直面问题敢于担当积极作为
——前进中的省档案馆信息化工作

2019-12-15 22:38张静

陕西档案 2019年4期

文/张静

随着现代信息技术不断发展，担负着为党管档、为国守史、为民服务神圣职责的档案行业迎来了新的发展机遇，利用信息技术产生的档案数据，不仅可以更加方便快捷地为管理人员和利用者服务，而且省去了大量翻阅档案的过程，使得众多古老珍贵的纸质档案得以妥善保存起来。但在网络时代，档案数据的安全又面临巨大挑战，在陕西省档案馆，信息处就承担着管理档案数据、保障网络安全的职能。

2018年，国家档案局对全国副省级以上47 家综合档案馆进行业务建设综合评价，省馆对各项工作进行梳理，与其他省级档案馆横向对比之后，发现信息化工作严重滞后，是全馆业务工作的短板，严重影响整体工作的推进力度，并制约了公众查档的利用效率。为切实改进工作作风、提升工作能力、加强服务水平，省馆以业务评价工作为契机，将2019年确定为“学习整改提高年”，各处室逐项对标检查，一一整改，各项工作均取得显著成效，经过近一年的努力，信息化工作也有了可喜进展，资源建设、系统搭建、网络安全等工作有序推进。

一、正视问题切实整改

2018年下半年，省馆几次会议中都指出信息处工作中存在的主要问题，并强调信息化工作已直接影响到全馆工作，面对这样的评判，信息处没有逃避，勇于直面问题，专题讨论学习，制定切实整改措施。

馆藏档案数字化率偏低。省馆的纸质档案数字化工作在十几年前项目建设初期缺乏长远眼光，再加上多年来投入资金有限，截至2018年数字化率仅约40%，离国家档案局规定的副省级以上综合数字档案馆数字化率必须达到70%的要求还相距甚远，极大影响了档案信息服务利用，限制了档案为政府中心工作服务的能力，馆领导班子多次向省委省政府汇报，争取到专项资金支持。为保障此项工作能顺利完成，信息处在经过仔细测算和可行性研究后，制定了严格详实的工作计划，2019年，档案数字化工作全面展开。

国家重点档案目录著录合格率偏低。2016年底，按照国家档案局工作要求，省馆向中国第二历史档案馆报送国家重点档案目录，其中包含省馆目录和市县馆目录。经反馈，省馆在档案著录方面问题较多、绝大部分问题集中在市县报送的目录中。信息处仔细分析了出现问题的原因：一是时间紧、任务量大，几十万条目录集中上报，审核人手不足、抽检数量有限；二是对国家重点档案目录报送要求的精神未完全吃透；三是未严格按照相关要求著录，再加上二次审核不到位，导致整体数据合格率较低。国家档案局通报文件下达后，馆领导第一时间召集相关处室召开会议，制定整改方案、成立审核工作小组，决定重新逐条审核修改重点档案目录；针对民国档案目录著录难度大的问题，决定要注重培训，及时聘请二史馆专家对全省目录著录人员进行培训，详细讲解相关文件精神和工作方法。

二、走出去引进来取长补短

在信息时代，档案数字资源建设是档案馆向公众提供服务利用的一个基础性重要环节。2018年业务评价工作结束后，国家档案局反馈意见“纸质档案数字化率不达70%、急需整改”，馆领导班子就此情况多次向省委省政府汇报，终于争取到省财政厅批复专项资金用于档案数字化建设，分四年拨付。按此进度，到2022年可以如期实现全部馆藏档案数字化，目前，2019年专项资金已下达，是往年投入资金量的数倍。

信息处开展档案数字化工作已有十余年，虽积累了经验，但也遇到了一些瓶颈，剩下需要解决的问题都是难啃的硬骨头。面对急剧增加的工作量，调整工作思路和工作方法迫在眉睫，这将是一个全新又巨大的挑战。为此，馆长和两位副馆长分别带领信息处人员赴青岛市、上海市、绍兴市、河南省、西安市、重庆市、贵州省等地档案馆考察调研，学习数字化工作的先进经验，重点是关于人员配备、现场管理、目录著录、数据审核与接收、涉密档案数字化等方面的好做法，信息处取长补短，将调研成果落实到实际工作中，有了先进工作方法的武装，相信今年的数字化工作将圆满完成。

三、规范管理制度先行

正所谓没有规矩、不成方圆，制度建设是一切工作的准绳和保障。为保证档案数字化工作良好运转，把有限的资金和人力真正用到刀刃上，信息处根据多年工作实践和近期调研成果，对相关规章制度进行了修订和完善。省馆的档案数字化工作是由外包公司完成，工作流程包括调卷、拆卷、扫描、著录、装订、审核、归卷等，信息处对此制订了《数字化工作管理制度》《档案数字化加工流程图》《档案数字化调归卷制度》《调归卷登记表》《问题卷整改登记表》《台账制度》等，来保障各个环节的规范运行。

档案和档案信息安全是档案人关注的头等大事。目前，省馆所做的都是对纸质档案的数字化，其中还会涉及涉密档案，再加上加工现场有电脑、扫描仪等大量用电设备，所以安全教育、保密培训和现场管理就极为重要。虽然外包公司都是符合档案数字化工作相关要求的有资质的公司，但来馆后除了正常的业务培训，更重要的是要接受办公室、信息处组织的安全教育、保密培训，《保密管理制度》等规章制度也按要求悬挂在场地醒目位置。信息处相关人员每天进入加工现场巡检，检查人员、设备、用电等方面情况，填写《加工场地人员管理登记表》《加工场地设备管理登记表》《数字化加工现场安全检查记录表》等，将每天加工现场运行情况如实记录下来。

四、敢于担当积极作为

2018年下半年开始，省馆开展“讲政治、敢担当、改作风”专题教育，与此同时，信息处面对的是扑面而来的直翻数倍的工作量，但处室人数未变，时间紧、任务重。从处长到普通干部，从党员到群众，从老同志到入职不久的年轻人，将专题教育中汲取的精神力量切实落实到工作上，时刻牢记档案人的忠诚之心和担当之心，事不避难、义不逃责，将保质保量完成工作任务摆在第一位；积极发扬钉钉子精神，主动发现和解决问题，不惧细节繁琐、困难压力，勇于挑重担，树立了顽强认真的工作作风。

处长尹向明，于2018年下半年来到信息处任职，面对从未接触过的全新专业领域和艰巨的工作任务，他也曾有过犹豫，但很快就调整状态，向处里各位同事虚心请教各项工作和专业知识，向馆领导主动汇报工作中存在的疑难问题，与其他处室积极沟通，解决工作中衔接的困难，切实发挥处室领头人的作用，带领大家迎接挑战、改进工作。

调研员范爱玲，1986年大学毕业后就来到省馆信息处工作，三十多年的光阴，逝去的是自己的青春与岁月，见证的是档案信息化事业的变迁与发展，于她而言，这个岗位不仅仅只是一份单纯的工作，更是陪伴自己一生的“事业伴侣”。在信息处副处长尚未就位的情况下，她毅然承担起额外职责，给年轻同事树立了良好的榜样，传道、授业、解惑，充实了他人，也丰盈了自己。

目前，信息处共有工作人员10 人，参与档案数字化工作的有5 人，其中有三位年龄在55 岁以上，虽年龄偏大，但在信息处工作时间长、经验丰富。在工作中，他们不回避不推诿，主动靠前请命、勇挑重担，发挥着老同志的带头模范作用，带领年轻同志撸起袖子加油干，把工作经验和优良作风一代一代传承下去。

李继业，一名在信息处工作20 多年的业务骨干，一贯谦虚、务实、低调，始终保持认真负责的优良作风，主动思考工作，积极钻研专业知识，在数字档案馆系统尚未全面建成的情况下，不求功名，不计回报，根据实际需求研发档案数字化数据接收、审核、管理、查询利用等系统，保障了省馆数字化工作的正常运行。同时为了方便使用和管理，主动研发陕西档案信息网及其手机版，目前已投入使用两年多，运行状态良好。

2018年年底，按照省委网信办的要求，信息处对网络安全工作进行梳理总结，涉及面广、条目众多，但只有短短不到一个月时间，信息处全处人员各司其职，通力合作，加班加点收集整理各类材料，在规定时间圆满完成工作任务，最终得到省委网信办的肯定和赞扬。

五、认真工作着眼细节

档案安全是档案工作的生命线，而信息处的工作内容又与档案实体、档案数据密不可分，所以对于信息处来说，安全就是心中永远紧绷的一根线，不能松懈。细节决定成败，每天不间断地进入加工现场进行检查，虽是一种重复、但又有不同，他们正是通过关注一个个小细节，保障了档案安全。

副处级调研员张余良，夜间值班时按惯例在馆里巡逻，发现数字化加工场地照明灯未关，起初以为是外包公司在加班，去查看发现已经下班，虽可以自行开门关灯，但出于警示教育的目的，当即与外包公司联系，叫他们过来关灯。外包公司负责人开始有些不理解，认为这是多此一举，但很快意识到安全工作不容忽视、安全无小事，并吸取教训，每天下班时仔细检查断电、关灯情况。

老同志杨咸峰在加工现场检查时发现，由于调卷量大，桌上、档案柜里已放满了档案，外包公司人员就将剩余档案暂时放在地上，看到这种情况，他立即制止，在他心中，档案是神圣的，是无法再生的，放在地上会有不安全的潜在危险，经与外包公司沟通后，他们随即购置方桌解决了这一问题。