企业档案信息化建设的问题与对策

贾燕

摘 要：随着信息技术的不断进步和提高，信息已成为企业经营决策的重要参考依据，各行各业普遍开始重视信息的加工与处理工作。档案作为企业经营发展和日常管理的真实记录，是重要的信息资源，在企业发展中具有重要的参考价值和凭证价值。借助信息化提高企业档案管理效率，充分发挥档案信息資源的价值，已成为企业长期发展的必然选择。

关键词：企业档案;信息化建设;问题;对策

所谓档案信息化，主要是指在档案管理期间引进现代化信息技术来有效归纳和整合档案信息数据，以此提升档案管理的规范性。目前，有效合理实施档案信息化建设工作，既可以帮助企业稳定发展，同时还可以达到我国经济化建设的基本要求。而档案信息系统主要是和多项专业化知识点相互联系到一起，综合性归纳。

1 加大企业档案信息化建设的重要作用

我国自从迈入了信息化时代之后，便对企业提出了严格的要求，企业在经营管理期间逐渐朝着数字化和网络化方向迈进。企业档案是企业重要的信息资源，档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。企业应采取有效措施，加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。现阶段，随着社会的发展，档案信息资源开发也在逐渐发展。实体档案尤其是纸质档案不仅耗费大量纸张，不符合环保要求，且保存难度大，储存空间要求高。诸类实际状况将会阻碍档案事业的进一步发展。应积极推进档案信息化建设，以现代化的管理手段提高档案工作的效率和质量，让档案事业发挥应有的作用。

2 企业档案信息化建设面临的问题

近年来，我国企业普遍开始重视档案管理工作，档案的数字化和信息化工作稳步推进，企业档案信息化建设取得了较大的成就，但同时也存在一些问题。

2.1 企业档案信息化标准规范相对滞后

当前我国企业档案的信息化建设工作仍在实验和探索阶段，各企业采用的档案信息化管理还较为原始，如文书档案和照片档案的管理。这涉及了一个很关键的问题，即信息化建设和档案资源数字化的标准与规范。目前，档案信息化建设大都处在探索阶段，建设过程中将会碰到各种各样的问题，虽然原有的档案法规体系在一定程度上解决了企业档案管理的部分实际问题，但随着信息化程度加深，新的问题也日益凸显出来，原有的法规已经不能满足档案信息化工作的发展了。

2.2 档案信息化建设基础设施薄弱

档案信息化建设包括多个方面，从环境方面说就是软件环境和硬件环境。软件环境包括企业管理层对于档案信息化建设的重视程度、员工的档案意识、制度建设、流程等，这些要素都是支撑档案信息化管理有序开展的重要保障。而硬件环境则是档案信息化管理的基础，它主要包括硬件设备、软件设备、网络基础设施等，如最为基础的计算机设备、存储设备、档案信息管理系统等，这需要企业投入一定的资金建设。从当前我国企业档案信息化管理的现状来看，大部分企业对档案的重要性还缺乏足够的认识，在以经营为目标的企业环境下，短期内无法看见成效的档案管理无法获得重视，资金和人员的配备都较为缺乏，导致企业档案信息化管理进展迟缓，质量参差不齐。

2.3 档案信息的安全保密管理面临挑战

企业档案信息化管理的目的最终还是要回归到帮助企业的经营活动。信息化管理大量依赖软硬件设备，且通常处于开放的网络环境下，这也给企业档案带来了更多的信息安全问题。过去，档案管理具有封闭性和利用率低的特点，安全风险通常较小。在开放的网络环境下则恰恰相反。企业档案可能涉及到企业的经营数据或是敏感信息，这些商业秘密一旦泄露或者损坏，则会对企业造成不可估量的损失。因此，如何在档案信息化建设、档案利用和档案安全管理中找到平衡点，也是企业档案管理人员的重要工作。

2.4 缺乏档案信息化建设的人才

档案信息化工作具备专业性和综合性特点，这对档案管理人员提出了较高要求。无论是企业档案管理制度的制定还是软硬件环境的搭建，其执行者和操作人都是档案管理人员。因此，档案管理人员的素质往往决定了企业档案信息化建设与管理的质量和水平。目前，企业档案工作者知识老化、信息技术水平偏低，信息开发形式传统，不能适应工作需要，直接影响档案信息开发的力度和深度。

3 加强企业档案信息化建设的基本对策

3.1 大力提高企业档案信息化管理效率

现阶段，企业要想获得稳定发展，就需要采取多种方法来优化企业档案管理人员的自身理念，大力提升档案信息化管理的合理性，为人们提供更加优质的档案信息化服务。譬如，企业可以根据实际情况来实施企业档案管理工作，在健全企业档案资源数据库的基础上来提高信息化管理能力，进而为用户提供诸多的准确性信息。此外，企业档案管理机构还可以适当借鉴相似企业的档案信息管理情况，对档案进行编制和归纳的时候，应当严格遵循我国的规定要求，确保档案信息化管理和企业管理情况相一致，以此为企业应用提供一定的方便。

3.2 建设完善的企业档案信息化安全保障制度

现阶段，在社会信息化快速发展的背景下，档案信息能够使用的方法逐渐增多，这在一定程度上使得档案信息安全保障问题日益明显。因此，在这一发展现状下进行企业档案信息化建设工作的时候，大力健全和完善企业档案信息资源安全保障体系是很有必要的。对于企业来讲，需要从档案信息安全的多个方面入手，制定有效的安全预防策略，尽可能降低安全问题出现的概率，以此确保信息的安全性。此外，还要做好保密工作，落实档案信息化管理体系，优化相关的技术，在提升人员素质、优化管理理念的基础上来满足信息化发展背景下企业档案管理工作的基本要求。

3.3 提升企业领导对于档案信息管理工作的重视程度

在企业经营过程中，档案信息是重要的组成部分，它是提升档案管理信息化的主要方式。因此，对于企业领导人员来讲，需要认清自身的职责，了解到档案管理和信息化技术在企业运营中的重要作用，做好人力以及财力的投入工作，将信息化管理放在首要位置，为人员树立良好的档案管理理念，使其积极参与到工作中去。

4 结语

企业档案的信息化建设是将从传统的企业管理方式转变为现代化管理方式的重要手段。在企业档案的开发与利用过程中，企业要利用先进的技术手段。如：计算机技术、网络技术等，提高档案管理的现代化。

参考文献

[1]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2018（1）：92-94.

[2]王巍.关于提高企业档案现代化管理水平的几点思考[J].办公自动化，2019（15）：34-39.