度，制度中必须提及责任追究制度和考核制度。人事档案工作主要涉及了搜集、整理、建档、查阅和调用等内容，牵涉的每一个环节都必须用制度进行规范，制度中要明确档案搜集整理范围、建档的标准和要求，同时要严格用制度对查阅、调用环节进行制约，保证档案的真实性、完整性。在制度的执行过程中，人事档案管理人员要严格要求自己，必须将制度落到实处。在制度完善的基础上，还要积极宣传档案工作的重要性，有条件的单位可以将人事档案实行集中统一管理和纳入到责任考核，从侧面对档案管理人员以激励，使他们在强化专业知识的同时，树立责任感、使命感和主人翁意识，为档案管理的规范化发展奠定坚实的基础。

二、加强源头治理，建立档案使用的良性循环机制

人事档案管理人员都是档案原始材料的第一位接触者，对他们加强档案专业理论知识学习的同时，更要进行职业道德教育，使他们养成“不敢造假、不能造假、不想造假”的职业习惯。各事业单位要建立人事档案借阅、调用相关制度，设置《人事档案查阅审批表》，每一个借阅人或调档人要履行相关手续并及时归还。在人事档案利用过程中要做到“四不借”和“三不转”。即：未经领导批准的不借，非特殊需要的不借，手续不全的不借，亲属档案不借。个人带档不转，没有调令不转，材料不全不转。对干部档案收集、鉴别、保管、查借阅、复印、传递、归档等相关手续与程序进行全面规范，为人事档案的使用建立良性循环机制。

三、完善收集整理渠道，使档案材料科学完整

对事业单位人事档案进行全面审核不难发现，大量人事档案材料缺件情况比较严重，尤其是一些关键性材料，出现有材料重复、数据前后不一、履历不接续等问题。比如2017年我市开展对干部职工“三龄两历”认定工作时，我单位部分职工的人事档案中存在多个出生时间、工作时间和学历无依据等情况，作为档案审核人员，我们去主管局和市委组织部，找到了《干部人事档案专项审核资料汇编（2015）》，对人事档案中不确定项进行了逐一核实，单位一名职工在“三龄两历”认定表上对他的出生时间提出质疑，并向市上多方反映，为了澄清事实，我们向职工的出生地、入伍地、求学地、工作地发出了多封调查函，还派专人到我市所属两个县的公安部门进行了实地调查核实，最终认定的出生时间令这位职工心服口服。

通过此事，我认为人事档案管理工作不仅仅是档案整理部门的事情，还要和单位的其他部门，如人事部门、综合办公室、纪检监察室、党群部等相关部门定期交流和沟通，把有价值的原始材料及时收集起来。对于事业单位来说，工资调整、年度考核、表彰奖励、干部调动任免、个人学历变动、参加培训等生活和工作中产生的材料信息都是人事档案所要收集的内容，档案管理人员要按照中组部《关于干部档案材料收集归档的暂行规定》中的要求，将属于归档的十七类材料进行有效收集。同时，还要参照组织部门制定的《干部人事档案材料收集归档规定》《关于干部人事档案审核工作的问答》等文件，对相关部门应移交的材料范围进行明确，以此来保证各种人事档案材料的齐全完整。

四、加强人事档案管理信息化建设

在“互联网+”的新时代，为了高效利用人力资源，事业单位需在人事档案管理信息化建设上不断下功夫。一是把现代化设备如计算机、扫描仪等利用起来，对人事档案进行数字化、信息化识别；二是请相关部门设计特定的人事档案管理软件，系统存储这部分信息；三是将相应的检索服务系统配备齐全，方便管理人员对档案信息进行查阅，提高管理效率，实现人事档案资源现代化，更好地服务于事业单位的改革和发展。