新形势下电子档案管理存在的问题及对策

陈慧召

摘 要：传统档案管理是以纸质档案为依托，以档案室为主要场地的实体化管理模式，虽然真实性更强，但是随着时间的不断发展与自然条件的不断变化，风化、丢失等问题频繁发生。随着第三次科技革命的发展，互联网时代到来，方便沟通的同时也为档案管理工作带来了新的发展。当前在我国国内，专业化电子档案储存、制作平台如雨后春笋般投入市场运营中，但是电子档案管理工作有优又有劣。本文从电子档案这一研究主题出发，对电子档案及其在管理中存在的问题进行解剖，找出解决问题的方法。

关键词：电子档案;管理;问题

1 电子档案的特点分析

1.1 便捷性

传统档案以纸质版书籍、报纸为主要载体，受时间、空间、储存量的影响较大，与之相比，电子档案以云端数据、光盘、硬盘等方式储存，对空间的需求较小;在储存内容的转移上，纸质档案更容易在转移、借阅、浏览时出现污损现象，不利于档案的保存，而电子档案完全不受这些限制，不必担心其转移及污损问题。

1.2 科学性

与传统纸质档案相比，电子档案是完全数字化的，其载体也有以前的书本变成了系统光盘，文字也被数字化处理了，而且连档案的生成过程都是一个数字化的过程，属于完完全全的数字化管理;其次，电子档案的信息实际上是完善独立存在的一个个体，其能够自由的进行变化传输，形态也比较多样，并且可以转移到所有的存储盘里面去，而且其内部信息完全不会有变化产生。[1]

1.3 易操作性

电子档案的操作与传统档案相比，更易操作。一般在纸质档案的查阅时，需要对各类型目录、相关指导手册进行研究，如在传统纸质档案借阅时，首先需要翻越大科目目录，然后再在小目录中翻阅具体管理位置，最后在目录指引下查找档案，而电子档案管理中的搜索功能，只需要简单输入相关信息或重点信息，就会根据信息提示筛选出需要查找的所有信息，操作简单且速度快，节省了大量工作时间。

2 电子档案管理中存在的问题

电子档案与原始纸质档案之间的关联度与准确性。虽然我国当前很多地区的办公实现了电子自动化办公，但是受工作类型及制度要求，需要在信息传播中使用甚至留存纸质版资料，电子档案就需要在纸质档案的基础上进行电子化操作，扫描、刻录是最直接的，对原有信息的复制性较高，而有些信息的保存如录音转化为文字类信息时，语调与语音在文本化过程中容易出现信息失真现象，导致电子档案可能存在信息真实性精准性有待进一步核查的现象。

2.1 电子档案管理平台的多样化对档案安全性的威胁

从大的网络平台来说，在电脑终端系统使用上，当前大部分机关企事业单位还是以windows 系统为主，国产系统使用率占比较小，这在大数据的安全上就需要斟酌，在小的档案管理平台来看，市场经济条件下，很多信息公司、企业也开始参与到档案管理信息系统建设中来，各单位的电子档案管理信息系统可以根据本单位业务工作重点进行科学选择，而平台背后的安全问题、信息保密问题就需要谨慎考虑。

2.2 档案管理范围不够明确，长久性难以把握

与纸质档案相比，电子档案的管理主要是对文件及相关信息的收集整理，在时间的界定上难以把握。现在，我国的很多企事业单位在进行电子档案管理的时候出现了一个比较大的问题就是没有清晰的管理边界，管理范围也不够明确，这种情况也就给电子档案管理工作留下了巨大的漏洞以及安全隐患。和纸质档案管理相比，电子档案有一个和其完全不同的特点就是电子档案的所有资源都是虚拟化的，不像纸一样，可以触摸，属于有质有形的物体。另外，虽然现在很多的信息输入软件都有定期自动备份的功能，但是其备份功能依旧是有比较大的缺陷存在的，备份信息的范围也比较模糊。因此，在进行电子档案管理的时候经常出现因为备份工作之后造成的档案内容不连续、断档的情况出现。而且，电子档案的信息管理系统也是比较容易遭到木马病毒的攻击的，在遭到病毒攻击之后，不单单会导致数据丢失，甚至相关的档案信息还会被他人所窃取，这种情况也就造成电子档案出现了持久性以及保密性不足的现象。

3 解决当前电子档案管理存在的问题

3.1 用制度约束档案的规范性

档案管理是一项日常工作，需要科学的制度约束来保证档案的真实性与科学性。通过制度管权、管事、管人，在电子档案管理上，坚持以制度约束电子档案工作的管理。首先是在人事制度方面，坚决以科学化、标准化为主要依据开展电子档案管理工作，同时严格执行档案的借阅、翻阅保密制度，切实保证秘密档案不外泄、无失误。

3.2 坚持上下连接，与上级档案管理软件保持一致

有些单位在其上级单位或者总公司档案管理部门会选择相对比较合适的电子档案管理平台，下级公司也可以与上级公司保持统一性，或者下级公司的系统相对更加安全、更加科学合理，上级单位也可以采用，坚持上下之间的系统连通，在保证操作一致的情况下还有利于对档案管理工作的研究与探讨，避免上下之间“两层皮”的现象，不利于工作的开展与沟通。

3.3 定期备份，做好电子档案保存工作

虽然电子档案的污损情况很少发生，但是不排除因系统问题、设备问题导致的电子档案丢失现象。定期对电子大档案相关设备进行维修与保养，切实增强档案保存的硬件设备条件，定期对电子档案进行备份管理，避免因操作失误导致的信息丢失等情况。

3.4 及時更新，保证电子档案的完整性

电子档案的管理与纸质档案不同，纸质档案只需要在档案保存中留存纸质原件即可，而电子档案需要通过信息电子化，比如扫描、转化等一系列程序，因此，及时将信息电子化，归入电子档案中，就成为电子档案管理及更新的主要内容。坚持每天归档，每周总结，切实保证及时将相关信息归档保存，避免因时间过长而遗忘的情况。

3.5 保证档案管理工作人员的专业化与全面化发展

电子档案的管理，不仅要求有专业化档案管理知识，还需要掌握平台操作技能、信息扫描转化技能等。不定期对电子档案管理工作者进行培训，解决档案管理工作者的技能发展问题，坚持上下联动，通过各部门各单位之间电子档案管理工作者的交流沟通，不断发现电子档案管理中的问题，解决问题并交流积累经验，不断提升行业内电子档案管理的整体水平。

4 结语

电子档案以其方便、快捷、易于保存等优点被广泛使用，但是在使用的同时还要注意信息的保密工作、人员的发展状况、信息的更新工作等一系列相关工作。只有做好电子档案管理的其他配套工作，电子档案管理水平才能有不断的提升。

参考文献

[1]于民.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].传媒论坛.2018（13）：150-151.