医院人事档案数字化管理的困境及对策

郭合莲

摘 要：医院人事档案是人才信息的载体，但传统的人事档案管理存在较多的弊端，如花费大量人力物力、工作效率较低等，给医院发展带来了不利影响。随着信息技术的快速发展，实现人事档案数字化管理成为医院发展的必然趋势，这也给医院的人事档案管理工作提出了一定的挑战。基于此，本文分析了医院人事档案数字化管理的优势及面临的困境，进而提出了相应的解决策略，以期为医院人事档案管理工作提供一定的借鉴与参考。

关键词：医院人事档案;数字化管理;档案管理

医院人事档案管理是人力资源管理的重要内容之一，随着医疗体制改革与事业单位改革的不断深入，医院人事管理逐步向科学化、精细化方向发展，如何依托信息技术改革传统的档案管理方式，打造数字化档案管理模式，充分提升档案管理的水平与工作效率，成为摆在医院档案管理人员面前的重要研究课题。

1 医院人事档案数字化管理的优势

第一，提升档案管理的工作效率。随着电子信息科技的发展，电脑以其海量的信息存储、超高的运行速度、精确的计算结果被广泛应用到各行各业，运用数字化技术管理医院的人事档案，可以减轻档案管理人员的工作量，提高档案管理的工作效率与工作质量。第二，提高人事档案的利用率。人事档案是对医护人员信息的详细记录，是医院选拔人才的重要依据，以数字化手段进行人事档案管理，可以打破地域与空间限制，提高档案查询效率，以最快的速度为领导决策提供准确的一手资料。第三，延长原始档案的使用寿命。在数字化技术的支持下，利用电子检索可以避免重复调档、摘抄、查阅而导致的原始档案磨损，能够延长原始纸质档案的保存寿命，提高档案管理水平。

2 医院人事档案数字化管理的困境

1）计算机技术更新过快。完善的信息化配套设施是实现医院人事档案数字化管理的重要前提，同时也是应用档案数字化读取、检索等技术的物质基础。进入二十一世纪以来，信息技术日新月异地发展，各种信息化设备更新换代的速度明显加快，而医院信息化建设相对滞后，操作系统更新不及时，难免造成计算机硬件配置与软件设施之间不相匹配，例如不能读出存储在U盘与光盘里的信息，或者新旧操作系统之间不能实现有效转换等，都使医院人事档案管理在数字化进程中面临较多的问题与挑战。

2）档案信息安全问题。在信息化环境下，医院人事档案逐渐实现了数字化管理，这在给档案管理人员带来便利的同时，也存在一定的安全隐患。在互联网环境下，医院人事档案信息的安全与保密工作主要存在以下两点问题：一是人事档案管理工作人员的自身素质有待提高，保密意识及安全意识不够，尤其是对于一些需要公开的信息缺乏严格的审查与管理程序，或者操作人员的操作程序不够规范、没有及时做好数据备份工作等，使得档案信息存在较大的安全隐患。二是在网络环境中，计算机病毒无处不在，更有一些别有用心的黑客对医院信息系统发起攻击，导致人事档案信息安全不能得到有效保障，这也是医院档案在数字化管理过程中面临的主要威胁与挑战。

3）档案管理人员素养问题。在传统的人事档案管理模式下，工作人员只要具备一定的档案管理知识就能胜任该项工作，而在信息技术环境下，人事档案数字化管理对档案管理人员的素质提出了更高的要求，其要求档案管理人员不仅具备人事档案管理的一般素质，还要熟练掌握网络信息技术，并能熟练操作档案管理相关软件。

目前，很多医院已经意识到了本单位人事档案管理中存在的问题，并采取了一些积极措施，如招聘信息技术专业的人才补充到档案管理队伍中来。但总的来说，医院人事档案管理部门的专业人才仍然较为匮乏，现有管理人员的整体业务素养有待提高，尤其是既精通专业人事档案管理知识，又熟悉计算机、网络信息技术及通讯技术的复合型专业人才十分匮乏，导致我国医院人事档案管理数字化程度较低。

3 医院人事档案数字化管理的对策

1）优化载体。档案信息载体是实现人事档案数字化管理的必备硬件基础，将会对人事档案数字化管理产生直接影响，所以，选择合适的数字化信息载体并使其与传统档案管理载体有机结合就显得尤为重要。在档案信息载体的选择上，首先应考虑人事档案相关信息数据的安全性与不可更改性是否能够得到保障，其次应考虑载体的寿命问题，只有档案信息载体能够长期稳定地存在，才能给医院人事档案数字化管理提供基本的保障。

2）完善档案管理系统。档案管理系统是实现人事档案数字化的软件基础，在选择人事档案数字化管理系统时，应着重考虑该系统在技术层面能否满足管理要求，是否与硬件相匹配，以及是否具备前瞻性等。首先，应保证人事档案信息在转移过程中的安全性。由于各类存储介质的特征各不相同，医院在转移人事档案信息的过程中，会对原始纸质数据信息的真实性与完整性造成一定影响，所以在选择档案管理系统时要充分考虑档案信息转移问题，防范硬件磨损造成的数据丢失或数据失真。其次，在更新档案管理系统的过程中，也要做好数据安全工作。在对档案管理系统进行更新升级时，新系统的安全隐患往往造成数据被盗或数据丢失等问题。所以，医院人事档案管理部门要重点做好技术完善工作，防范人事档案信息泄露问题的发生。

3）确保档案信息安全。首先，医院人事档案管理部门要在遵守相关法律法规的基础上，做好计算机病毒防范工作，并根据本单位档案管理工作实际，制定严格的管理制度，重点强化人事档案网络安全体系建设，建立健全档案数字化管理制度，并明确相关人员职责，使各项制度落实到人。其次，医院人事档案管理部门要把信息安全工作作为一项长期工作来抓，切实增强档案管理人员的保密意识与安全意识。第三，针对当前计算机病毒泛滥的现状，医院要购置正版杀毒软件，定期对人事档案管理系统进行病毒查杀，保障人事档案数据的安全性。第四，要将传统纸质档案保管办法与现代数字化档案管理办法有机结合，对于非保密信息可采用数字化方法进行保存，而对于保密程度较高的人事档案仍延续传统纸质档案管理方式，从而实现人事档案管理效率与安全的有机统一。

4）强化管理人员培训。一方面，要强化安全意識培训，不断增强人事档案管理人员在工作过程中的安全防范意识。另一方面，要加强对人事档案管理人员的信息技术培训，从而实现人事档案数字化管理各个环节与业务模块的有效衔接。培训应以过程培训为主，使管理人员能够熟练操作各业务模块，并且能够综合应用网络技术、信息技术、计算机技术及人事档案管理知识等，从而为医院的人事档案数字化管理提供有力的技术支持。

4 结语

总之，随着信息技术的发展，采用数字化管理模式成为医院人事档案管理的必然趋势，但在实际操作中，由于硬件及软件等方面的不足，我国医院在人事档案数字化管理方面还存在一些亟需解决的问题。医院人事档案数字化管理是一项长期性、系统性的工作，不可能一蹴而就，相关人员需要对人事档案管理的诸多环节加以改进和完善，实现各环节的有效衔接，从而不断提高医院人事档案管理水平。

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