浅谈大学档案管理分析

杨晓帆

达州职业技术学院 四川达州 635000

随着计算机技术、网络技术的迅猛发展，办公自动化、网络化、信息化的发展，档案信息化建设已成为今后档案发展的必然趋势。档案信息化建设需要运用现代化技术，是各级档案部门配合协作，多环节配套的复杂的系统工程，可以说档案现代化是工作目标，档案数字化是基础，档案信息化是目的，做好档案信息化建设要统一领导，统一标准，协调组织，加强管理，多管齐下，多措并举，才能加快档案信息化建设。

1 档案信息建设存在的问题

1.1 电子档案信息安全性低

每个在生产和运行的过程中，都会产生或多或少的机密档案，而截止到目前为止，我们依然没有设计出安全性能较高的电子档案管理软件，且电子档案的传输与保存大多是通过第三方软件加以实现，所以，我们很难全方位的确保电子档案信息的安全[1]。

1.2 没有专业性汇编资料，致使档案利用具有局限性

主要问题集中反映在以下几个方面：（1）档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；（2）案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；（3）大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；（4）许多案卷未编页码，如果利用中掉页就很难发现；（5）组卷混乱现象比较严重，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；（6）案卷厚薄不一，有的一、两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之，档案时间越长的存在的类似问题就越严重。从以上情况看，档案室目前还未具备实现信息化管理的充分条件，需要整合各个部门各方面的力量，科学地解决这些问题，把档案信息化建设向深广领域推进。

1.3 建设目标不清，缺少建设标准

多数对于不能直接创造经济效益的档案工作往往不能给予足够的重视，档案信息化建设也多停留在响应国家号召这一目的上，档案信息化在建设前期，缺乏科学的规划与组织。对于本档案信息化建设不能够做到有所规划、有所标准。建设的信息化内容也难以为所用，如此以往，恶性循环，造成的低水平重复与各自为政现象严重阻碍档案信息化建设的发展。

2 加快文书档案信息化管理的对策

2.1 转变观念，增强档案管理信息化意识

档案工作具有系统性、连续性，因此，多数单位的档案管理人员具有多年的工作经验，但也正是如此，一些基层档案工作者存在着因循守旧观念，认为纸质档案管理才是档案管理最好的模式，没有认识到信息化可以为文书档案管理带来便捷和高效。因此，要加强文书档案管理信息化建设的宣传，提高档案工作者的信息化意识[2]。

2.2 加快软硬件建设，搭建信息化管理的平台

加大文书档案管理的资金投入力度，及时配备档案信息化管理所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，安装相关档案管理软件，以提供档案查询平台。通常情况下，文书档案管理部门都是全额拨款的单位，加快档案信息化建设就必须有财政方面的支持，因此，相关管理部门应提高意识，加大对文书档案信息化建设的投入，保证文书档案信息化建設的顺利开展，为管理提供更多更有效的利用途径。

2.3 规范档案管理机制，统一档案管理标准

文书档案信息化管理之后，必然带来安全问题，因此，要明确相关责任，确保网络数据的安全运行，要从实际情况出发构建起规范的文书档案信息化管理机制。首先，构建起全文书档案信息化管理业务流程以及技术规范，对电子档案工作环节以及步骤进行进一步细化。其次，必须要制定出相对应的安全保障措施，为档案运行提供良好的网络环境，确保电子档案的完整性以及安全性。最后，要对档案管理标准进行统一。规范化是档案信息化管理的重要保证和运行基础，因此应建立统一的文书档案信息化管理标准，以促进文书档案数据库资源的规范管理，保障资源共享的实现。

2.4 加强培训，提高档案管理队伍建设

当前，许多大学开设了档案学专业，为档案管理提供了专业人才，档案信息化管理更要善于开发利用这样的专门人才，充实档案管理的队伍。同时，对于现有档案管理人才队伍要加强学习培训，归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都通过计算机和网络实现。这就要求档案管理人员在现有档案知识储备的基础上对电子文件的特征和电子档案的特征进行学习培训，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。

2.5 加强防护，为预防高校档案管理信息化系统及其网络平台遭受攻击，采取以下措施进行安全防护

第一，物理措施防护：制定网络安全管理措施；安装防火墙，阻止来自外部的网络入侵；安装不间断电源（UPS），防止突然停电造成电脑资料的损失或者硬件设备的损坏。第二，访问控制防护：对登录系统的用户进行严格的身份认证，对用户访问的目录和文件进行权限设置，对网络设备进行安全配置与管理。第三，数据加密防护：加密是防护数据安全的重要手段。为防止敏感档案信息被恶意访问或挖掘，采取加密技术和数字签名技术解决数字档案的安全传递问题。第四，网络隔离防护：安装物理隔离网闸，将内网与外界有效隔离[3]。

综上所述，在信息快速发展的时代，高校档案信息化的建设是一项不能缺少的高校建设工程，是一项信息数字化进程中的一个不小的进步。但是，高校档案信息化建设是一项十分复杂的工程，需要得到资金，技术上的全面支持，需要得到新的管理制度，吸纳许许多多的技术人才。只有结合高校自身的实际发展，高校档案信息化工程才能更完善，才能更好的服务于高校的教育教学活动。