大数据背景下事业单位档案信息化管理策略研究

郭强

摘 要：大数据技术的快速发展对于各行各业带来了较大的变化，将大数据技术与档案工作相结合，有效的改变了档案管理模式。在当前事业单位档案管理工作中，大数据为档案管理工作带来了新的发展机遇，为了能够更好的适应大数据时代的发展要求，事业单位需要加快创新档案管理模式，全面提高档案服务质量，更好的发挥出档案的重要价值。文中分析了大数据对事业单位档案管理工作的重要作用，并进一步对基于大数据的事业单位档案管理工作的创新策略进行了具体的阐述。

关键词：事业单位;大数据;档案管理;创新策略

1 大数据对事业单位档案管理工作的重要作用

一直以来事业单位档案管理工作中都存在重藏轻用的问题，档案信息资源得不到有效的利用，无法满足新时期公共事业发展的需要。而且当前档案信息化已成为时代发展的必然趋势，但一直以来事业单位档案信息化建设工作推进较为缓慢。将大数据引入到事业单位档案管理工作中来，其可以为事业单位档案信息化建设提供有效的支撑，不仅有利于促进事业单位档案信息的多样化，同时能够促进档案信息化发展目标的实现，有利于事业单位档案能够更好的服务于公共事业的发展和建设。而且在大数据时代背景下，档案管理工作的内容进一步丰富，档案管理工作机制得以有效完善，这也促使在实际档案管理工作中，各部门及全体员工都要积极参与进来，实现档案信息的高效收集和有效保存。在具体工作中基层员工要积极对各种基础业务信息进行核对，保证信息的精准保存。这样有效的推进档案管理工作的广泛性，能够更好的满足档案事业发展的需要。在当前大数据时代背景下，事业单位在档案管理工作为了能够更好的与时代发展需求相适应，必然要树立共享的管理理念，并重视为用户提供个性化的档案信息服务，因此在实际工作中有利于积极推动档案管理方法和服务方式的创新，从而为事业单位档案管理工作整体水平的提升打下坚实的基础。

2 当前事业单位档案管理工作存在的问题

2.1 人事档案管理观念落后

现阶段，在信息技术快速发展的时代，信息化管理方式被广泛应用到各个公司或单位。在当前事业单位档案管理工作还存在管理观念和技术落后的问题，事业单位的档案管理工作，主要是对员工工作状态的重要记录。而当前档案管理观念落后的主要原因是很多管理者对档案建设缺乏重视，对档案管理存在错误认知，认为档案管理只起到人员资料的收集和存档作用，从而使事业单位档案管理工作很难满足当前信息发展时代的需求。此外，由于受传统管理观念影响，管理者未对档案管理进行创新和变革，造成传统人事档案管理技术落后。技术落后在一定程度上很难适应大数据背景下的管理工作，导致档案管理工作低效。

2.2 信息化管理仍存在缺陷

在信息化时代下，只有不断创新和改变传统管理模式，才能更好促进事业单位管理工作的有效发展。随着信息化时代的不断发展，信息化管理工作可以利用大数据和物联网等技术，不断提高档案信息化管理的效率和水平，也能使事业单位档案信息化管理变得更具针对性。但是，在当前档案管理工作中，还存在信息化管理存在缺陷的问题。其主要原因是管理人员对于信息技术缺乏足够的重视，并受传统的档案管理工作模式影响，在对档案进行管理时，仍采用传统档案管理方法，未有效利用信息化管理的优势，在一定程度上制约事业单位档案信息化管理工作效率的提高。

2.3 缺乏现代化信息管理体系

目前，很多事业单位在档案管理工作的实践中，还缺乏现代化信息管理体系。很多单位将精力都放在主营业务上，而忽略对现代化信息化管理体系的完善和建设。并且在人力和财力资源的配置上，也未有效利用现代化信息管理技术，造成人力和财力资源的配置与档案信息化管理缺乏专业性和实效性。另外，由于缺乏现代化信息管理体系，也使档案信息存在一定的安全隐患，如果出现管理疏忽，会很容易造成资料外泄，不利于保证资料的安全性，使事业单位档案信息化管理工作很难达到所预期的目标。

3 提高事业单位档案管理信息化工作的有效策略

3.1 提高人员合作并协调工作职责

档案管理人员与网络技术专员间的配合应更加紧密。若想保证档案信息化建设，网络技术专员不仅应该输入和更新档案信息，而且管理者也应该及时对档案信息平台进行维护。所以，档案管理者和网络技术专员之间应构建科学的互通体系，提高双方的合作程度。以确保文件信息及时更新和输入，进而有效提高信息管理的质量和效率。同时，在档案管理的日常工作中，还要注重使工作人员养成服务意识。为了很好的实现工作职能，提供更好的服务，工作人员应该更加注重工作中的规范化管理。

3.2 构建信息化平台的推广模式

提高对事业单位信息化平台的构建是为了更好地服务于档案信息需求者。因此，在改善工作的过程中，单位的档案管理部门要大力推广信息化的档案管理平台同时进行一定的宣传，以达到提高平台的影响力、增加其知名度的目的。另外，我们还能借鉴大型企业的先进档案信息管理经验，在提升公共机构效率的前提下，逐步完善事业单位档案信息化建设。

3.3 加强档案管理信息化以及数字化建设

首先，在文件管理中运用科学技术以达到提高工作效率和水平的效果。档案管理人员通过计算机来保证信息更新，科学规范地保存档案信息。同时还要利用科学仪器，如扫描仪等来存贮图片。这种方式实现了档案无纸化的管理，节省成本和资源。其次，文件管理需要提高数字化建设，文件管理数字化的优点在于它能够让文件储存更加安全可靠。因此，事业单位应学习数字化所涉及的信息技术和科学方法，建立和完善目录数据库和全文数据库。这样能够很大程度上减轻员工的负担，提高工作效率，从而保证优良的工作质量。

3.4 创新信息化设备

为提高对于档案信息化管理体系的构建，应该使用计算机、互联网和电子存储设施等硬件。因此，应该在现代软件和硬件两方面加强投资，单位领导不仅应该提供政策上的支持，还应该有一定的资金投入。因为档案信息量大，应采用稳定安全的电子存储设施。事業单位还应建立完善的计算机管理系统，高效地推动信息化管理，优化现代管理方法。有效管理电子文件的基础是确保纸质文件能够被妥善的保管，逐步形成完整的电子文件体系，充分利用网络信息的便利性来提高档案的信息化管理。进而更好地保存档案材料和改善事业单位的整体水平。

4 结语

总之，随着信息化时代的到来，大数据技术被广泛应用各领域工作管理中。利用信息化技术对事业单位档案管理进行创新，才能不断提高档案管理信息化工作效率。因此，需要管理者转变传统管理理念，优化管理和机制建设，从而促进事业单位的良性发展。

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